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Flexi Personnel Ltd, cabinet de conseil en ressources humaines fondé en 2008 et actuellement l'un des acteurs RH à la croissance la plus rapide au Kenya, recrute un Human Resource Officer pour rejoindre son équipe à Nairobi. Le poste est à temps plein et ouvert aux titulaires d'un BA/BSc/HND ou d'un diplôme.
Le candidat retenu aura la charge de gérer et d'accompagner l'ensemble des activités RH des employés, tout en veillant au respect des lois du travail applicables, des politiques de l'entreprise, des exigences des clients et des procédures internes. Il jouera un rôle de liaison clé entre la société d'externalisation, les organisations clientes, les superviseurs et les employés externalisés, afin que les questions relatives au personnel soient traitées de manière professionnelle, rapide et conforme aux standards de service convenus.
Responsabilités
Gérer l'administration RH quotidienne des employés externalisés affectés à diverses organisations clientes. Tenir à jour des dossiers précis et actualisés des employés, contrats, dossiers personnels et documents RH. S'assurer que les employés reçoivent et comprennent leurs contrats de travail, politiques, procédures et autres documents pertinents. Surveiller les dates de début, de renouvellement, d'expiration, de transfert et de fin de contrat. Coordonner le déploiement, l'intégration, les transferts et les sorties des employés en liaison avec les clients. Répondre aux questions RH des employés et garantir une résolution rapide ou une escalade si nécessaire. Aider à identifier les problèmes de présence ou de congés nécessitant une intervention RH. Assurer la liaison avec le HR Manager pour obtenir les demandes de main-d'œuvre approuvées, les descriptions de poste, les budgets et les besoins de recrutement. Veiller à ce que tous les documents de pré-embauche requis soient obtenus avant l'intégration. Coordonner l'intégration et l'induction des nouveaux employés externalisés. S'assurer que les employés sont correctement présentés aux politiques des clients, aux exigences du lieu de travail et aux procédures RH applicables. Aider à collecter et vérifier les données de paie mensuelles.
Examiner les présences, congés, heures supplémentaires, indemnités, déductions et autres informations liées à la paie avant soumission. Escalader les questions complexes de relations employés au HR Manager en vue de mesures disciplinaires. Répondre aux questions RH courantes des employés de manière professionnelle et rapide. Communiquer clairement les processus et exigences RH aux employés. Assurer le suivi auprès des employés concernant les documents et actions RH en attente. Travailler en étroite collaboration avec les superviseurs et les représentants des clients pour garantir l'exactitude des registres de présence et de congés. Aider à préparer des rapports sur les effectifs, la présence, les congés et les mouvements du personnel. Gérer les équipements de protection individuelle (EPI) remis aux employés. Examiner les présences, heures supplémentaires, indemnités, déductions, congés, nouvelles embauches, sorties et autres données liées à la paie avant soumission. Veiller à ce que les procédures de décharge soient correctement accomplies. Tenir une documentation appropriée à des fins d'audit et de conformité. Exécuter toute autre tâche raisonnablement confiée par le HR Manager.
Qualifications et expérience
Licence ou diplôme en gestion des ressources humaines, administration des affaires, relations industrielles ou domaine connexe. 3 à 5 ans d'expérience RH pertinente, de préférence dans un environnement d'externalisation RH, de dotation en personnel, de recrutement ou multi-clients. L'adhésion à un organisme professionnel RH pertinent sera un atout. Bonne connaissance pratique des lois du travail kényanes et des pratiques RH. Une expérience de la gestion d'employés externalisés ou de comptes clients multiples sera hautement souhaitable. Expérience des processus de paie et des systèmes HRIS. Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel et Word.
Compétences clés
Grand souci du détail et de l'exactitude. Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles sur les employés. Bonnes compétences organisationnelles et de gestion du temps. Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. Solides compétences en suivi et en coordination. Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais. Bonnes compétences en résolution de problèmes et en analyse. Manière professionnelle et accessible. Haut niveau d'intégrité et de responsabilité.
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