Finance & Administration Coordinator

Position: Finance & Administration Coordinator

Localisation: Palabek, Acholi Office Date de début: Octobre 2026 ** Durée du poste: Contrat renouvelable d'un an Heures de travail: Temps plein (40 heures par semaine)

À propos de ZOA Nous sommes là pour les personnes qui ont tout perdu à cause d'un conflit armé ou d'une catastrophe naturelle. ZOA, en tant qu'ONG internationale, soutient les personnes qui ont tout perdu à cause d'un conflit armé ou d'une catastrophe naturelle. Ensemble, nous pouvons leur venir en aide en cas d'urgence et rester fidèles aux communautés pendant leur rétablissement – en leur offrant de nouvelles opportunités pour s'aider elles-mêmes. Le travail de ZOA est coordonné depuis les Pays-Bas. Nous sommes actifs dans plusieurs pays d'Afrique, d'Amérique du Sud, de la région du Moyen-Orient et d'Asie. Nous travaillons avec environ 900 employés dans le monde et avec des partenaires (locaux). Nous vous invitons à rejoindre notre équipe de collègues engagés.

Notre travail en Ouganda En Ouganda, ZOA a des bureaux à Kampala, West Nile (Arua), Acholi (Gulu) et Karamoja (Amudat). ZOA Ouganda travaille à la fois dans les secours et la relance sur les thèmes de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, de l'éducation primaire/accélérée/professionnelle, et de la gestion des conflits avec un accent particulier sur la sécurité foncière.

ZOA Ouganda recherche un Coordinateur Finance et Administration basé à Palabek, Lamwo pour soutenir le programme Acholi.

Votre défi Le Coordinateur Finance et Administration est responsable du contrôle financier et du soutien financier et administratif général au bureau de terrain d'Acholi. Il/elle supervise toutes les tâches et opérations financières du programme Acholi conformément aux politiques et procédures de ZOA. Il/elle est responsable des écritures et de la vérification des grands livres pour tous les projets, et de tous les paiements dans le programme Acholi. Il/elle supervisera également l'assistant logistique.

Vos principales tâches et responsabilités

Gestion financière Fournir un leadership et des perspectives financières dans les domaines de la finance et de la comptabilité du programme Acholi de ZOA, en proposant et en mettant en œuvre des améliorations dans les processus de gestion opérationnelle pour accroître l'efficacité et la rapidité des opérations. Veiller à ce que les contrôles internes, les procédures et les politiques au niveau du terrain soient maintenus, compris par le personnel de terrain et pleinement respectés. Collaborer avec l'équipe de soutien financier du bureau pays pour assurer des rapports réguliers et des mises à jour si nécessaire.

Reporting financier Assurer la soumission de rapports financiers précis et opportuns au gestionnaire de programme et au gestionnaire financier du bureau pays pour la prise de décision. Confirmer les codes de dépenses sur toutes les demandes dès leur réception, les corriger si nécessaire via le gestionnaire budgétaire et le personnel responsable. Aider la gestion de projet en expliquant les écarts conformément aux politiques financières.

Contrôle financier et comptabilité Être responsable de veiller à ce que tous les aspects financiers du projet respectent les lois et réglementations locales et les exigences spécifiques des bailleurs de fonds. Préparer, analyser et soumettre des rapports financiers et de gestion mensuels précis, y compris : compte de résultat, bilan, budget et écarts, projections et prévisions, et flux de trésorerie. Coordonner la préparation des états financiers audités et de toutes les déclarations fiscales.

Contrôle financier et comptabilité Observer et mettre en œuvre les systèmes comptables, les paiements, la tenue de livres, les dépôts statutaires, la gestion des revenus et l'amélioration des systèmes de paiement. Veiller à ce que toutes les transactions financières soient traitées avec précision, en temps opportun, conformément aux principes comptables généralement reconnus via le système ERP, en identifiant et en corrigeant tout écart. Développer, mettre en œuvre et maintenir des processus et des contrôles qui sont des meilleures pratiques actuelles liées au traitement des transactions. Effectuer les procédures de clôture mensuelle, y compris les rapprochements de comptes et la mise à jour des calendriers. Examiner tous les paiements dans l'ERP et toute autre plateforme de paiement pour s'assurer que tous les paiements sont conformes aux procédures établies.

Gestion budgétaire Soutenir les responsables budgétaires dans la préparation des budgets et des prévisions périodiques tout en fournissant des éclaircissements si nécessaire. Offrir une formation périodique ou de recyclage aux équipes visant à améliorer la gestion financière, la discipline et la responsabilité conformément aux politiques et procédures de ZOA.

Gestion de l'équipe financière Communiquer aux membres de l'équipe financière sous sa juridiction une vision claire et passionnante du travail de ZOA et du rôle du département dans le soutien de l'organisation. Tenir des réunions périodiques avec l'équipe financière de terrain pour les besoins comptables et les livrables pertinents. Veiller à ce que le personnel financier connaisse bien sa description de poste, les règlements internes, les normes, les politiques et les règlements des bailleurs de fonds de ZOA et fasse connaissance avec ses collègues de l'équipe ZOA. Superviser et effectuer une évaluation périodique des performances du personnel assigné par rapport aux objectifs de performance établis en temps opportun. Soutenir et motiver l'équipe à atteindre ses objectifs. Assurer une gestion efficace des congés au sein de l'équipe, en liaison avec les RH. Veiller à une approche sensible au genre et aux conflits dans la gestion de l'équipe.

