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Administrative Assistant
Freelance3 months ago
Job Description
Bunia, CD
Freelance
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Responsabilités principales 1. Gestion Administrative Veille, en coordination avec le bureau de Bunia , au respect des obligations légales et réglementaires applicables aux activités de FHI 360. Assure le suivi administratif et le renouvellement des documents officiels de l’organisation (certificat d’enregistrement, accord-cadre, arrêtés ministériels, autorisations administratives, etc.). Assure la liaison entre FHI 360 et les administrations provinciales compétentes dans le cadre de la gestion des taxes et obligations administratives locales. Gère les contrats de bail, les conventions d’hébergement et les relations administratives avec les hôtels et prestataires concernés. Participe aux contrôles et inspections administratifs réalisés par les autorités compétentes, en coordination avec le département des Ressources Humaines. Garantit l’archivage physique et électronique de l’ensemble des documents administratifs de la base. Se tient informé(e) de manière proactive des évolutions du cadre légal, réglementaire et administratif pouvant affecter les activités de l’organisation. 2. Gestion des voyages et déplacements Prépare les ordres de mission et veille à leur validation par le Finance and Operations Manager afin de faciliter les déplacements du personnel. Coordonne, en collaboration avec le département logistique, l’organisation des arrivées, des accueils et des départs à l’aéroport pour le personnel national, international et les visiteurs. Advertisement Assure la préparation administrative des missions et déplacements du personnel expatrié, notamment en matière de visas, autorisations, hébergement et autres dispositions nécessaires. Veille à la disponibilité et à la conformité des documents requis pour les déplacements professionnels. 3. Appui à la gestion d’équipe et à la conformité Veille à la bonne compréhension et à l’application des politiques, procédures et règlements internes de FHI 360 par les membres de l’ équipe de Bunia. Sensibilise l’é quipe au respect des principes éthiques, des règles de conduite et des exigences de conformité de l’organisation.
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Expert Application Advice
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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Your safety comes first — read before you go
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.