Budget, Finance and Procurement Specialist

Notre client gère l'un des plus importants portefeuilles technologiques opérationnels de la mission, couvrant les communications, les systèmes d'information, l'infrastructure, la cybersécurité, le support aux utilisateurs finaux, les services cloud, les technologies de protection des forces, les services géospatiaux et les infrastructures de télécommunications sur plusieurs sites.

La Section technologie de terrain (FTS) gère un budget significatif couvrant les dépenses opérationnelles, les projets d'investissement, les équipements TIC, les licences logicielles, les services de télécommunications, les contrats de maintenance, les services de fournisseurs, les projets d'infrastructure, les services de consultants et les arrangements de soutien contingent. La Section coordonne un volume substantiel d'actions d'approvisionnement, d'activités de gestion contractuelle, de traitement de factures, d'exercices de suivi budgétaire et de besoins de planification financière.

Le Spécialiste budget, finances et approvisionnement apporte un soutien et une supervision de niveau professionnel afin de garantir une gestion financière saine, une utilisation efficace des ressources, l'approvisionnement en temps utile de biens et services, une administration contractuelle appropriée et la conformité aux règlements financiers et d'approvisionnement des Nations Unies.

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Le Spécialiste budget, finances et approvisionnement est chargé de coordonner, suivre et soutenir toutes les fonctions budgétaires, financières, d'approvisionnement et de gestion contractuelle au sein de la Section technologie de terrain.

Le poste garantit que les ressources sont planifiées, allouées, suivies et utilisées efficacement pour soutenir les priorités de la mission, tout en maintenant la conformité aux règlements financiers, aux politiques d'approvisionnement et aux exigences d'audit.

Le titulaire fournit également un soutien analytique à la prise de décision stratégique concernant les besoins de financement, la mise en œuvre des projets, la planification des approvisionnements, la gestion des fournisseurs et la durabilité opérationnelle.

Justification du poste

Le poste de Spécialiste budget, finances et approvisionnement est essentiel pour soutenir le volume et la complexité croissants des activités de gestion des ressources au sein de la Section technologie de terrain. La FTS gère un portefeuille substantiel d'investissements opérationnels et en capital, comprenant l'infrastructure TIC, les systèmes de communication, les licences logicielles, les contrats de maintenance, les services de sous-traitance et les projets de modernisation technologique.

Les décisions budgétaires et d'approvisionnement affectent directement la préparation de la mission, la continuité opérationnelle, la performance des fournisseurs, les délais de mise en œuvre des projets et la conformité financière. Une capacité professionnelle insuffisante dans cette fonction augmenterait le risque de retards d'approvisionnement, de déficits de financement, de lacunes dans la gestion des contrats, d'arriérés de paiement et d'observations d'audit.

Le poste assure une supervision professionnelle critique sur la formulation budgétaire, l'analyse financière, la planification des approvisionnements, la gestion des fournisseurs et la gouvernance financière des projets. Il renforce également la continuité des activités et réduit la dépendance à un nombre limité de personnes soutenant actuellement cette fonction.

La création de ce poste renforcera la responsabilité, améliorera l'utilisation des ressources, consolidera la conformité, soutiendra la mise en œuvre rapide des projets et garantira que les opérations critiques de la FTS continuent de recevoir le soutien financier et d'approvisionnement nécessaire à l'exécution réussie du mandat.

Rattachement hiérarchique

Ce poste n'a pas de rattachement hiérarchique.

Compétences clés

A. Planification et gestion budgétaires

Coordonner la préparation des soumissions budgétaires annuelles et périodiques pour la FTS.

Soutenir l'élaboration des estimations budgétaires, des justifications et des besoins en ressources.

Suivre l'utilisation du budget et les tendances de dépenses sur tous les centres de coûts de la FTS.

Examiner les besoins de financement des projets opérationnels et en capital.

Aider les responsables à élaborer des prévisions budgétaires précises.

Suivre la mise en œuvre des budgets approuvés et des allocations de financement.

Identifier les déficits de financement, les ressources sous-utilisées et les risques budgétaires.

Soutenir les exercices de révision budgétaire et les besoins de réaffectation.

Préparer des rapports de performance budgétaire et des analyses financières.

Conseiller la direction sur l'exécution du budget et les stratégies d'optimisation des ressources.

B. Suivi et analyse financiers

Suivre les engagements, les obligations, les dépenses et les soldes disponibles.

Mener des analyses financières et des examens de l'utilisation des ressources.

Soutenir les activités mensuelles et trimestrielles de suivi de la performance budgétaire.

Analyser les schémas de dépenses et prévoir les besoins futurs.

Identifier les possibilités d'économies et les gains d'efficacité des ressources.

Suivre la conformité aux règlements et procédures financiers.

Soutenir les exercices de rapprochement financier.

Examiner les rapports financiers et valider les informations de financement.

Préparer des synthèses analytiques et des notes d'information pour la direction.

Fournir des orientations financières aux responsables de la FTS et aux équipes de projet.

C. Planification et coordination des approvisionnements

Coordonner les besoins d'approvisionnement à l'échelle de la mission pour la FTS.

Consolider les plans d'approvisionnement de toutes les unités de la FTS.

Garantir le lancement en temps utile des actions d'approvisionnement.

Préparer les calendriers d'approvisionnement et les plans d'acquisition.

Suivre les délais d'approvisionnement et l'état de mise en œuvre.

Coordonner les demandes d'approvisionnement avec les Divisions de la chaîne d'approvisionnement et des achats.

Suivre les jalons d'approvisionnement et identifier les retards.

Veiller à ce que les activités d'approvisionnement soutiennent les priorités opérationnelles.

Aider à élaborer des stratégies d'approvisionnement pour les grands projets technologiques.

