Administrative Assistant

Missions principales

Responsabilités principales 1. Gestion Administrative Veille, en coordination avec le bureau de Bunia , au respect des obligations légales et réglementaires applicables aux activités de FHI 360. Assure le suivi administratif et le renouvellement des documents officiels de l’organisation (certificat d’enregistrement, accord-cadre, arrêtés ministériels, autorisations administratives, etc.). Assure la liaison entre FHI 360 et les administrations provinciales compétentes dans le cadre de la gestion des taxes et obligations administratives locales. Gère les contrats de bail, les conventions d’hébergement et les relations administratives avec les hôtels et prestataires concernés. Participe aux contrôles et inspections administratifs réalisés par les autorités compétentes, en coordination avec le département des Ressources Humaines. Garantit l’archivage physique et électronique de l’ensemble des documents administratifs de la base. Se tient informé(e) de manière proactive des évolutions du cadre légal, réglementaire et administratif pouvant affecter les activités de l’organisation. 2. Gestion des voyages et déplacements Prépare les ordres de mission et veille à leur validation par le Finance and Operations Manager afin de faciliter les déplacements du personnel. Coordonne, en collaboration avec le département logistique, l’organisation des arrivées, des accueils et des départs à l’aéroport pour le personnel national, international et les visiteurs. Advertisement Assure la préparation administrative des missions et déplacements du personnel expatrié, notamment en matière de visas, autorisations, hébergement et autres dispositions nécessaires. Veille à la disponibilité et à la conformité des documents requis pour les déplacements professionnels. 3. Appui à la gestion d’équipe et à la conformité Veille à la bonne compréhension et à l’application des politiques, procédures et règlements internes de FHI 360 par les membres de l’ équipe de Bunia. Sensibilise l’é quipe au respect des principes éthiques, des règles de conduite et des exigences de conformité de l’organisation.

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