Chief of Staff and Board Secretary

Le World Agroforestry Centre (ICRAF) est un institut international dont le siège se trouve à Nairobi, au Kenya. Fondé en 1978, il est spécialisé dans la gestion durable, la protection et la régulation des forêts tropicales humides et des réserves naturelles.

Dans le cadre de ses activités, il recrute un Chief of Staff and Board Secretary en contrat à durée indéterminée (temps plein). Le poste est ouvert aux candidats titulaires d'un MBA ou d'un MSc/MA et relève du domaine juridique et réglementaire.

Executive Advisory and Leadership of the Office of the CEO

Le titulaire du poste fournit des conseils stratégiques au CEO sur les priorités institutionnelles, la séquence des actions, le positionnement, les risques et la préparation des décisions afin de soutenir un leadership exécutif efficace. Il veille à ce que le CEO soit bien préparé pour ses engagements auprès du Conseil, de la direction, du gouvernement et des institutions, au moyen de notes de briefing de qualité, de documents de décision, de points de discussion et d'un suivi structuré.

Il dirige le Bureau du CEO en renforçant la planification du travail, la budgétisation, les systèmes, le contrôle qualité et la circulation de l'information qui permettent une action exécutive dans les délais. Il supervise, encadre et développe le personnel du Bureau du CEO, en fixant des standards clairs d'exactitude, de discrétion, de réactivité et de service au CEO et à la direction institutionnelle. Il sert de lien délégué entre le CEO et l'équipe de direction senior, représente le CEO dans les forums internes à la demande et veille à ce que les messages clés, les engagements et les actions de suivi soient portés. Il assure également la liaison entre le CEO et l'équipe de direction senior et représente le CEO dans les forums internes à la demande.

Board Secretariat and Governance Leadership

Il exerce les fonctions de Board Secretary et de principal interlocuteur du Conseil de fiduciaires et de ses comités, en favorisant une gouvernance efficace, une prise de décision éclairée et une communication claire entre le Conseil, le CEO et la direction. Il pilote l'ensemble du cycle des activités du Conseil et des comités, notamment le calendrier de gouvernance, la fixation de l'ordre du jour, les documents, la logistique, la documentation et le suivi, afin que les réunions soient bien préparées et que les décisions soient exécutées dans les délais. Il veille à ce que les dossiers du Conseil, les résolutions, les procès-verbaux et les tableaux de suivi des actions soient exacts, contrôlés en qualité, diffusés à temps et conservés comme archives fiables des décisions de gouvernance et de leur mise en œuvre.

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Il conseille le CEO et le président du Conseil sur les protocoles de gouvernance, les statuts, les échéances et les exigences de conformité afin de soutenir des opérations du Conseil transparentes, efficaces et alignées sur les politiques. Il supervise les archives de gouvernance et les systèmes numériques de gouvernance, en garantissant un accès sécurisé, un contrôle des versions et une conservation des documents qui soutiennent la mémoire institutionnelle, la responsabilité et la conformité. Il supervise les dépôts statutaires, les audits liés à la gouvernance et les obligations de reporting, en veillant à ce que les exigences institutionnelles de gouvernance soient satisfaites avec exactitude, transparence et dans les délais requis. Il supervise la préparation et le suivi du budget annuel du Conseil, en veillant à ce que les ressources soient planifiées et gérées pour soutenir des opérations efficaces du Conseil et des comités.

Decision Follow Through and Institutional Coordination

Il traduit les décisions du Conseil et des comités en actions de gestion avec des responsables nommés, des échéances et des circuits de reporting. Il tient à jour et rend compte d'un tableau de suivi consolidé des engagements du Conseil, des comités et de l'équipe de direction senior. Il coordonne la préparation des réponses de la direction aux conclusions du Conseil, des audits, de l'assurance et du contrôle interne. Il pilote la coordination entre le Bureau du CEO, l'équipe de direction senior, la Recherche, les Services corporatifs, le Juridique et les Ressources humaines afin que les décisions soient mises en œuvre de manière cohérente. Il alerte le CEO sur les retards, les questions non résolues et les risques institutionnels émergents, avec des propositions de lignes d'action.

Special Initiatives for Institutional Effectiveness

Il dirige ou coordonne des projets spéciaux mandatés par le CEO, notamment le changement organisationnel, la réforme de la gouvernance, la revue des politiques et les questions de risque institutionnel. Il constitue des équipes de travail, conçoit des plans de travail et atteint les jalons convenus entre les fonctions. Il prépare des analyses et des notes d'options sur des questions d'importance institutionnelle, juridique ou réputationnelle. Il soutient les processus au niveau du Conseil, notamment le cycle d'évaluation de la performance du CEO, les revues d'efficacité du Conseil et le recrutement et l'intégration des fiduciaires, en coordination avec le président du Conseil.

