SVN/2026/35/Administrative Assistant/G4/YDE & DLA

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Sous la supervision globale du Chef de l'Unité Santé en Migration et la supervision directe du Chef de Clinique, le/la candidat(e) retenu(e) sera responsable des tâches suivantes au sein du Centre d'Évaluation de la Santé en Migration (MHAC) à Yaoundé et Douala, Cameroun. Le rôle de l'assistant(e) administratif(ve) est de soutenir le bon déroulement des tâches administratives du MHAC.

Missions

Assurer les procédures de soutien administratif interne, telles que le suivi des documents, le classement, l'archivage et les rapports mensuels. Aider à maintenir l'ordre dans le système d'archivage électronique des dossiers médicaux, des résultats d'analyses sanguines et des suivis. Préparer les listes d'envoi postal pour les ambassades ; assurer la liaison avec les ambassades concernant le statut de traitement des immigrants et l'envoi des documents. Mettre en place et maintenir un système de rangement ordonné pour les radiographies pulmonaires et conserver les copies papier des documents médicaux (consentement éclairé, rapport du radiologue, résultats de frottis, résultats de tests de grossesse, etc.). Photocopier et numériser les documents médicaux si nécessaire. Suggérer des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne ; fournir des contributions pour de nouvelles procédures visant à compléter ou améliorer les instructions/procédures opérationnelles standard existantes afin d'accroître l'efficacité. Recevoir tous les reports médicaux complétés, les radiographies et autres documents du MHD, mettre à jour leur réception dans la base de données et les transmettre au médecin de santé en migration pour validation. Fournir un retour sur la répartition du personnel dans les différentes unités du MHAC. Tenir un inventaire et organiser l'approvisionnement et le stockage en temps opportun, rentable et approprié des fournitures de bureau, équipements informatiques et consommables, produits d'hygiène, fournitures et équipements médicaux, selon les besoins du MHAC. Coordonner l'acquisition, la rénovation, le réaménagement et l'entretien régulier des installations du MHAC avec le superviseur du MHAC et le superviseur de l'assistant(e) administratif(ve) le cas échéant. Gérer la petite caisse du bureau et soumettre les rapports nécessaires au superviseur. Assurer la réconciliation des frais de service et des relevés bancaires. Vérifier l'exactitude des autorisations de voyage et conseiller sur les indemnités pour les membres du personnel en déplacement. Effectuer toute autre tâche qui pourrait être assignée.

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Formation : Diplôme de Bachelor en Gestion Administrative / Administration Médicale ou domaine connexe d'une institution académique accréditée avec au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente, OU diplôme d'études secondaires avec au moins quatre ans d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience : Connaissances et expérience en administration, achats ou comptabilité ; expérience de travail avec des réfugiés/migrants dans un cadre médical est un atout ; expérience de travail antérieure avec des ONG ou des organisations internationales est un atout ; précision dans le traitement et le reporting des données.

Compétences : Niveau intermédiaire au minimum en compétences MS Office ; compétences organisationnelles ; compétences en communication.

Langues : Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) requise.

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