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Poste : Assistant(e) en Administration et Finances – Carabobo
Entreprise : Acted (ONG internationale)
Acted est une ONG internationale sans but lucratif basée à Paris, France, avec des opérations dans plus de 40 pays à travers le monde. La mission d'Acted est de fournir une assistance humanitaire immédiate à ceux qui se trouvent en situation de besoin, tout en créant des opportunités à long terme pour une croissance durable. Acted intervient dans des contextes de catastrophe naturelle, de conflit armé et de crise socio-économique.
Acted recherche un(e) assistant(e) en administration et finances pour rejoindre notre équipe dans la mission au Venezuela.
L'Assistant(e) en administration et finances apportera un soutien intégral dans la gestion administrative, financière et logistique des projets humanitaires en réponse à l'urgence humanitaire post-séisme du 24-06-2026, en concentrant les actions dans la zone impactée de Morón, État de Carabobo.
Parmi ses principales tâches, il/elle devra garantir le respect des procédures administratives, de ressources humaines (RH) et financières conformément aux politiques internes d'Acted et des donateurs dans la base de Carabobo.
Fonctions
Gestion Financière, Administrative et de Transparence
Garantir le suivi du budget/contrôle des dépenses du projet via le BFU fourni par le département des Finances à Caracas.
Surveiller la conformité des documents financiers en assurant l'intégrité de tous les supports physiques et numériques.
Élaborer des projections de trésorerie mensuelles pour la planification des ressources dans la zone d'opération.
Effectuer et gérer les paiements en espèces lorsqu'ils sont autorisés selon les procédures internes d'Acted et la réglementation des donateurs.
Gestion des caisses, montants disponibles, contrôle de solde, consignes de sécurité, ainsi que le comptage de caisse hebdomadaire et gérer les outils de travail pour la révision des paiements.
Garantir l'exécution ponctuelle des paiements aux fournisseurs locaux.
Assurer que les processus d'acquisition respectent les normes de transparence et de redevabilité.
Demander les fournitures de bureau et de nettoyage au département logistique.
Gérer les baux du bureau et de la Guesthouse, en effectuant le suivi administratif correspondant (renouvellement des contrats, dossiers de paiement, relation avec les points focaux, etc.).
Gestion du Talent Humain (RH)
Élaborer et vérifier les comptes de facturation du personnel pour la gestion effective de leurs honoraires professionnels.
Gérer le cycle complet de recrutement et sélection du personnel de la base, en assurant son alignement avec les standards d'Acted.
Assurer que tout le personnel de la base connaît, comprend et applique les politiques d'Acted.
Gérer le cycle de vie administratif des collaborateurs : mise à jour des dossiers, contrôle des congés, permissions, repos, entre autres.
Gérer de manière intégrale les polices d'assurance : affiliation et annulation, soutien dans la gestion des demandes, coordination des sessions d'induction sur la gestion des polices, entre autres.
Garantir l'intégrité et la confidentialité des archives physiques et numériques d'administration et de RH, selon les directives de l'organisation.
Répondre et donner une réponse opportune aux demandes, doutes ou requêtes administratives présentées par le personnel.
En plus des responsabilités décrites ci-dessus, l'assistant(e) s'engage à apporter son soutien et à exécuter toute autre activité, tâche ou exigence inhérente à son poste qui lui serait demandée par son superviseur direct ou la direction de l'organisation, afin de garantir la continuité, l'efficacité et le succès des opérations sur le terrain.
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Exigences
Obligatoires :
Professionnel(le) universitaire ou étudiant(e) en dernière année en Administration, Comptabilité ou domaine connexe.
Minimum deux (2) ans d'expérience en soutien administratif et financier, de préférence dans le secteur humanitaire ou dans des rôles combinant bureau et travail de terrain.
Maîtrise avancée des outils de reporting financier et de contrôle des dépenses.
Connaissance des processus d'approvisionnement et des normes de transparence.
Maîtrise des outils Microsoft Office.
Compétences :
Engagement envers la transparence dans la gestion des fonds et des processus de sélection.
Capacité d'organisation et de priorisation des activités.
Orientation service : disposition à répondre aux demandes avec amabilité, empathie et respect, même en situation de pression.
Capacité d'attention aux détails.
Conditions
Contrat de prestation de services sous forme d'honoraires professionnels pour 3 mois avec possibilité de renouvellement selon disponibilité budgétaire et performance.
Lieu de travail : Bureau d'Acted à Carabobo.
Honoraires professionnels selon la grille de l'organisation.
Prestation de services en présentiel et déplacements fréquents dans les zones touchées par le double séisme.
Morón – Carabobo
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