OI
SVN/2026/35/Administrative Assistant/G4/YDE & DLA
4 months ago
Job Description
OIM - ONU Migration Yaoundé, Région du Centre, Cameroun
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Sous la supervision générale du Chef de l'Unité de Santé Migratoire et la supervision directe du Responsable de Clinique, le/la candidat(e) retenu(e) sera chargé(e) des tâches suivantes au sein du Centre d'Évaluation de Santé Migratoire (MHAC) à Yaoundé et Douala, Cameroun.
Missions
Le/la Assistant(e) Administratif(ve) a pour rôle de soutenir le bon déroulement des tâches administratives du MHAC. À ce titre, il/elle devra :
Assurer la mise à jour des procédures de soutien administratif interne, telles que le suivi des documents, le classement, l'archivage et les rapports mensuels.
Aider à maintenir l'ordre dans le système d'archivage électronique des dossiers médicaux, des résultats d'analyses sanguines et des suivis.
Préparer les listes d'envoi postal pour les ambassades ; assurer la liaison avec les ambassades concernant le statut de traitement des immigrants et l'envoi des documents.
Mettre en place et maintenir un système de stockage ordonné pour les radiographies pulmonaires et conserver les copies papier des documents médicaux (consentement éclairé, rapport du radiologue, résultats de frottis, résultats de tests de grossesse, etc.).
Photocopier et numériser les documents médicaux si nécessaire.
Suggérer des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne ; fournir des contributions pour de nouvelles procédures visant à compléter ou améliorer les instructions/procédures opérationnelles standard existantes afin d'accroître l'efficacité.
Recevoir tous les reports/demandes de complément médicaux, radiographies et autres documents du Département de Santé Migratoire (MHD), mettre à jour leur réception dans la base de données et les transmettre au médecin de santé migratoire pour validation.
Fournir un retour sur la répartition du personnel entre les différentes unités du MHAC.
Tenir un inventaire et organiser l'approvisionnement et le stockage en temps utile et de manière rentable des fournitures de bureau, équipements informatiques et consommables, produits d'hygiène, fournitures et équipements médicaux nécessaires au MHAC.
Coordonner l'acquisition, la rénovation, le réaménagement et l'entretien régulier des installations du MHAC avec le Responsable du MHAC et le/la Superviseur(e) des Assistant(e)s Administratif(ve)s, le cas échéant.
Gérer la petite caisse du bureau et soumettre les rapports nécessaires au superviseur. Assurer la réconciliation des frais de service et des relevés bancaires.
Vérifier l'exactitude des autorisations de voyage et conseiller sur les indemnités pour les membres du personnel en déplacement professionnel.
Effectuer toute autre tâche qui pourrait être assignée.
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Formation
Licence en Gestion Administrative / Administration Médicale ou domaine connexe d'un établissement académique accrédité, avec au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente.
OU
Diplôme de fin d'études secondaires avec au moins quatre ans d'expérience professionnelle pertinente.
Expérience
Connaissances et expérience en administration, achats ou comptabilité.
Une expérience de travail avec les réfugiés/migrants dans un cadre médical est un atout.
Une expérience professionnelle antérieure au sein d'ONG ou d'organisations internationales est un atout.
Faire preuve de précision dans le traitement et la communication des données.
Compétences
Maîtrise au moins intermédiaire des outils MS Office.
Compétences organisationnelles.
Compétences en communication.
Langues
Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) requise.
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
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