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Administrative Assistant
Freelanceil y a 3 mois
Description du poste
Bunia, CD
Freelance
Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer. Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.
Missions principales
Responsabilités principales 1. Gestion Administrative Veille, en coordination avec le bureau de Bunia , au respect des obligations légales et réglementaires applicables aux activités de FHI 360. Assure le suivi administratif et le renouvellement des documents officiels de l’organisation (certificat d’enregistrement, accord-cadre, arrêtés ministériels, autorisations administratives, etc.). Assure la liaison entre FHI 360 et les administrations provinciales compétentes dans le cadre de la gestion des taxes et obligations administratives locales. Gère les contrats de bail, les conventions d’hébergement et les relations administratives avec les hôtels et prestataires concernés. Participe aux contrôles et inspections administratifs réalisés par les autorités compétentes, en coordination avec le département des Ressources Humaines. Garantit l’archivage physique et électronique de l’ensemble des documents administratifs de la base. Se tient informé(e) de manière proactive des évolutions du cadre légal, réglementaire et administratif pouvant affecter les activités de l’organisation. 2. Gestion des voyages et déplacements Prépare les ordres de mission et veille à leur validation par le Finance and Operations Manager afin de faciliter les déplacements du personnel. Coordonne, en collaboration avec le département logistique, l’organisation des arrivées, des accueils et des départs à l’aéroport pour le personnel national, international et les visiteurs. Advertisement Assure la préparation administrative des missions et déplacements du personnel expatrié, notamment en matière de visas, autorisations, hébergement et autres dispositions nécessaires. Veille à la disponibilité et à la conformité des documents requis pour les déplacements professionnels. 3. Appui à la gestion d’équipe et à la conformité Veille à la bonne compréhension et à l’application des politiques, procédures et règlements internes de FHI 360 par les membres de l’ équipe de Bunia. Sensibilise l’é quipe au respect des principes éthiques, des règles de conduite et des exigences de conformité de l’organisation.
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Conseil Expert Candidature
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer
Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.
- •Ne versez jamais d'argent — pour un dossier, une formation, une tenue ou un entretien. Un vrai employeur ne demande jamais au candidat de payer.
- •N'envoyez jamais de photo de votre pièce d'identité, passeport ou coordonnées bancaires avant d'avoir vérifié physiquement que l'employeur existe.
- •Donnez-vous toujours rendez-vous dans un lieu public, en journée — jamais une adresse isolée, un domicile privé, ou un lieu que vous ne pouvez pas vérifier à l'avance.
- •Dites précisément à un proche où vous allez, avec qui, et à quelle heure — partagez votre position en direct si possible.
- •Recherchez le nom de l'entreprise sur internet avant de vous déplacer : une vraie structure laisse des traces (site, avis, autres employés, adresse officielle).
- •Un salaire très supérieur à la moyenne du poste et de la ville doit vous alerter — redoublez de prudence.