Executive and Governance Communications

Il prépare et contrôle la qualité des communications du CEO, du président du Conseil et du Board Secretary afin que les décisions institutionnelles, les questions de gouvernance et les positions officielles soient claires, exactes et formulées de manière appropriée. Il coordonne avec les Communications et la Sensibilisation pour que les communications internes sur les décisions institutionnelles, les résultats du Conseil et les priorités organisationnelles soient opportunes, cohérentes et alignées sur les orientations du CEO. Il garantit la cohérence et la qualité des messages liés à la gouvernance destinés au personnel, aux fiduciaires, aux bailleurs et aux partenaires, en veillant à ce que les communications soutiennent la transparence, la responsabilité et la confiance institutionnelle.

Institutional Representation and Stakeholder Liaison

Il renforce un engagement fiable, réactif et professionnel avec les fiduciaires afin de soutenir une gouvernance efficace du Conseil, une circulation opportune de l'information et une prise de décision bien préparée. Il coordonne les interactions entre le Conseil, la direction senior, les auditeurs externes, les conseils juridiques et d'autres parties externes afin que les questions de gouvernance soient documentées avec exactitude, clairement communiquées et suivies. Il représente le CEO par délégation dans les réunions et engagements, en veillant à ce que les engagements, les risques et les actions de suivi soient consignés, communiqués et portés au service de la mise en œuvre institutionnelle. Il fournit des contributions en matière de gouvernance et d'assurance pour la diligence raisonnable des bailleurs, la conformité institutionnelle et les exigences de partenariat, en veillant à ce que les réponses soient exactes, coordonnées et alignées sur les normes de Landscape Alliance et les bonnes pratiques de gouvernance.

Other Responsibilities

Il identifie et atténue les risques potentiels dans son domaine de travail. Il prend raisonnablement soin de sa propre santé et sécurité au travail ainsi que de celle des autres, comme l'exige la politique de santé et sécurité au travail de Landscape Alliance, et coopère avec Landscape Alliance pour se conformer aux exigences des dispositions légales de santé et sécurité des pays concernés. Landscape Alliance s'engage à garantir la sécurité, le bien-être et la dignité des enfants, des adultes à risque, du personnel, des consultants, des stagiaires, des membres du Conseil et des parties prenantes. Les mesures de sauvegarde et de gestion des risques protègent ces personnes contre les préjudices, les abus, la négligence ou l'exploitation. En cas de préoccupation, Landscape Alliance se réserve le droit de prendre les mesures appropriées pour protéger les personnes et atténuer les risques. Toutes les informations fournies seront traitées de manière confidentielle et conformément aux politiques de sauvegarde et de gestion des risques de Landscape Alliance.

Requirements

Le poste exige un diplôme avancé dans un domaine pertinent, notamment mais sans s'y limiter l'administration publique, le droit, la gouvernance, les relations internationales, les études de développement, les sciences politiques ou le commerce. Une expérience d'au moins 10 ans à des responsabilités croissantes dans la direction d'un bureau exécutif, la gouvernance ou les fonctions de secrétariat de conseil au sein d'une organisation internationale, de recherche, intergouvernementale ou d'une complexité comparable est requise. Le candidat doit avoir démontré qu'il a exercé ou directement soutenu les fonctions de Board Secretary, notamment la fixation de l'ordre du jour, la prise de notes, la rédaction de résolutions et le suivi des décisions au niveau du conseil. Il doit avoir fait ses preuves en matière de conseil aux cadres supérieurs et de traduction de la stratégie et des orientations du conseil en exécution à travers les fonctions. Une expérience de conduite de changement institutionnel, de réforme de la gouvernance ou de projets spéciaux à sensibilité juridique ou réputationnelle est attendue. Le poste requiert une solide maîtrise des principes de gouvernance, des statuts organisationnels, des cadres de conformité et de la surveillance des risques, ainsi qu'une expérience de supervision et de développement du personnel.

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Le candidat doit posséder des compétences exceptionnelles en rédaction, en analyse et en communication, avec la capacité de produire des documents de qualité pour le conseil dans des délais serrés. Il doit maîtriser les plateformes numériques de gouvernance telles que Diligent Boards, ainsi que la suite MS Office. Il doit faire preuve d'une grande intégrité, de discrétion et d'une capacité avérée à traiter des informations confidentielles et sensibles. Il doit avoir un jugement politique sûr et la capacité d'adopter une posture institutionnelle neutre dans des situations contestées. Il doit pouvoir gérer plusieurs priorités sous pression sans perte d'exactitude et travailler efficacement dans des environnements multiculturels et internationaux.

Method of Application

Les candidats intéressés et qualifiés sont invités à

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