Soutien RH Veiller au respect des politiques et directives RH de ZOA, comme indiqué dans le manuel de l'employé. Soutenir le PGM/RH Kampala dans le recrutement, l'induction, le suivi des performances, les rémunérations et installations, le bien-être du personnel et les actions de fin d'emploi. Veiller à ce que les dossiers du personnel soient à jour et disponibles pour Kampala. Soutenir le PGM en fournissant des mises à jour mensuelles du personnel pour la préparation de la paie en temps opportun. Gérer le registre des congés Acholi pour le personnel du programme respectif et fournir des conseils sur les différents types de congés. Agir comme une source clé de soutien, de conseil et d'expertise sur les fonctions RH pour établir une culture de confiance et de sécurité pour le personnel à Acholi.

Soutien logistique et achats Responsable de la sauvegarde de tous les actifs de ZOA et de la tenue et mise à jour du registre des actifs, et de la soumission trimestrielle de la liste des actifs au DoO, y compris le propriétaire de l'actif, l'état des actifs, le projet imputable et tout besoin de réparation ou de maintenance, en veillant à ce que tous les actifs soient étiquetés en conséquence. Soutenir l'assistant logistique pour assurer un rapport mensuel sur le kilométrage, la consommation de carburant ainsi que les coûts de réparation et d'entretien. Coordonner le transport sur le terrain, l'entretien des véhicules et des motos et veiller à ce qu'ils soient sûrs, en bon état de marche et disposent de la documentation à bord appropriée. En consultation, soutenir le bureau pays et les bureaux de terrain dans les procédures d'acquisition, d'achat, de gestion des contrats et d'appels d'offres conformément aux systèmes internes de ZOA et aux exigences spécifiques des bailleurs de fonds.

Soutien informatique Maintenir la supervision de tous les abonnements Internet et FAI de ZOA Ouganda Acholi, y compris le suivi de l'utilisation et la définition de limites si nécessaire (en discussion avec le DoO). Point focal pour ZOA Ouganda Acholi pour le soutien informatique (en coordination avec ZOA Kampala). Veiller à ce que les actifs informatiques soient maintenus et en bon état de fonctionnement à tout moment. Effectuer une formation informatique (au moins au niveau d'introduction) pour le personnel de ZOA Acholi, y compris la configuration sur One Drive, l'utilisation de ZOA Manager, l'accès à la bibliothèque de qualité ZOA et l'utilisation d'Office 365. Autres activités de soutien informatique demandées par le gestionnaire de programme Acholi ou l'équipe de Kampala, et éventuellement en liaison avec des consultants et d'autres fournisseurs externes.

Redevabilité Sensibiliser toutes les parties prenantes (bénéficiaires, prestataires de services, partenaires, gouvernement et autres) sur les mécanismes de retour d'information et de plainte mis en œuvre par ZOA Ouganda. Dès réception d'une plainte ou d'un retour d'information, veiller à ce qu'il soit correctement documenté conformément aux procédures de signalement correctes. Comprendre le code de conduite et les politiques de sauvegarde de ZOA, veiller au respect de ces politiques et à ce que les activités du projet soient mises en œuvre avec une approche « Ne pas nuire ».

Votre profil Identité Le candidat est censé soutenir pleinement la vision, la mission et les valeurs chrétiennes de ZOA (voir https:

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** Au moins trois ans d'expérience dans un rôle similaire au sein d'une ONG internationale. Diplôme en finance, comptabilité, administration des affaires ou tout domaine connexe.

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** Solides compétences et expérience en comptabilité, y compris la gestion du grand livre général, les écritures de journal, la paie, les comptes fournisseurs, le bilan, le rapprochement bancaire, les calendriers de retenue à la source, la maintenance des avances de travail, le rapprochement de caisse et une bonne connaissance des pratiques financières. Expérience professionnelle pertinente prouvée en finance et administration ; Expérience dans l'un des progiciels comptables, Unit4 (ERP) serait un atout supplémentaire. Capacité à comprendre les rapports financiers et à analyser les écarts financiers et excellente connaissance des applications informatiques, en particulier MS Excel. Solide compréhension des meilleures pratiques en matière d'approvisionnement avec capacité à gérer de manière proactive les risques associés aux achats. Familiarité avec l'informatique et les équipements de communication. Maîtrise courante de l'anglais ainsi que d'excellentes compétences en communication écrite et orale.

Compétences : Bonnes compétences en communication, rédaction et animation ; Innovant, créatif et enthousiaste ; Bonnes compétences informatiques : MS Excel et MS Word ; Automotivé, capable de travailler avec une supervision limitée ; Capable de conduire une moto dans des conditions de terrain, titulaire d'un permis de conduire valide est un atout supplémentaire.

Attitude : Haut niveau d'intégrité personnelle ; Flexibilité et adaptabilité ; Sensibilité interpersonnelle et interculturelle ; Capable de travailler sous pression et de respecter les délais ; Capable de travailler dans un environnement parfois fluide et innovant ; Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de ZOA (voir https:

Conditions particulières / circonstances Le Coordinateur Finance et Administration sera basé à Palabek avec jusqu'à 30% de temps requis pour les déplacements sur le terrain dans la zone du programme, et vers d'autres sites du programme/Kampala. Le poste est à 1.0 ETP (40 heures/semaine). Les heures de travail sont définies dans le manuel de l'employé de ZOA Ouganda. Une certaine flexibilité des heures de travail peut être requise, par exemple pour les voyages le week-end ou pendant les périodes de rapport.

Notre offre ZOA offre un rôle stimulant dans un contexte dynamique, et vous ferez partie d'une équipe inspirante et motivée. Nous offrons de bons avantages et une rémunération adaptée au secteur des ONG.

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