DE DIRECTION ASSISTANTE

Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.

Préparation et vérification des documents comptables, tels que les factures et les bons de commande.

Rédaction et mise en forme de documents administratifs de 5-30pages tels que les rapports, les courriers électroniques et les présentations PowerPoint.

Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.

Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.

Classement archivage et numérisation des documents administratifs pour garantir leur accessibilité en cas de besoin.

Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.

Géré une équipe de 15 personnes

• Organisation des agendas : planification des réunions, conférences et événements

• Traitement des documents : rédaction et mise en forme des documents

• Assistance financière et support logistique

• Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.

• Gestion des stocks et fournitures de bureau.

• Gestion administrative des dossiers étudiants, mise à jour des bases de données informatiques.

Élaboration des conventions de partenariat avec les représentants nationauxux et internationaux

Coordination de l'organisation de deux séminaires nationaux et internationaux à l'intention des cadres et employés de l'institut

Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.

Organisation des déplacements des directeurs : Trois (03) voyages organisés

Préparation des reunions et rédaction des comptes rendus

Suivi des contrats de 24 intervenants, contrôle des heures de cours et transmission des éléments pour la paie.

Mise à jour des plannings, diffusion de notes d'information, mise en place de l'affichage dans les locaux.

Accompagnement de 02 projets collectifs, dont les sorties scolaires ou les événements culturels.

Suivi des inscriptions administratives, recueil des dossiers de candidature: 350 étudiants

Participer à l'organisation des épreuves et préparation des jurys.

Accueil physique, téléphonique et renseignement du public : enseignants, intervenants externes, étudiants.

Gestion du secrétariat courant tel que la rédaction de courriers, le classement et l'archivage et la mise en forme de documents.

Animation de cours de soutien scolaire auprès des élèves en difficulté, suivi pédagogique personnalisé.

Organisation logistique des réunions. Établissement des ordres de mission et gestion des per diem.

Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.

Participation à la planification, à la mise en œuvre et au suivi des projets

Conception de présentations et de documents sur PowerPoint.

Gestion de correspondance et coordination avec les ministères.

Gestion de la collecte, de la saisie et de la vérification des données terrain