Responsable de la logistique et des achats

Responsable de la logistique et des achats

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est le plus grand réseau humanitaire au monde, avec 191 Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge membres. La FICR s’appuie sur la triple action (réponse, résilience et respect) pour mettre en œuvre sa Stratégie 2030. Elle intervient lors de catastrophes et de crises, garantissant une action humanitaire rapide, coordonnée et menée localement. La FICR soutient ses membres dans le renforcement de la résilience communautaire face aux enjeux climatiques et environnementaux, sanitaires et de bien-être, ainsi que migratoires et de déplacements de population. La FICR promeut le respect de ses principes fondamentaux d’humanité, d’impartialité, de neutralité, d’indépendance, de volontariat, d’unité et d’universalité, notamment dans son travail sur les valeurs, le pouvoir et l’inclusion. La FICR concentre son action sur son mandat principal – sa raison d’être – à savoir la coordination stratégique et opérationnelle, la diplomatie humanitaire, le développement des Sociétés nationales et la redevabilité. La FICR est dirigée par son Secrétaire général et a son siège à Genève. Elle dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique (Nairobi), en Amérique (Panama), en Asie-Pacifique (Kuala Lumpur) et en Europe (Budapest). La FICR est présente à Beyrouth et dans la région MENA, ainsi que dans ses bureaux de représentation, centres de services et délégations à travers le monde. Elle applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et toute autre forme de harcèlement, l’abus d’autorité, la discrimination et le manque d’intégrité (y compris, mais sans s’y limiter, les malversations financières). La FICR adhère également à des principes stricts de protection de l’enfance.

Le/la logisticien(ne) joue un rôle essentiel dans cette organisation. Il/Elle veille à ce que les équipes aient accès, au bon moment et au bon endroit, aux biens, équipements, fournitures, moyens de transport et autres ressources nécessaires à la continuité des opérations. Compte tenu du caractère imprévisible de nos projets et opérations, ce poste exige une grande capacité d’anticipation et de réactivité. Le/La logisticien(ne) doit notamment être capable d’adapter rapidement les approvisionnements et les capacités logistiques en fonction du nombre de personnes à assister et des besoins spécifiques identifiés. Ils contribueront également à assurer la traçabilité des biens et services, une gestion adéquate des stocks, la disponibilité des articles essentiels et le respect des procédures de la FICR, des procédures du CRS et des exigences contractuelles du projet.

Objectif du poste

Dans le contexte actuel, le logisticien sera intégré au bureau du CRS et supervisera la planification, la coordination et la gestion efficace des opérations logistiques nécessaires au fonctionnement des projets FICR/CRS, CPCT-MSM et autres projets à Dakar ou dans d’autres lieux définis par la FICR, afin de garantir la disponibilité continue des biens, équipements, services et ressources logistiques essentiels à une assistance humanitaire de qualité, rapide et digne, conforme aux procédures de la FICR.

Fonctions et responsabilités du poste

Planification et coordination logistiques : Organise les activités logistiques quotidiennes nécessaires au fonctionnement du ou des projets et des sites concernés, sous la coordination du chef de projet. Analyse régulièrement les besoins logistiques des centres en fonction de leur capacité d’accueil et du nombre de migrants présents. Élabore et met à jour les plans d’approvisionnement et de réapprovisionnement. Participe aux réunions de coordination opérationnelle et contribue à l’identification des besoins logistiques. Anticipe les besoins liés aux fluctuations des arrivées. Propose des mesures correctives en cas de pénurie ou de risque de pénurie de biens et services essentiels. Assure la coordination quotidienne avec les équipes opérationnelles, l’administration/les finances, les bénévoles et les responsables de centre. Contribue à la préparation des dispositifs logistiques nécessaires en cas d’afflux massif. Participe à la planification et à l’installation de solutions temporaires, notamment les tentes fournies dans le cadre du projet.

