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Poste : Senior Administrative Assistant
Entreprise : FranklinCovey Zambia
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Nous recherchons une personne dynamique, proactive et méticuleusement organisée pour rejoindre notre équipe en tant qu'Executive Assistant (EA). En tant que partenaire stratégique du Directeur Exécutif, vous apporterez un soutien proactif et pratique dans un rôle dynamique à fort impact. Vous serez l'interlocuteur principal pour les parties prenantes internes et externes, et superviserez la coordination des éléments opérationnels critiques des responsabilités du Directeur Exécutif, lui permettant ainsi de se consacrer à un leadership visionnaire et à des initiatives stratégiques de haut niveau. Le candidat retenu fait preuve de capacités de prise de décision exceptionnelles, maintient une confidentialité stricte lors du traitement d'informations sensibles et anticipe de manière proactive les conflits d'emploi du temps et les délais de projet bien à l'avance.
Responsabilités principales
Gestion du calendrier et de l'emploi du temps : Agir en tant que gestionnaire stratégique de l'emploi du temps du Directeur Exécutif, en supervisant, priorisant et coordonnant méticuleusement un calendrier exigeant couvrant plusieurs fuseaux horaires pour garantir un déroulement parfait des opérations quotidiennes.
Filtrage et communication : Servir d'interlocuteur principal pour les équipes internes, les membres du conseil d'administration, les investisseurs et les partenaires externes. Préparer, évaluer et affiner les courriels, notes de service et autres formes de communication critiques.
Préparation des réunions et briefings : Le Directeur Exécutif doit être parfaitement informé et équipé pour chaque engagement, ce qui implique l'élaboration d'ordres du jour détaillés, la préparation de documents de synthèse concis et la conception de présentations soignées et visuellement attrayantes.
Suivi des projets et des actions : Assurer le suivi de l'avancement des actions issues des réunions de direction et du conseil d'administration. Veiller à ce que les responsables d'équipe respectent les délais grâce à des relances respectueuses mais fermes au nom du Directeur Exécutif.
Logistique des déplacements et des dépenses : Coordonner les déplacements complexes nationaux et internationaux, y compris les vols, l'hébergement, l'obtention de visas et le transport local. Gérer également le processus de rapprochement des dépenses.
Projets spéciaux : Assumer la responsabilité de projets ponctuels, d'initiatives de culture interne ou de tâches de recherche assignées par le Directeur Exécutif.
Ce que nous recherchons
Expérience : Avec un minimum de trois ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant — de préférence au soutien d'un cadre dirigeant, d'un Directeur Exécutif ou d'un fondateur — au sein d'une organisation dynamique et en pleine expansion, vous possédez l'expertise nécessaire pour prospérer dans un environnement exigeant.
Maîtrise de la communication : Vous possédez d'excellentes capacités de communication écrite et verbale, capables de rédiger un courriel diplomatique à un membre du conseil d'administration ou une mise à jour concise et informative pour l'équipe avec la même aisance.
Proactivité et résolution de problèmes : Vous avez une approche proactive, anticipant les défis en identifiant non seulement les problèmes mais aussi en présentant au moins deux solutions viables pour chacun.
Compétences techniques : Maîtrise des outils de productivité modernes, notamment Google Workspace ou Microsoft 365, Slack, Zoom et les plateformes de gestion de projet telles que Asana ou Trello.
Discrétion et nuance : Maintient les plus hauts standards d'intégrité lors de la gestion de dossiers confidentiels financiers, juridiques ou de personnel.
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We are in search of a dynamic, proactive, and meticulously organized individual to join our team. Executive Assistant (EA) As the Executive Director’s strategic partner, you will provide proactive, hands-on support in a dynamic, high-impact role. Serving as the primary liaison for internal and external stakeholders, you will oversee the coordination of critical operational elements of the Executive Director’s responsibilities, enabling them to dedicate their focus to visionary leadership and high-level strategic initiatives. The successful candidate demonstrates outstanding decision-making abilities, maintains strict confidentiality when handling sensitive information, and proactively anticipates potential scheduling conflicts and project deadlines well in advance. Key Responsibilities Calendar & Schedule Management: Serve as the strategic steward of the Executive Director’s schedule, meticulously overseeing, prioritizing, and coordinating a demanding calendar that spans multiple time zones to guarantee flawless daily operations. Gatekeeping & Communication: Act as the main liaison for internal teams, board members, investors, and external partners. Prepare, assess, and refine critical emails, memos, and other forms of communication. Meeting Preparation & Briefing: The Executive Director must be thoroughly briefed and equipped for every engagement, which involves developing detailed agendas, preparing concise briefing materials, and designing polished, visually engaging presentation decks. Project Tracking & Follow-up: Track progress on action items arising from executive and board meetings. Ensure team leaders meet deadlines through respectful yet firm follow-ups on behalf of the Executive Director. Travel & Expense Logistics: Coordinate intricate domestic and international travel arrangements, encompassing flights, accommodations, visa procurement, and local transportation. Additionally, manage the subsequent expense reconciliation process. Special Projects: Assume responsibility for ad-hoc projects, internal culture initiatives, or research tasks as assigned by the Executive Director. What We Are Looking For Experience: With a minimum of three years of experience as an Executive Assistant—preferably supporting a C-suite executive, Executive Director, or founder—within a dynamic and rapidly expanding organization, you possess the expertise to thrive in a high-paced setting. Communication Mastery: You possess outstanding written and verbal communication abilities, capable of crafting a tactful email to a board member or a concise, informative update for the team with equal proficiency. Proactivity & Problem Solving: You possess a proactive approach, anticipating challenges by not only identifying issues but also presenting at least two viable solutions for each. Tech Savviness: Proficient in utilizing contemporary productivity tools, including Google Workspace or Microsoft 365, Slack, Zoom, and project management platforms such as Asana or Trello. Discretion & Nuance: Maintains the highest standards of integrity when managing confidential financial, legal, or personnel records. How to Apply Submit a resume alongside a concise cover letter outlining your qualifications as an ideal strategic partner for the Executive Director role, with a submission deadline of July 30, 2026.
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Finance and Administrative Support Assistant À propos de Talent House Ltd : En tant que cabinet de recrutement et de conseil en ressources humaines de premier plan, nous servons d intermédiaire essentiel entre les individus et les entreprises, favorisant l alignement dans la poursuite d objectifs communs. Nos services
Administrative and Financial Support Assistant About Talent House Ltd: We stand at the forefront of the recruitment and HR consulting industry, bridging the gap between talent and organizations to foster mutual success. Our firm delivers innovative, efficient, and adaptable solutions designed to guide professionals in
Sales Representative and Office Administrator About the Role We are seeking a motivated and results driven Sales Representative to join our dynamic team. The ideal candidate will be responsible for identifying and pursuing new business opportunities, maintaining strong client relationships, and consistently meeting or
Ztech Consultancy recrute pour plusieurs postes clés au sein de son équipe en pleine expansion. Nous recherchons des professionnels motivés, expérimentés et engagés pour occuper les fonctions suivantes : Postes à pourvoir : IT Support Officer Website Developer Business Development Officer Secretary Profil recherché : L