Responsable des affaires et des subventions, Opérations mondiales

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Administration / Finance / Direction financière Responsable des affaires et des subventions, Opérations mondiales Temps plein

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Relève du vice-président, Opérations mondiales

Postes gérés : Aucun

Lieu: Kigali, Rwanda

Programmes pays/secteur : Programmes mondiaux, européens et transversaux

Portée : Mondiale

Type de poste : Temps plein

Job Summary:

Le rôle principal de ce poste consiste à superviser le budget, les subventions, les finances et l'administration des programmes transversaux internationaux de la division Conservation mondiale dont le titulaire a la responsabilité, et à apporter un soutien direct aux directeurs de programme dans la gestion opérationnelle de ces programmes. Ce poste est rattaché au vice-président des opérations internationales et travaille en étroite collaboration avec les directeurs de programme et le personnel du monde entier, ainsi qu'avec le vice-président de la conservation sur le terrain. Le titulaire assure également la liaison avec les services du budget, de la planification et de l'analyse financières, de la gestion des subventions et de la conformité, des ressources mondiales, des affaires juridiques, des ressources humaines, des technologies de l'information, de la comptabilité, de la paie et des achats de la WCS, ainsi qu'avec les organisations partenaires. Parmi les programmes pouvant être confiés à ce poste figurent notamment l'unité de gestion des aires protégées d'Afrique, le programme d'aviation de la WCS et l'équipe WCS Europe.

Responsabilités principales:

Planification budgétaire et gestion financière : Piloter le processus budgétaire annuel de WCS pour tous les programmes concernés. Gérer et tenir à jour les budgets des programmes, les actualiser régulièrement, et assurer le suivi des fonds flexibles et des subventions affectées. Procéder à des analyses régulières des recettes et des dépenses, et contribuer au rapprochement et au contrôle qualité des transactions financières. Vérifier la bonne comptabilisation des recettes et aider le personnel des programmes à imputer les dépenses. Analyser régulièrement l’état du budget (recettes et dépenses) et élaborer des rapports et des outils d’analyse pour faciliter la prise de décision et la planification financière des directeurs de programme. Élaborer des plans financiers à court et à long terme.

Administration du programme : Mettre en place et maintenir des systèmes et procédures administratifs efficaces pour assurer le bon fonctionnement du programme. Garantir une coordination rapide avec les services des ressources humaines, des achats, de la gestion des contrats et de la gestion de l’information. Examiner et approuver les demandes de paiement et les transactions par carte bancaire. Veiller au respect des politiques de WCS. Se tenir informé(e) des évolutions des politiques et procédures de l’organisation et accompagner les équipes sur les approches et procédures pertinentes. Gérer les archives documentaires et garantir l’accès à la mémoire institutionnelle.

Gestion des subventions : Examiner les accords et contrats de subvention, collaborer avec les services concernés pour faciliter la négociation et la signature finale. S’assurer que les nouvelles subventions sont correctement enregistrées dans le système comptable. Mettre à jour et gérer les informations relatives aux subventions dans la base de données centrale. Assurer la gestion budgétaire et la gestion des subventions internationales, et collaborer avec les programmes régionaux pour l’administration et la gestion financière de ces subventions dans les régions. Aider les programmes à comprendre les processus, les systèmes et les outils de gestion des subventions de WCS, ainsi que les exigences de conformité des donateurs. Définir les étapes clés, suivre l’avancement et veiller à la comptabilisation des revenus. En collaboration avec les contrôleurs régionaux, coordonner les réponses aux audits et la clôture des subventions.

Élaboration des propositions : Appuyer le processus d’élaboration des propositions en participant à la création et à la révision des budgets des demandes de subvention et en évaluant leurs incidences sur les budgets globaux des programmes. S’assurer que les budgets couvrent les coûts et contribuent au renforcement des programmes. Veiller à ce que les budgets des propositions soient élaborés et révisés conformément aux politiques de WCS.

Suivi des subventions : Assurer le suivi des échéances de reporting et collaborer avec l’équipe du programme et les services de soutien afin de garantir des rapports financiers précis et remis dans les délais, conformément aux directives des bailleurs de fonds. Préparer et transmettre des rapports financiers certifiés aux sources de financement, notamment les donateurs privés, les fondations, les entreprises et les organismes internationaux et gouvernementaux. Collaborer avec l’équipe du programme pour préparer les demandes de prolongation ou de modification de subvention, le cas échéant. Préparer les demandes de paiement et veiller à ce que les décaissements soient effectués conformément aux accords.

Gestion des sous-traitances : Aider le personnel du programme à déterminer les modalités contractuelles en consultation avec l’équipe juridique. Réaliser des évaluations des risques liés aux partenaires et identifier les risques pertinents aux conditions des subventions principales, en ajustant au besoin les conditions particulières, les exigences de rapport et les échéanciers de paiement. Rédiger la convention de sous-subvention, ses avenants et le modèle de rapport. Superviser et contrôler les sous-bénéficiaires, assurer le suivi des livrables et du respect des exigences de la subvention, examiner les rapports financiers et les certifications, et émettre les avenants nécessaires. En collaboration avec l’équipe des comptes clients, identifier les étapes clés et comptabiliser les dépenses dans le cadre de la comptabilité des sous-traitances.

Assurer la conformité aux exigences et aux processus de WCS.

Qualifications professionnelles:

Baccalauréat requis. Une formation dans un domaine connexe comme la finance, la comptabilité, l'économie ou le commerce est préférable.

Expérience avérée en gestion de subventions et en gestion financière au sein d'une organisation internationale (5 ans et plus) dans un contexte de financements multiples requise. Expérience en matière de rapports financiers sur les subventions requise. Une expérience des subventions gouvernementales et d'agences telles que le gouvernement américain, l'ONU et l'UE est un atout.

Sens pratique et implication ; capacité avérée à travailler au sein d’une équipe diversifiée. Esprit orienté solutions, excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et à l’analyse.

Maîtrise de l'anglais oral et écrit requise.

Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, notamment en rédaction et en révision.

Une attention méticuleuse aux détails et un engagement envers la qualité sont requis.

Excellentes compétences organisationnelles, notamment la capacité à définir et à respecter les priorités, à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives, à travailler simultanément sur plusieurs projets et à respecter les délais.

Exigences supplémentaires:

Excellentes compétences informatiques et systèmes requises en ce qui concerne les applications MS Office (maîtrise avancée de MS Excel requise) et les principaux logiciels de comptabilité et de reporting financier (SAP ou équivalent).

À l'aise dans un environnement international et dynamique, capable de réagir rapidement aux besoins et opportunités soudaines, et de travailler sur plusieurs fuseaux horaires.

Comment soumettre votre dossier

Les candidats intéressés, qui répondent aux qualifications, compétences et expériences mentionnées ci-dessus, doivent

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