Responsable des Services Généraux

Intitulé du poste : Responsable des Services Généraux Rattachement hiérarchique : Direction Générale

Localisation

Lieu de travail : [À préciser] Type de contrat : [CDI/CDD]

Autres informations

Assurer la gestion, la coordination et le bon fonctionnement des services supports de l’entreprise, notamment le secrétariat, la logistique, les moyens généraux et les équipements informatiques, afin de garantir un environnement de travail efficace, sécurisé et performant.

Responsabilités

• 1. Gestion Administrative et Secrétariat Superviser les activités de secrétariat et d’assistanat administratif. Assurer la gestion du courrier entrant et sortant. Organiser les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer leur diffusion. Veiller à l’archivage physique et numérique des documents. Assurer le suivi administratif des contrats, abonnements et dossiers administratifs. Mettre en place et faire respecter les procédures administratives internes. Assister la Direction dans la préparation de rapports, présentations et correspondances officielles.
• 2. Gestion Logistique et Moyens Généraux Organiser et superviser les achats de fournitures, consommables et équipements. Gérer les stocks et assurer leur réapprovisionnement. Superviser la maintenance des locaux, équipements et installations. Coordonner les prestataires externes (maintenance, sécurité, nettoyage, transport, etc.). Assurer la gestion du parc automobile et le suivi des consommations. Organiser les déplacements professionnels et les événements internes. Veiller à l’application des règles d’hygiène, de sécurité et de sûreté.
• 3. Gestion Informatique Assurer le suivi et la gestion du parc informatique (ordinateurs, imprimantes, réseau, téléphonie). Coordonner les interventions des prestataires informatiques. Veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement des équipements informatiques. Participer à la mise en œuvre des outils numériques et logiciels de gestion. Assurer la gestion des accès utilisateurs, messageries et équipements. Veiller à la sécurité informatique et à la sauvegarde des données. Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques informatiques.
• 4. Gestion Budgétaire et Reporting Élaborer et suivre le budget des services généraux. Contrôler les dépenses et optimiser les coûts de fonctionnement. Produire des tableaux de bord et rapports périodiques. Proposer des actions d’amélioration continue des services supports.
• 5. Management et Coordination Encadrer et coordonner les équipes administratives, logistiques et techniques. Définir les objectifs et suivre les performances des collaborateurs. Organiser la répartition des tâches et assurer le respect des délais. Favoriser une collaboration efficace entre les différents services.

Formation / Diplômes

Bac+3 à Bac+5 en Administration, Gestion, Logistique, Management, Informatique de Gestion ou domaine équivalent.

Expérience

Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire. Expérience en gestion administrative, logistique et coordination de services supports. Compétences techniques Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace). Connaissances en gestion logistique et achats. Bonne compréhension des infrastructures et équipements informatiques. Gestion budgétaire et élaboration de tableaux de bord. Techniques de gestion documentaire et archivage. Qualités personnelles Leadership et sens de l’organisation. Rigueur et discrétion professionnelle. Excellentes capacités de communication. Sens du service et de la résolution de problèmes. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Esprit d’initiative et force de proposition.

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