Responsable Financier & Administratif

Responsable Financier & Administratif (F&A Manager) – Kampala, Ouganda

Nous recrutons un(e) Responsable Financier et Administratif pour notre programme pays en Ouganda. Basé à Kampala, ce poste à temps plein est rattaché au directeur pays et travaille en étroite collaboration avec le responsable mondial des finances et des opérations, les responsables et chargés de programme, l’équipe mondiale des finances et de la comptabilité, ainsi qu’avec l’ensemble de l’équipe pays. Le/la titulaire dirige la fonction finances/administration en Ouganda et supervise une équipe composée d’un agent financier, d’un agent administratif et logistique et d’un chauffeur. Il s’agit d’un poste national.

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Finances et comptabilité

• Préparer et soumettre à Boston, dans les délais convenus, des rapports financiers périodiques sur les activités du programme pays.

• Gérer le système comptable et s’assurer qu’il répond aux exigences essentielles en matière de rapports aux principales parties prenantes, notamment la séparation des fonds des donateurs et les rapports aux organismes statutaires.

• Être la personne de référence pour toutes les questions relatives à Spark Rock 365, y compris la formation et le soutien à l’équipe nationale, en étroite collaboration avec le responsable mondial des finances et des opérations.

• Appuyer le directeur pays et l’équipe mondiale des finances et de l’administration afin de garantir que toutes les équipes nationales et mondiales soient informées des problèmes et des développements importants concernant la gestion financière du programme en Ouganda et le suivi budgétaire des activités, y compris le suivi et la production de rapports sur les écarts entre le budget et les réalisations.

• Assurer la liaison avec les partenaires externes (responsables bancaires, auditeurs, agences gouvernementales, fournisseurs, avocats) selon les directives du directeur pays.

• Assurer la liaison avec l’équipe mondiale des finances et de l’administration, principalement par l’intermédiaire du responsable mondial des finances et des opérations, pour garantir une coordination fluide des activités financières et administratives (achats, conformité interne et externe, gestion des ressources humaines).

• Lancer des demandes d’avance de fonds mensuelles auprès du siège, sur la base des prévisions de dépenses mensuelles des activités du bureau de pays.

• Veiller à ce que toutes les demandes de fonds soient autorisées avant paiement et que chaque paiement soit immédiatement enregistré dans le système comme une écriture de journal des paiements.

• Veiller à ce que tous les documents justificatifs soient correctement classés, de manière appropriée et progressive, sous forme électronique et papier, conformément aux procédures documentées et aux exigences légales.

• Superviser le maintien du niveau de petite caisse dans le coffre-fort conformément aux montants approuvés et s’assurer que le coffre-fort est toujours verrouillé.

• Avec le soutien de l’équipe mondiale Finance et Comptabilité et du directeur pays, diriger les exercices d’audit de fin d’année des comptes du bureau pays.

• Apporter son soutien à l’équipe mondiale des finances et de la comptabilité dans la préparation des exercices d’audit de fin d’année à l’échelle mondiale.

• Maintenir des mesures de contrôle interne établies et conseiller régulièrement sur les mesures à prendre pour renforcer et/ou optimiser ces contrôles.

• En collaboration avec le directeur pays et les autres membres de l’équipe, assurer un suivi proactif du budget, identifier les risques de sous-dépenses ou de surdépenses et prendre les mesures nécessaires.

• Déclarer les impôts et les déclarations de revenus des sociétés conformément à la loi ou à la politique de Seed.Soutien administratif/opérationnel

• Assurer le respect des obligations légales liées au statut d’ONG internationale auprès des organismes nationaux (Autorité fiscale ougandaise, NSSF, Bureau national des ONG, Bureau de l’immigration, etc.).

• Gérer l’inventaire du bureau de pays, y compris l’inventaire trimestriel/annuel de tous les équipements et fournitures.

• Gérer les processus d’approvisionnement du bureau de pays : mise à jour de la base de données des fournisseurs, approvisionnement régulier en fournitures de bureau, assistance aux partenaires pour les achats liés aux programmes, coordination des livraisons et enlèvements.

• Fournir des mises à jour aux partenaires de Seed selon les instructions du directeur pays.

• Gérer les actifs et le matériel de bureau.

• Superviser les fonctions administratives et logistiques pour fournir un soutien administratif, y compris la gestion générale du bureau, en veillant à ce que toutes les installations fonctionnent correctement.Soutien au programme

• Superviser le soutien logistique et administratif apporté à l’équipe nationale lors des activités du programme et des réunions d’équipe.

• Rechercher et synthétiser des informations financières pour éclairer la planification, les décisions stratégiques et les demandes de subvention.**

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Le/la candidat(e) idéal(e) est une personne énergique, enthousiaste et compétente, capable d’évoluer dans un environnement de travail dynamique et en pleine expansion. Une expérience en gestion financière et administrative est requise, ainsi qu’une bonne connaissance des systèmes comptables et des procédures de contrôle interne. La maîtrise de l’anglais est indispensable.

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