Maintenir des mécanismes de suivi et de reporting des approvisionnements.

D. Soutien technique aux approvisionnements

Coordonner l'élaboration des exigences techniques pour les équipements et services TIC.

Aider les unités techniques à préparer les énoncés des travaux (SOW).

Soutenir la préparation des bordereaux quantitatifs (BOQ).

Examiner la documentation d'approvisionnement pour en vérifier l'exhaustivité et la conformité.

Aider à la préparation des documents d'appel d'offres.

Participer aux processus d'évaluation technique lorsque requis.

Coordonner les activités d'approvisionnement liées aux projets d'infrastructure et aux besoins de soutien opérationnel.

Suivre la mise en œuvre des actions d'approvisionnement soutenant les opérations critiques.

E. Gestion des contrats et des fournisseurs

Suivre la mise en œuvre des contrats soutenant les opérations de la FTS.

Suivre la performance des contractants, les livrables et les jalons.

Coordonner l'engagement des fournisseurs et les évaluations de performance.

Soutenir les activités d'administration des contrats.

Suivre l'utilisation des contrats et les dépenses.

Suivre les renouvellements et les dates d'expiration des contrats.

Coordonner les besoins d'avenant aux contrats.

Tenir à jour les dossiers de contrats et les outils de suivi.

Soutenir la résolution des problèmes de performance des fournisseurs.

Veiller au respect des obligations contractuelles.

F. Traitement des factures et coordination des paiements

Coordonner la vérification des factures des fournisseurs et des contractants.

Suivre les délais de traitement des factures et l'état des paiements.

Examiner les pièces justificatives des demandes de paiement.

Effectuer des activités de rapprochement des factures.

Coordonner avec les parties prenantes des Finances et des Achats concernant les problèmes de paiement.

Suivre les factures impayées et les paiements en attente.

Résoudre les écarts liés au traitement des factures.

Garantir la conformité aux procédures de paiement et aux termes contractuels.

Préparer des rapports sur l'état des paiements et les engagements financiers.

G. Gestion financière des projets

Soutenir la gestion financière des projets d'infrastructure TIC et technologiques.

Suivre les budgets, les dépenses et les besoins en ressources des projets.

Suivre la performance financière des projets par rapport aux plans approuvés.

Préparer des rapports d'état financier des projets.

Examiner les besoins de financement des projets et prévoir les besoins futurs.

Soutenir les chefs de projet dans les activités de suivi budgétaire.

Identifier les risques de financement des projets et recommander des mesures d'atténuation.

Tenir à jour les dossiers financiers et la documentation des projets.

H. Gouvernance, conformité et soutien à l'audit

Garantir la conformité aux règlements financiers et d'approvisionnement applicables.

Soutenir les contrôles internes liés aux activités budgétaires et d'approvisionnement.

Aider à la préparation des audits, inspections et examens de supervision.

Suivre la mise en œuvre des recommandations d'audit.

Identifier les risques de conformité et recommander des actions correctives.

Examiner l'efficacité des processus financiers et d'approvisionnement.

Promouvoir la responsabilité et la transparence dans la gestion des ressources.

Soutenir les exigences de reporting de la direction liées à la gouvernance et à la conformité.

I. Analyse de données et reporting

Développer des tableaux de bord budgétaires et d'approvisionnement.

Préparer des rapports financiers et d'approvisionnement périodiques.

Analyser les tendances, les risques et les indicateurs de performance.

Produire des synthèses exécutives pour la haute direction.

Tenir à jour les bases de données d'approvisionnement et financières.

Suivre les indicateurs clés de performance liés à l'exécution du budget et aux approvisionnements.

Préparer des présentations à la direction et des documents d'aide à la décision.

Fournir un soutien analytique aux initiatives de planification stratégique.

J. Coordination des parties prenantes

Assurer la liaison avec les parties prenantes des Achats, des Finances, de la Chaîne d'approvisionnement et du Soutien à la mission.

Coordonner les questions budgétaires et d'approvisionnement avec le Siège et les entités de la mission.

Soutenir la communication entre les unités techniques de la FTS et les fonctions administratives.

Fournir des orientations aux responsables concernant les procédures de gestion des ressources.

Faciliter les réunions d'examen et de coordination liées aux questions financières et d'approvisionnement.

Soutenir les activités de planification transversale et de priorisation des ressources.

Compétences techniques

Formulation et suivi budgétaires

Analyse financière et prévisions

Planification des approvisionnements

Gestion des contrats

Gestion des fournisseurs

Vérification et rapprochement des factures

Reporting financier

Gestion financière de projet

Gestion des risques

Audit et conformité

Analyse de données

Développement de tableaux de bord

Microsoft Excel (avancé)

Power BI

Systèmes ERP (Umoja, SAP ou équivalent)

Gestion d'équipe

Ce poste ne nécessite pas de gestion d'équipe.

Informations complémentaires

Résultats attendus

Le titulaire contribuera aux résultats suivants :

Planification et exécution budgétaires efficaces au sein de la FTS.

Approvisionnement en temps utile des équipements et services critiques pour la mission.

Amélioration de l'utilisation des ressources financières.

Réduction des retards d'approvisionnement impactant les opérations.

Suivi efficace de la performance des contractants et des fournisseurs.

Traitement et rapprochement en temps utile des factures et des paiements.

Amélioration des prévisions financières et du contrôle des dépenses.

Forte conformité aux règlements d'approvisionnement et financiers.

Renforcement du reporting et de l'aide à la décision pour la direction.

Réduction des risques opérationnels liés au financement, aux approvisionnements et à l'administration des contrats.

Accroissement de la transparence, de la responsabilité et de la gouvernance.

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