Dispatch Assistant - Mombasa

Vivo Energy, licensee de Shell dans 16 pays d'Afrique, recrute un Dispatch Assistant pour son terminal de Mombasa. L'entreprise met en avant la fiabilité de son approvisionnement, son expertise technique et la qualité de son service client, ainsi que des standards de santé et de sécurité parmi les plus exigeants du secteur.

Type de contrat : Temps plein Diplôme requis : Diplôme Localisation : Mombasa Domaine : Logistique

Gérer l'ensemble des opérations de dispatch des carburants, en assurant la documentation de tous les chargements et la libération rapide des camions afin de garantir un temps de rotation efficace et une bonne qualité de service au client.

Responsabilités principales

Contribuer à la réalisation du plan annuel HSSE du terminal de Mombasa en mettant en œuvre les rôles assignés conformément au plan. Ces rôles incluent l'animation des réunions hebdomadaires toolbox des chauffeurs au terminal, la circulation des comptes rendus et le suivi des actions pour garantir leur clôture dans les délais, avec un suivi mensuel.

Réaliser au moins une visite de terrain par semaine et, à cette occasion, effectuer une inspection surprise de camion (incluant la conformité à la checklist d'inspection, le scellement approprié et l'ullage) pour assurer l'efficacité du processus.

Examiner les plans de voyage de tous les camions sous contrat et assurer le suivi des actions correctives.

Renforcer la culture de sécurité au terminal de Mombasa en soutenant les PI et la déclaration d'incidents, selon un objectif d'au moins deux PI par membre du personnel et par mois.

Maintenir à jour les indicateurs de performance du dispatch pour le suivi des améliorations, avec un suivi mensuel.

Atteindre zéro constatation élevée ou grave lors des audits des opérations de dispatch. Assurer la clôture rapide des actions par un suivi continu.

Veiller à ce que le poste de dispatch soit occupé en permanence afin de faciliter une documentation rapide, ordonnée et sans erreur, et d'améliorer les temps porte-à-porte. Maintenir le traitement des ordres de dispatch en moins de 5 minutes et assurer le suivi auprès de l'agent des douanes et des agents C&F pour garantir la libération rapide des véhicules.

Examiner la disponibilité des camions locaux selon le planning afin d'assurer un dispatch dans les délais. Assurer le suivi des actions correctives avec le coordinateur RT et la planification pour optimiser la performance des camions locaux.

Veiller à ce que les ordres de collecte et d'export soient correctement saisis conformément au bon de commande du client, et saisir dans le système les détails du véhicule et du chauffeur conformément aux informations originales de la pièce d'identité du chauffeur. Faire signer le bon de chargement par le représentant autorisé du client ou du transporteur pour confirmer son accord sur les détails, afin de minimiser les erreurs de chargement et les lacunes de contrôle.

Atteindre les objectifs de gestion des stocks en saisissant correctement les commandes et en assurant le suivi de l'émission de tous les avoirs pour les retours de produits, conformément à la procédure, dans la journée de l'opération.

Surveiller les températures de chargement et facturer avec exactitude en permanence. Vérifier les informations auprès du parc de stockage quotidiennement afin de garantir la mise à jour de la température dans SAP toutes les 4 heures.

Veiller à ce que toutes les copies des carnets soient tamponnées par les clients.

Contrôler les bons de livraison et les factures pour toute remarque du client avant de les transmettre à l'archivage. Veiller à ce que les réclamations clients relatives à la qualité ou à la quantité du produit soient traitées et résolues le jour même de la réclamation, avec un retour d'information transmis aux parties prenantes concernées.

Mettre à jour le rapport des marchandises en transit en fin de journée et assurer le suivi des livraisons en retard.

Assurer un suivi hebdomadaire, auprès des transporteurs, de toutes les copies de documents de vente non retournées (livraison non encore confirmée), afin de garantir leur clôture.

Conserver en lieu sûr les registres et documents des opérations de dispatch pour faciliter leur récupération et la piste d'audit, et veiller à ce que la remise pour archivage soit dûment signée.

Renforcer la culture de contrôle et de conformité afin d'atteindre zéro BCI dans les opérations de dispatch.

Fournir rapidement les explications quotidiennes des écarts de compteurs et leur justification.

Maintenir à jour le registre des documents manuels et veiller à leur saisie rapide dès le rétablissement du système. Les documents manuels doivent être conservés sous clé et sous surveillance en permanence.

Développer et entretenir l'esprit d'équipe avec les collègues et les autres interlocuteurs.

Connaissances, compétences et expertise requises

Niveau de formation au moins équivalent au diplôme, de préférence avec une spécialisation en comptabilité ou en ingénierie, et au moins 3 ans d'expérience professionnelle en logistique routière ou ferroviaire dans l'industrie pétrolière.

Bonnes compétences interpersonnelles, avec une capacité avérée à diriger une équipe, à influencer les autres pour atteindre des objectifs collectifs et à interagir avec les clients internes.

Faire preuve d'autonomie, être capable de travailler de manière indépendante pour produire des résultats et être honnête.

Bonnes compétences de communication et esprit d'équipe, avec une approche pratique.

Sensibilité aux besoins de l'entreprise et des clients.

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