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Poste : Executive Assistant
Organisation : RCS - Resident Coordinator System
Lieu : Djibouti
Bureau : RCS à Djibouti
Contexte organisationnel et rattachement hiérarchique
Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une réforme mondiale ambitieuse visant à repositionner le système des Nations Unies pour le développement afin de mettre en œuvre plus efficacement et plus efficientement le Programme 2030 et les Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les Bureaux des Coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d'un Coordonnateur résident des Nations Unies indépendant et doté de pouvoirs renforcés, soutiennent les pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et l'atteinte des ODD. Par sa résolution A/RES/72/279, l'Assemblée générale des Nations Unies a approuvé la transformation du Bureau de la coordination des opérations de développement (DCO) en un bureau de coordination autonome au sein du Secrétariat des Nations Unies. Le DCO exerce des fonctions de gestion et de supervision du système des coordonnateurs résidents sous la supervision du Président du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (UNSDG). En 2026, le DCO a entrepris un recalibrage afin que le système des coordonnateurs résidents reste configuré de manière optimale pour soutenir l'accélération du Programme 2030 et incarne le virage ONU 2.0, ancré dans les données, le numérique, l'innovation, les sciences du comportement, la prospective stratégique et une culture organisationnelle axée sur la mission. Le poste est basé au Bureau du Coordonnateur résident des Nations Unies (RCO) à Djibouti. Sous la direction du Chef de bureau et la supervision directe du Coordonnateur résident (CR), et dans la plus stricte confidentialité, l'Executive Assistant assure le fonctionnement efficace et efficient du Front-Office du CR, la gestion globale de l'agenda et des besoins logistiques du CR, le maintien des procédures protocolaires, la gestion des flux d'information et le suivi des échéances et des engagements pris.
Responsabilités
Sous l'autorité déléguée, l'Executive Assistant sera chargé des fonctions suivantes :
1. Assurer le fonctionnement efficace et efficient du Front-Office du CR, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
Tenir à jour le calendrier et l'agenda de représentation du Coordonnateur résident, organiser les rendez-vous et réunions du CR, assurer la couverture protocolaire, veiller aux détails logistiques de la participation du CR aux événements, et servir d'interprète et/ou rédiger les comptes rendus de réunions lorsque nécessaire.
Coordonner des documents d'information de haute qualité pour le CR en vue de ses rendez-vous, réunions, événements et missions, et veiller à ce que toute la correspondance et les documents soumis au CR respectent les normes et standards des Nations Unies, y compris les directives ; coordonner les commentaires au nom du CR pour signature et assurer le suivi des actions requises.
Rédiger la correspondance clé, y compris les notes au dossier, les comptes rendus de réunions et les notes verbales, ainsi que la correspondance officielle, selon les besoins.
Gérer les voyages et missions du CR, préparer les demandes de voyage, assurer les réservations de vols et la fourniture d'informations logistiques, et assurer le suivi des rapports de mission et des notes de frais de voyage.
Tenir à jour les listes de
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