Procurement and Administrative Specialist

Poste : Procurement and Administrative Specialist

Entreprise : World Vision

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** Depuis près de huit décennies, World Vision se consacre à autonomiser les enfants les plus défavorisés pour les sortir de la pauvreté et leur offrir une vie épanouie. Sans distinction d'origine, nous étendons notre soutien même dans les régions les plus périlleuses, guidés par nos valeurs chrétiennes inébranlables. Rejoignez-nous pour faire une différence significative au sein de notre équipe mondiale de plus de 31 000 professionnels dévoués, opérant dans près de 100 pays, et vivez l'épanouissement de redéfinir les histoires de vie des enfants vulnérables. Type de contrat : Employé local – Durée déterminée.

Missions :

Approvisionnement (35 %) :

• Animer les discussions avec les fournisseurs via le comité d'approvisionnement établi pour négocier les termes et accords. Fournir une assistance technique au comité des appels d'offres et servir de secrétaire pour le comité d'approvisionnement.

• Élaborer et publier des demandes de propositions. Assurer l'achèvement en temps opportun des demandes d'achat conformément au calendrier convenu.

• Gérer les relations avec les fournisseurs. Superviser les interactions du personnel et maintenir une communication efficace tout au long du cycle d'approvisionnement est essentiel pour favoriser la collaboration et garantir l'alignement avec les objectifs organisationnels. Maîtrise de la compréhension et de la mise en œuvre des politiques et procédures de transactions financières avec les fournisseurs (VFT) pour toutes les activités d'approvisionnement. Un professionnel dédié est chargé de formuler des plans d'approvisionnement annuels en collaboration avec divers départements, garantissant le respect des normes de conformité et des procédures établies. Compiler et livrer des rapports d'approvisionnement complets ainsi que des outils de suivi à l'équipe de direction senior pour examen et prise de décision en temps opportun. Les responsabilités incluent la détection d'indicateurs potentiels d'activité frauduleuse et la notification rapide au personnel ou au département concerné pour enquête plus approfondie. Mener des analyses de marché complètes et collaborer avec le comité d'approvisionnement pour évaluer le rapport coût-efficacité et la rentabilité de toutes les initiatives d'approvisionnement en biens et services.

Gestion de flotte et OSHA (35 %) :

Le titulaire supervisera les opérations de flotte et assurera le respect de toutes les exigences réglementaires, y compris la formation du personnel et la conformité aux lois statutaires telles que les réglementations sur la vitesse et les normes de permis de conduire. Le rôle implique de coordonner les arrangements de voyage du personnel du siège, en veillant à ce que tous les déplacements soient exécutés conformément aux plans de voyage approuvés. Nous supervisons le système de gestion de flotte pour garantir le respect des protocoles, en identifiant et en documentant les écarts de conduite des chauffeurs, et en générant des rapports détaillés mettant en évidence ces manquements pour des mesures correctives. Établir et entretenir des relations de collaboration avec tous les partenaires de flotte pour garantir que les véhicules et motos fournis répondent constamment aux exigences de transport et d'équipement. Promouvoir une gestion responsable en maintenant le contrôle sur tous les véhicules à moteur VFT, les pièces de rechange pour motos, les lubrifiants, les coupons de carburant et autres articles liés à la flotte grâce à l'utilisation de l'outil de suivi du carburant et des réparations. Appliquer les contrôles internes en veillant au strict respect de toutes les politiques et procédures de flotte établies tout au long des transactions commerciales. Organiser et superviser le classement et la gestion systématiques d'un ensemble de documents de flotte, y compris les dossiers des véhicules et motos, les rapports de carburant et de réparations, les certificats d'inspection, les documents de transfert, les carnets de bord usagés et autres documents connexes. Élaborer des rapports complets pour suivre et analyser méticuleusement les coûts de carburant et de réparations, assurant une supervision de gestion approfondie. Collaborer avec les autres chauffeurs pour maintenir les normes de sécurité sur tous les actifs de la flotte et de l'organisation tout en assurant le bon fonctionnement du système GPS. Assurer la conformité avec toutes les réglementations de l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et prioriser le bien-être du personnel pour maintenir un environnement de travail sûr et sain. Réécriture professionnelle : Vous serez responsable de l'organisation et de la maintenance de toute la documentation tout en assurant le classement approprié des documents critiques, y compris les dossiers de conformité OSHA. Nous sommes responsables de la supervision de tous les prestataires de premiers secours dans nos centres d'affaires et de la vérification que leurs certifications restent à jour et valides. Coordonner annuellement avec le siège de l'OSHA pour finaliser toutes les procédures requises pour l'obtention des certificats de conformité dans chaque centre d'affaires. Assurer la conformité en vérifiant que tous les centres d'affaires détiennent des licences commerciales valides et à jour conformément aux exigences réglementaires locales, et faciliter rapidement les renouvellements de licences comme exigé.

Communication et reporting (30 %) :

Sur une base hebdomadaire, je prépare et distribue les mises à jour des demandes de répartition à l'équipe de direction senior (SMT), en veillant à ce qu'ils soient informés des progrès et des actions en attente.

• Maintenir et mettre à jour annuellement la liste des fournisseurs, en veillant à ce qu'elle soit partagée avec l'équipe de direction senior (SMT) en temps opportun.

• Coordonner les réunions d'appel d'offres et distribuer les calendriers et les horaires de réunion de manière claire et opportune. Compiler et distribuer les procès-verbaux des réunions du comité d'appel d'offres à tous les membres désignés du comité. Préparer la documentation d'approvisionnement pour examen par le comité d'appel d'offres. Préparer et soumettre le rapport mensuel d'approvisionnement et de cession au superviseur pour examen.

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** Candidats locaux uniquement.

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