Grants Admin & Reporting Assistant

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui promeut les droits des enfants et l'égalité pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, souvent entravés par la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination, touchant particulièrement les filles. En collaboration avec les enfants, les jeunes, nos soutiens et partenaires, nous œuvrons pour un monde juste, en attaquant les causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu'à l'âge adulte, et nous leur permettons de se préparer aux crises et à l'adversité, et d'y répondre. Nous impulsons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances. Nous bâtissons des partenariats solides pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes actifs dans plus de 80 pays.

Objectif du rôle

Le rôle d'assistant en administration des subventions et en rapports vise à gérer l'administration complète des subventions (contrats et FAD) conformément aux politiques et procédures organisationnelles, et à administrer la livraison de toute la documentation convenue dans le cadre des subventions (rapports financiers, rapports techniques, études de base, évaluations, documents d'audit ou toute autre documentation pertinente). Ce rôle dessert tous les pays assignés au cluster.

Responsabilités

Administrer la conformité aux exigences des bailleurs de fonds et aux processus et procédures internes. Gérer un calendrier pour assurer la conformité avec tous les accords de bailleurs en attente, y compris les rapports financiers, les rapports techniques de qualité, les données de base, les études clés, les évaluations de projets et les audits. Travailler avec les équipes des bureaux pays et des unités de programme pour constituer un portefeuille de collecte de fonds à long terme et adapté. Mettre en œuvre et assurer la conformité avec un système de gestion documentaire adéquat pour garantir que toute la documentation des subventions est correctement stockée et sauvegardée. Soutenir le développement d'une banque de connaissances sur les exigences et systèmes des bailleurs. Aider à la préparation des données départementales à présenter au CMT/RH/GH/NO pour appuyer les décisions de gestion et montrer les progrès. Coordonner avec les finances la bonne élaboration des documents FAD et de projet. Soutenir les équipes programme et finance, ainsi que les autres parties prenantes internes, pour bien comprendre les conditions des bailleurs et des subventions à respecter. Assurer le suivi de la préparation des rapports techniques et financiers avec les départements clés, coordonner leur révision et garantir leur livraison en temps voulu aux NO et/ou bailleurs. Travailler en collaboration entre les pays du cluster. Fournir un soutien dans les efforts de coordination (principalement au nom des spécialistes) avec les parties prenantes internes (programmes, finances, communications, PMERL, entre autres) pour s'assurer que les projets sont adaptés aux bailleurs selon leurs priorités et exigences. Fournir un soutien pour garantir la qualité des rapports techniques conformément aux normes humanitaires et aux exigences spécifiques des bailleurs. Fournir un soutien administratif pour les processus de conditionnement des propositions. Fournir un soutien administratif aux membres de l'équipe du cluster et du pays. Gestion des comptes : établir et maintenir de bonnes relations avec les bailleurs. Développer et maintenir une image forte et professionnelle de Plan auprès des bailleurs, NO et partenaires, et diriger le profilage et la gestion des relations, y compris au sein de la fédération Plan. Maintenir une communication fluide avec les bailleurs. Informer les bailleurs des changements, modifications ou reformulations de projets selon les directives des bailleurs. Sauvegarde : veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International sur la sauvegarde des enfants et des jeunes et sur l'égalité des genres et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et exigences de la politique, y compris les normes de mise en œuvre et directives applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence pour leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.

Expertise technique, compétences et connaissances

Essentiel : Diplôme de licence dans des domaines liés à l'administration des affaires, aux relations internationales, à la coopération au développement, au marketing et aux ventes, aux sciences sociales ou autres domaines connexes. Minimum de 2 ans d'expérience professionnelle dans des rôles administratifs ou liés à la gestion de subventions, de préférence avec des fonds humanitaires. Expérience dans l'élaboration de rapports aux bailleurs, de préférence humanitaires. Maîtrise de l'espagnol et de l'anglais obligatoire. Compétences exceptionnelles en Word, Excel et PowerPoint. Souhaitable : Expérience avec les cadres logiques.

Localisation : El Salvador, Guatemala

Type de rôle : Personnel de développement des affaires

Salaire : Nous serons heureux de divulguer le salaire et les avantages applicables aux candidats dans le cadre de ce processus, mais veuillez noter qu'il n'est pas possible d'inclure tous les détails ici.

Date de clôture : 8 septembre 2026

Autres informations

L'égalité, la diversité et l'inclusion sont au cœur de tout ce que Plan International défend. Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, offrant des opportunités égales à tous, sans distinction d'âge, de handicap, de réassignation de genre, de mariage et de partenariat civil, de grossesse et de maternité, de race, de religion ou de croyance, de sexe ou d'orientation sexuelle. Plan International repose sur une culture d'inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche de personnes, de pensées et d'idées diverses. Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse notre engagement en faveur de la justice raciale, de l'égalité des genres, des droits des filles et de l'inclusion. Plan International croit que dans un monde où les enfants sont confrontés à tant de menaces, il est de notre devoir de faire tout ce que nous pouvons pour garder les enfants en sécurité. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants que nous rencontrons et que nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.

Formation / Diplômes

Une série de vérifications préalables à l'embauche sera effectuée conformément à la politique de sauvegarde des enfants et des jeunes de Plan International. Plan International participe également au schéma de divulgation des fautes inter-agences. Conformément à ce schéma, nous demanderons aux employeurs précédents des candidats des informations sur toute constatation d'exploitation sexuelle, d'abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel pendant l'emploi, ou sur des incidents en cours d'enquête lorsque le candidat a quitté l'emploi. En soumettant une candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement. Veuillez noter que Plan International n'enverra jamais d'e-mails non sollicités demandant un paiement aux candidats.

[Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally]