AURE RH recherche un(e) Secrétaire/Réceptionniste

AURE RH recherche un(e) Secrétaire/Réceptionniste AURE RH Recruitment Services Sarl , Membre de AREKO Group, recrute pour l’un de ses clients du secteur logistique un(e) Secrétaire/Réceptionniste .

Formation / Diplômes

Assurer l’accueil sur place et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires, gérer les tâches administratives courantes, garantir la bonne circulation de l’information et contribuer au bon fonctionnement administratif de l’entreprise. Activités: Accueil et réception

Autres informations

• Accueillir, orienter et informer les visiteurs, clients et fournisseurs;
• Offrir une image professionnelle et positive de l’entreprise;
• Gérer les rendez-vous et l’agenda des responsables;
• Contrôler les entrées et sorties des visiteurs;
• Aviser les collaborateurs de l’arrivée de leurs visiteurs. Gestion du standard téléphonique
• Réceptionner les appels entrants;
• Identifier les besoins des interlocuteurs;
• Prendre et transmettre les messages;
• Effectuer les appels sortants à la demande de la hiérarchie. Secrétariat administratif
• Rédiger, saisir, mettre en forme et classer les documents administratifs;
• Traiter les courriers reçus et expédiés;
• Assurer l’archivage physique et numérique des documents;
• Préparer les dossiers administratifs;
• Gérer les fournitures de bureau et effectuer les demandes d’approvisionnement;
• Assurer le suivi des documents administratifs de l’entreprise. Gestion documentaire
• Enregistrer et distribuer les courriers;
• Garantir la confidentialité des informations et documents;
• Mettre à jour les bases de données administratives;
• Veiller à la bonne conservation des archives. Organisation et assistance
• Préparer les réunions (convocations, salle, documents, procès-verbaux);
• Organiser les déplacements professionnels si nécessaire;
• Assister la direction dans certaines tâches administratives;
• Participer à l’organisation des événements internes de l’entreprise. Formation et expériences:
• Formation: Bac+2 en Secrétariat, Gestion Administrative, Assistance de Direction ou équivalent;

Expérience

• Expérience: minimum 1 an dans un poste similaire;
• Langues: français (un anglais technique est souhaité).

Compétences techniques

• Techniques d’accueil physique et téléphonique;
• Gestion administrative et bureautique;
• Gestion des agendas et des rendez-vous;
• Maîtrise de Word, Excel et PowerPoint;
• Logiciels de gestion documentaire et bureautique. Qualités personnelles:
• Excellent sens de l’accueil et du service;
• Présentation soignée, courtoisie et diplomatie;
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode;
• Discrétion, confidentialité et bonne gestion du stress. Conditions

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