Programme Development and Quality Coordinator

Programme Development and Quality Coordinator

Le Danish Refugee Council (DRC) recrute un Programme Development and Quality Coordinator pour son programme au Soudan. Le contrat est à durée déterminée et le poste est basé au Soudan. Le

est de niveau Bachelor, avec une formation en communication, sciences politiques ou développement international. La maîtrise du français et de l'anglais est requise.

Objectif général du poste

Le Programme Development and Quality Coordinator (PDQC) est responsable de la coordination et de la gestion des processus clés du programme, notamment l'élaboration de propositions et la gestion des subventions et des rapports. Il veille à ce que les rapports soient transmis aux bailleurs dans les délais, et à ce que les outils et stratégies de communication soient en place. Le PDQC contribue à l'amélioration de la qualité en assurant la cohérence du programme, le respect des normes programmatiques et une appropriation adéquate des leçons tirées à l'échelle du programme pays. Le coordinateur est également responsable de la conformité aux exigences des bailleurs, de l'application des procédures et directives appropriées, et de la liaison avec les équipes de support et de partenariat pour appuyer les processus de subventions.

Responsabilités

Appui aux subventions

Être responsable de la production de rapports narratifs de qualité, reflétant la progression et le statut des projets, de manière transparente, dans les délais et avec professionnalisme.

Contribuer au traitement de tous les commentaires et questions relatifs aux propositions ou aux rapports, en assurant la liaison avec les responsables concernés et les finances afin de garantir la cohérence entre les rapports financiers et narratifs.

Veiller à ce que le système de gestion des subventions du DRC soit régulièrement et pleinement mis à jour. Cela inclut le système ERP Dynamics (création de subventions, téléchargement de documents, gestion du suivi des versements et des règles de facturation, mise à jour des listes de contrôle et des tâches assignées), le suivi interne des financements et les communications relatives aux échéances de rapport.

Appuyer les relations et les communications avec les bailleurs en matière de subventions afin de garantir un flux d'informations correct, conforme et fluide.

Appuyer la maintenance d'outils simples de suivi des subventions, tels que les calendriers de rapport, les outils de suivi de la conformité et les outils de suivi des moyens de vérification (MoV).

Appuyer les outils et supports de communication et de visibilité conformément aux directives des bailleurs et aux directives internes, y compris leur diffusion et leur disponibilité pour les équipes du DRC et les bailleurs.

Appuyer ou faciliter les réunions Go/No Go, Kick Off et de clôture des subventions.

Assurer le suivi des exigences des bailleurs, des échéances de rapport et de la documentation en attente.

Appuyer les équipes programme sur les questions relatives aux règles des bailleurs, à la flexibilité budgétaire et aux approbations requises.

Contribuer aux préparatifs des visites des bailleurs, des TPM, des contrôles ponctuels ou d'autres examens.

Appuyer le Grants & Business Development Manager dans la gestion de la stratégie de collecte de fonds, le plan d'engagement des bailleurs et la cartographie des bailleurs, en menant des recherches et en maintenant et mettant à jour le plan d'engagement et la base de données des bailleurs.

Développement du programme et qualité

Travailler en étroite collaboration avec le Head of Humanitarian Disarmament and Peacebuilding (HDP), le PDQS et le Programme Manager pour transformer les contenus et les conceptions conceptuelles en propositions finales compétitives, répondant aux directives des bailleurs.

Coordonner et superviser tous les aspects du processus d'élaboration des propositions, depuis l'élaboration d'un guide de rédaction et d'un calendrier de propositions jusqu'à la livraison et la soumission dans les délais.

Examiner les propositions pour vérifier leur cohérence avec les exigences des appels d'offres, des demandes ou des appels à propositions, en prévoyant ou en prévenant les goulots d'étranglement dans le processus d'élaboration des propositions et en obtenant les informations nécessaires pour mener le processus à bien.

Veiller à ce que le processus d'élaboration des propositions et de mise en œuvre des projets prenne en compte l'intégration du CHS, des thèmes transversaux mondiaux tels que l'âge, le genre et la diversité, l'AAP, ainsi que les leçons tirées des programmes précédents.

Contribuer au suivi des exigences de visibilité des bailleurs et des productions de communication prévues.

Appuyer la collecte d'études de cas, de témoignages de réussite, de photos et de la documentation et des consentements associés.

Veiller à ce que les équipes techniques et les responsables fournissent des contributions aux rapports et communiquent de manière proactive les exigences prévues en matière de conception et de mise en œuvre du programme aux fonctions concernées des bureaux de zone et de pays.

Veiller à ce qu'un niveau approprié d'assistance technique et de renforcement des capacités soit fourni aux partenaires de mise en œuvre du DRC.

Appuyer l'Operations Manager dans le suivi des objectifs techniques, des objectifs et des politiques du projet. Relier les processus MEAL du DRC aux processus IM du HDP afin d'établir des modalités de travail claires et un suivi de la mise en œuvre du projet, et veiller à ce que les données du projet et le suivi des indicateurs soient alignés sur les exigences de rapport.

Évaluer les possibilités d'améliorer la qualité du programme par l'alignement sur le Programme Quality Framework du DRC.

Appuyer les examens internes réguliers de l'avancement du projet et des actions en attente.

Appui au programme

Collaborer avec l'équipe technique HDP pour veiller à ce que les processus de mise en œuvre sur le terrain et la documentation soient correctement gérés et conformes aux exigences du DRC et aux meilleures pratiques du secteur.

Lorsque nécessaire, appuyer l'équipe HDP dans l'élaboration de plans d'approvisionnement complets. À la réception des biens et services liés au projet, collaborer avec les équipes logistiques et d'approvisionnement pour l'assurance qualité. De temps à autre, appuyer ou faciliter les processus d'appel d'offres, les réunions du comité d'approvisionnement et l'examen des analyses des offres.

Veiller à l'élaboration de plans de travail et de budgets pour les projets du DRC. Veiller à ce que les systèmes de gestion appropriés soient suivis et que les programmes progressent vers leurs objectifs.

Renforcer les capacités des équipes de terrain pour assurer l'achèvement rapide et de qualité des livrables et rapports du programme, conformément aux directives des bailleurs.

Appuyer l'élaboration des plans de travail des projets et contribuer à l'élaboration des plans de suivi de la performance.

Fournir un appui aux responsables techniques de projet dans l'interprétation des directives des bailleurs pour la mise en œuvre des activités du projet.

Partenariats

Appuyer le développement de partenariats tels que la mise en œuvre.

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