Stagiaire chargé(e) de l'engagement jeunesse

Stagiaire chargé(e) de l'engagement jeunesse

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** Au sein du Groupe de la Banque africaine de développement, sous la supervision du Responsable pays et en étroite relation avec l’Assistante du Responsable-Pays, le/la Stagiaire chargé(e) de l’engagement jeunesse assurera des missions administratives et de soutien au sein du Bureau Pays à Cotonou.

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Flux de travail

• Recevoir et enregistrer tous les documents entrants du Bureau Pays (lettres, notes verbales, factures, etc.).

• Procéder aux réservations de chambres d’hôtel pour les missions et mettre à jour régulièrement les listes correspondantes.

• Rédiger les projets de comptes rendus des réunions du personnel (enregistrement vocal des séances).

• Assurer la mise à jour trimestrielle de la liste des fournitures et articles manquants pour lancer de nouveaux achats.

• Exécuter d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) au besoin.

• Appuyer les autres Assistantes du Bureau en cas de besoin ou d’absence.Communication et liaison

• Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l'urgence de chaque situation, notamment en réorientant vers le personnel concerné.

• Filtrer les appels/visiteurs entrants, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent les Experts concernés.

• Fournir des informations de base aux Experts et à l’Assistante Principale du Responsable Pays pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.

• Appuyer l’Assistante du Responsable pays pour les informations de base au Responsable pays pour ses rendez-vous (en cas d’absence de cette dernière).Tenue de registres et documentation

• Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique.

• Tenir un calendrier mensuel d'activités montrant toutes les missions reçues par le/la Responsable pays et les autres membres du personnel, ainsi que les visites et rendez-vous au Bureau.

• Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., auxquels participeront le Responsable pays et le personnel.

• Tenir à jour les listes des adresses des partenaires et fournisseurs travaillant avec le Bureau Pays.**

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• Être titulaire d’au moins un BTS, DUT ou diplôme équivalent en gestion des affaires, commerce, administration ou discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat, administration ou gestion de bureau est un atout.
• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat dans des bureaux similaires d'organisations internationales, banques de développement ou institutions similaires. Une expérience du secteur privé est un atout.
• Bonne connaissance de l'administration et des services d'appui de bureau, notamment les systèmes et procédures.
• Compétences en coordination, méthodique et auto-organisé.
• Engagement à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d'administration.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles.
• Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates.
• Flexibilité d'adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de résolution de problèmes.
• Compétence dans l'utilisation d'équipements standard (ordinateur, scanner, photocopieur, etc.).
• Capacité à communiquer efficacement, résoudre des problèmes, être axé sur le service client, bon esprit d’équipe et efficacité opérationnelle.
• Approches innovatrices et créatives pour renforcer et apporter une plus-value aux clients et à l’organisation.
• Aptitude à communiquer efficacement (écrit et oral) en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’anglais.
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion des documents).Conditions particulières Ce poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi afférentes au statut international. Le/la titulaire sera recruté au plan local, en tant que personnel sous contrat de courte durée (personnel local).

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