Stagiaire chargé(e) de l'engagement jeunesse

Missions principales

Assistant(e) d’équipe Posté le 27 août 2024 GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT Administrations, Organismes internationaux Cotonou Description du poste : Sous la supervision du Responsable pays, et en étroite relation avec l’Assistante du Responsable-Pays, l’Assistant (e) d’Equipe effectuera les tâches suivantes : Flux de Travail Recevoir et enregistrer tous les documents entrants du Bureau Pays (lettres, notes verbales, factures, etc…). Procéder aux réservations de Chambres d’hôtel pour les missions, et mise à jour régulière des listes à cet effet (missions, hôtels, etc…). Rédiger les projets du Compte rendu des réunions du personnel (enregistrement vocal des séances). Mise à jour trimestrielle de la liste des fournitures et divers articles manquants, permettant de lancer de nouveaux achats pour le Bureau. Exécuter d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) au besoin. Appuyer si nécessaire les autres Assistantes du Bureau en cas de besoin ou d’absence. Communication et Liaison Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, notamment en les réorientant vers le personnel concerné, le cas échéant. Filtrer les appels/visiteurs entrant, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent les Experts concernés. Fournir des informations de base aux Experts et à l’Assistante Principale du Responsable Pays pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ; Appuyer l’Assistante du Responsable pays pour les informations de base au Responsable pays pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel (en cas d’absence de cette dernière). Tenue de registres et documentation Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique, pour répondre aux besoins du Bureau Pays. Tenir un calendrier mensuel d'activités montrant toutes les missions reçues par le/la Responsable pays et les autres membres du personnel. Cela comprend également toutes les visites et rendez-vous au Bureau Pays ; Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le Responsable pays et le cas échéant le personnel, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés ; Tenir à jour les diverses listes des adresses des partenaires et fournisseurs travaillant avec le Bureau Pays. CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) : Être titulaire d’au moins un BTS, DUT ou un diplôme équivalent en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe ; Une formation supplémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau constituerait un atout ; Avoir un minimum de trois (3) années d'expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d'organisations internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires ; Une expérience du secteur privé constituera un atout ; Avoir une bonne connaissance de l'administration et des services d'appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ; Bonnes compétences en coordination - être méthodique et autoorganisé ; Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d'administration ; Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles ; Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ; Flexibilité d'adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ; Compétence dans l'utilisation d'équipements standard (ordinateur, scanner, photocopieur, etc.) ; Être capable de communiquer efficacement, de résoudre des problèmes, être axé sur le service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe et démontrer une efficacité opérationnelle ; Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités, afin de renforcer et d’apporter une plus-value aux clients et à l’organisation ; Avoir une aptitude à communiquer efficacement (à l'écrit et à l'oral) en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’anglais ; Savoir utiliser les applications standard Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion des documents). LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. LE/LA TITULAIRE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL, EN TANT QUE PERSONNEL SOUS CONTRAT DE COURTE DURÉE (personnel local). Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [Veuillez cliquer sur le bouton Postuler ci-dessous pour découvrir comment envoyer votre candidature (E-mail, téléphone, WhatsApp, etc.)] (le lien envoie un courriel)

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