MA
Administrative Assistant, N'Djamena
NOUVEAUCDIabout 14 hours ago
Job Description
Tchad
CDI
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Assistant Administratif et Logistique (H/F) – N’Djamena, Tchad
Areko RH Tchad, membre du groupe Areko, recrute pour le compte d’une ONG internationale un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique.
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Sous la supervision du Conseiller aux finances et opérations, vous collaborez avec l’ensemble des unités du bureau régional Afrique francophone. Vous assurez la gestion des achats et approvisionnements, organisez et participez aux comités d’achat de l’ONG et en tenez le secrétariat. Vous travaillez en lien avec les fournisseurs et prestataires externes pour planifier et réaliser des événements hors des centres. Vous rédigez les contrats d’achat de biens et services et les soumettez pour validation, surveillez les contrats fournisseurs et initiez leur renouvellement ou changement avant échéance.
Vous organisez les déplacements du personnel, traitez les notes de frais et soumettez la documentation nécessaire. Vous effectuez les achats administratifs et tenez à jour le tracker des achats conformément au manuel des achats de l’ONG et aux exigences des bailleurs. Vous appuyez l’organisation d’activités externes et internes (séminaires, ateliers, conférences) en gérant les achats de restauration, location de salles et hébergements selon les procédures logistiques.
Vous gérez les stocks de commodités et consommables, la commande, réception, distribution et le suivi du conditionnement au dernier kilomètre. Vous maintenez le registre des biens de valeur et veillez à la mise à jour de l’inventaire des immobilisations. Vous participez à la négociation des termes et conditions des contrats cadres de biens et services.
Vous participez à l’induction et à la formation des nouveaux collaborateurs sur les politiques et procédures d’approvisionnement. Vous gérez les besoins en carburant pour les groupes électrogènes et véhicules de l’ONG. Vous préparez la documentation pour les autorisations de voyage lors d’événements régionaux ou internationaux (documents de voyage, brief sécuritaire). Vous assurez la fonctionnalité et la sécurité des équipements informatiques et mettez à jour le plan de passation de marchés en aidant les équipes programmes à l’exploiter.
Volet administratif
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, traitez, rédigez et classez le courrier, les e-mails et les documents divers. Vous gérez le classement et l’archivage (physique et numérique) des dossiers, organisez les réunions, préparez les ordres du jour et rédigez les comptes rendus. Vous suivez les dossiers spécifiques (contrats, courriers administratifs, etc.).
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Expert Application Advice
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Terrain et ERP — Précisez votre expérience des procédures douanières locales et les ERP que vous maîtrisez vraiment. Les recruteurs testent souvent la gestion des ruptures en situation d'urgence — préparez un exemple concret.
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.