Gestion des stocks et de l’entrepôt : Assure une gestion rigoureuse des stocks de consommables, de kits et d’articles essentiels. Ses principales responsabilités sont les suivantes : réception et inspection des marchandises et fournitures livrées ; vérification des quantités, de la qualité et de la conformité des articles reçus ; enregistrement des entrées et sorties de stock. Tenir à jour les fiches et registres de stock. Organiser le stockage de manière sécurisée et accessible, en fonction de la nature des articles. Appliquer le principe FIFO/FEFO le cas échéant. Garantir la séparation et l’identification claires des différents types de stock. Réaliser des inventaires physiques réguliers. Rapprocher les données physiques et documentaires. Identifier les écarts, pertes, dommages ou anomalies et les signaler immédiatement. Définir et contrôler les seuils de stock minimum et maximum. Déclencher les demandes de réapprovisionnement avant d’atteindre le seuil critique. Assurer la traçabilité des distributions aux bénéficiaires. Contribuer à l’élaboration des rapports de stock mensuels.

Achats et Acquisitions : Consolider les demandes d’approvisionnement des différents services. Vérifier la cohérence des demandes avec les besoins opérationnels et le stock disponible. Préparer les documents logistiques nécessaires aux acquisitions conformément aux procédures applicables. Lancer les appels d’offres. Sélectionner et contractualiser les fournisseurs. Établir et gérer les accords-cadres. Participer à la recherche et à l’identification des fournisseurs conformément aux procédures de l’organisation. Suivre les commandes jusqu’à la livraison. Vérifier les quantités et la conformité des produits livrés. Enregistre les documents reçus et signale toute non-conformité. Assure l’archivage des documents logistiques. Collabore étroitement avec l’administration et les finances pour faciliter le rapprochement entre les commandes, les livraisons, les reçus et les pièces justificatives. Une attention particulière sera portée aux achats et fournitures liés aux frais accessoires remboursables du ou des projets, notamment les repas, les kits, les vêtements, l’eau et les frais de téléphonie.

Hébergement, entretien, assainissement, etc.

Gestion de l’alimentation, de l’eau et des services essentiels : Planifier les besoins alimentaires en fonction du nombre de bénéficiaires. Assurer le suivi logistique des repas distribués. Vérifier la concordance entre les quantités commandées, reçues et distribuées. Conserver la documentation justifiant les distributions. Surveiller les besoins en eau potable. Surveiller les volumes d’eau mis à disposition. Contribuer au suivi de la consommation d’eau et d’électricité. Signaler rapidement toute interruption ou anomalie affectant les services essentiels. Surveiller les fournitures et produits nécessaires au nettoyage et à l’entretien des centres. Collaborer avec les équipes concernées pour maintenir des conditions d’hygiène, de sécurité et de dignité appropriées. Les données relatives aux repas, à l’eau, aux kits et autres articles distribués doivent être suffisamment documentées pour permettre le rapprochement avec les statistiques du projet et les rapports mensuels.

Gestion de la distribution : Préparer les articles nécessaires à la distribution. Vérifier la disponibilité des stocks avant chaque activité. Préparer les bons de sortie de stock et les documents associés. Coordonner avec les bénévoles et les équipes opérationnelles. Assurer la concordance entre les quantités prélevées et les quantités distribuées. Garantir la disponibilité des listes de distribution et du matériel nécessaires. Documenter les écarts et les pertes. Mettre à jour les registres de stock après chaque distribution. Transmettre les données nécessaires au suivi et à l’évaluation (SPE). Une attention particulière sera portée à la dignité, à la confidentialité et à la protection des personnes accueillies. La gestion logistique ne doit pas exposer inutilement les personnes vulnérables ni leurs informations personnelles.

Gestion de la flotte et des transports : Planifier les besoins de transport des équipes et des marchandises. Garantir la disponibilité des véhicules nécessaires aux opérations. Tenir à jour les carnets de bord et les documents de suivi. Contrôler la consommation de carburant. Organiser et documenter les déplacements des véhicules. Suivre la maintenance et les réparations. Signaler les pannes et les incidents. Contribuer au respect du code de la route. Planifier le transport des fournitures et des distributions. Suivre les prestataires de transport lors de leur mobilisation. Conserver les justificatifs de déplacement et de transport.

Gestion du matériel et des immobilisations : Tenir à jour l’inventaire du matériel. Identifier et étiqueter le matériel conformément aux procédures applicables. Suivre les affectations et les allocations. Documenter les mouvements de matériel entre les sites. Organiser les inventaires physiques. Signaler les pertes, les dommages ou les dysfonctionnements. Suivre les réparations et la maintenance. Participer à la préparation des opérations de transfert, de retour ou de fermeture de projet.

Préparation et réponse aux afflux massifs : Maintenir un niveau de stock de sécurité approprié. Identifier les ressources logistiques rapidement mobilisables. Préparer des procédures de réapprovisionnement accélérées. Établir des listes de fournisseurs et de prestataires de services mobilisables. Prévoir les besoins en tentes et en matériel temporaire. Anticiper l’augmentation des besoins alimentaires. Renforcer temporairement les capacités de stockage et de distribution. Coordonner la mobilisation des bénévoles sur les aspects logistiques. Contribuer à la mise en place de capacités temporaires. Documenter les ressources mobilisées et la consommation exceptionnelle. Participer aux évaluations opérationnelles après chaque événement majeur.

Suivi logistique, données et rapports : Stocks disponibles. Entrées et sorties de stock. Kits, vêtements, chaussures et repas distribués. Quantités d’eau mises à disposition. Besoins en approvisionnement, matériel et transport. Dépenses logistiques relevant de leur compétence. Incidents et difficultés logistiques. Mesures correctives mises en œuvre. Ils contribuent aux rapports mensuels, trimestriels et finaux du projet en fournissant des données vérifiées et des informations documentées. Ils travaillent en étroite collaboration avec le responsable du suivi et de l’évaluation afin d’assurer la cohérence entre les données logistiques, les données opérationnelles et les indicateurs contractuels.

Appui à la Croix-Rouge sénégalaise, Renforcement des capacités : Fournir un encadrement, une formation et des conseils pratiques au personnel et aux volontaires de la Croix-Rouge sénégalaise sur les politiques et procédures, afin de renforcer les capacités locales en matière de normes et de responsabilité dans la chaîne d’approvisionnement.

Responsabilité, protection et respect des principes humanitaires : Respecter la dignité des personnes accueillies. Garantir un accès équitable aux biens et services. Éviter toute discrimination. Préserver la confidentialité des informations auxquelles ils peuvent avoir accès. Se conformer aux règles de protection des données. Contribuer à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels. Signaler tout problème de protection dont ils auraient connaissance, conformément aux procédures établies. Ne pas utiliser les informations logistiques ou individuelles à des fins autres que celles autorisées. Respecter la séparation entre l’aide humanitaire et les activités de contrôle des migrations.

Formation / Diplômes

Diplôme universitaire ou professionnel en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion des achats, transport, gestion des opérations, administration ou dans un domaine connexe. Une formation complémentaire en logistique humanitaire est un atout.

Expérience

Quatre ans d’expérience pertinente en gestion d’opérations logistiques humanitaires complexes, dont un an sur le terrain. Expérience avérée en formation et en élaboration de supports pédagogiques. Expérience pratique en gestion des stocks et des approvisionnements. Expérience en gestion de la distribution. Expérience en transport et/ou suivi de flotte. Expérience en gestion documentaire et en rédaction de rapports. Une expérience au sein d’une Société nationale de la Croix-Rouge/du Croissant-Rouge ou d’une organisation humanitaire internationale est un atout.

Connaissances, compétences et langues

Solides compétences en gestion des stocks et en planification de l’approvisionnement. Maîtrise des logiciels bureautiques, notamment Excel. Capacité d’analyse des données logistiques. Excellentes compétences en matière de tenue de registres et de documentation de traçabilité. Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Connaissance des principes de contrôle interne. Capacité à travailler dans un environnement dynamique. Maîtrise avérée des compétences suivantes : (a) communication et collaboration numériques, (b) création de contenu numérique de base,sécurité et sûreté numériques, (d) gestion des données et (e) résolution de problèmes à l’aide des technologies (y compris l’utilisation responsable des assistants IA). Compréhension et adhésion à la mission et aux valeurs de la FICR. Maîtrise de l’anglais (oral et écrit). Bonne connaissance du wolof et/ou d’autres langues nationales. Bonne connaissance d’une autre langue officielle de la FICR (français, espagnol ou arabe).

Compétences, valeurs et commentaires

Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité. Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d’équipe ; Jugement et prise de décision ; Relations avec la société civile et la clientèle ; Créativité et innovation ; Instauration d’un climat de confiance ; Sensibilité aux principes humanitaires et aux enjeux de protection.

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