Area Coordinator (national)

Acted, organisation humanitaire présente dans 43 pays et soutenant plus de 27 millions de personnes, recrute un(e) Area Coordinator (national) pour coordonner ses activités dans une zone géographique désignée.

Le/la coordinateur(trice) de zone fournit des orientations stratégiques, assure la qualité des programmes et la coordination humanitaire. Il/elle traduit les réalités du terrain en stratégies d'action, stimule la réflexion critique et encadre les équipes. Il/elle représente Acted auprès des autorités locales, des bailleurs, des communautés bénéficiaires et des autres parties prenantes, et gère les protocoles d'accord, les réunions exploratoires avec les autorités locales et les bailleurs.

Membre de l'équipe de direction senior, le/la coordinateur(trice) de zone veille à la qualité des programmes, à la mise en œuvre opérationnelle et à la croissance de la mission, en collaboration avec les coordinateurs de projet. Il/elle supervise les opérations quotidiennes et la sécurité dans sa zone.

Responsabilités :

I. Apport stratégique et réflexion critique

Représenter Acted dans les réunions régionales des clusters des Nations Unies, les hubs humanitaires et les forums d'ONG. Initier et animer des réunions régulières avec les ONG internationales et locales, le plateforme ONG, UN/OCHA, les ONG partenaires, et établir des canaux de dialogue avec les universités locales, les think tanks et les instituts de recherche pour affiner la conception des programmes.

1.1. Réseautage, positionnement et représentation générale :

Participer aux réunions des bailleurs au niveau de la zone et communiquer les informations pertinentes au directeur pays ; établir et maintenir des relations de travail actives avec les autres ONG, agences de l'ONU, clusters, groupes de travail, consortiums, etc. ; établir et maintenir des relations avec les autorités locales et, si nécessaire, les acteurs non étatiques ; obtenir les autorisations nécessaires pour les activités d'Acted ; développer et appliquer la stratégie pays d'Acted au niveau de la zone ; assurer la représentation d'Acted et des relations positives dans la zone, y compris les protocoles d'accord avec les hromadas/oblasts et la participation aux discussions municipales.

II. Débriefing stratégique et analyse des autorités locales

2.1. Analyse du contexte : Assurer une compréhension à jour de la situation socio-économique de la zone, des tendances, des besoins et des lacunes, et de qui fait quoi et où (en utilisant par exemple 4W et d'autres données).

2.2. Mise en œuvre de la stratégie : Jouer un rôle de premier plan dans la mise en œuvre de la stratégie du programme pays dans la zone, identifier les opportunités stratégiques d'expansion, notamment : identifier de nouvelles opportunités et de nouveaux secteurs d'intervention ; consolider et stabiliser la programmation ; examiner l'empreinte géographique et thématique ; veiller à ce que les activités soient pertinentes et répondent aux besoins des bénéficiaires ; identifier la valeur ajoutée d'Acted ; veiller au respect des principes humanitaires ; contribuer à identifier de nouveaux bailleurs, partenaires du secteur privé, ONG nationales et internationales, think tanks, universités, etc. avec lesquels travailler dans la zone, sur la base de la complémentarité et de la valeur ajoutée.

III. Qualité des programmes, coordination interne et plaidoyer

3.1. Qualité, développement et croissance des programmes :

Orientation matricielle : Fournir des orientations opérationnelles et stratégiques aux coordinateurs de projet (et aux gestionnaires si nécessaire), en veillant à ce que la mise en œuvre des projets soit conforme aux stratégies pays et aux engagements des bailleurs.

Résolution de problèmes opérationnels : Identifier les goulets d'étranglement dans la mise en œuvre et faciliter des séances collaboratives de résolution de problèmes interfonctionnels pour débloquer les activités de terrain.

Contribution aux propositions : Fournir des contributions aux notes de concept, propositions et N/CE avec une analyse de terrain de haute qualité, fondée sur des preuves, issue des opérations locales, des interactions avec les hromadas et des réseaux externes.

3.1.1. Développement de propositions : Diriger les évaluations au niveau de la zone pour garantir la pertinence des propositions ; créer et contribuer aux notes de concept en utilisant les connaissances locales ; soutenir le directeur pays et le département développement de projets dans la conceptualisation des propositions (énoncé du problème, cadre logique) dans le cadre de la stratégie pays, régionale et mondiale ; contribuer à la conception du budget et s'assurer que les besoins budgétaires de la zone sont pris en compte.

3.1.2. Suivi de la mise en œuvre des projets : Superviser les gestionnaires/officiers de projet dans la zone si nécessaire, et soutenir la mise en œuvre des projets en résolvant les problèmes et en éliminant les points de blocage ; suivre la réalisation des produits et les taux de consommation budgétaire pour faciliter l'achèvement des projets dans les délais, en examinant les BFU et les rapports de projet ; anticiper et atténuer les risques en veillant à ce que les opérations dans la zone soient conformes aux procédures FLATS d'Acted (finances, logistique, administration/RH, transparence et sécurité) ; veiller à ce que les informations pertinentes sur les projets soient à jour et disponibles pour les rapports ; assurer la coordination et la complémentarité entre les projets dans la zone d'intervention.

3.1.3. Contrôle de la qualité des projets : Assurer la mise en place d'un système MEAL pratique basé sur le terrain pour chaque projet ; effectuer des visites fréquentes sur les sites des projets pour évaluer les activités et assurer une utilisation efficace des ressources ; conseiller les gestionnaires de projet pour adapter les projets en fonction des conclusions du suivi et de l'évaluation ; s'assurer que les mécanismes de retour d'information des bénéficiaires sont en place ; assurer la capitalisation des bonnes pratiques et des leçons apprises pour les projets dans la zone d'opérations, et explorer les options pour apprendre des autres zones et équipes.

3.1.4. Gestion des partenaires : Identifier des partenaires locaux potentiels dans la zone sur la base d'une évaluation de la complémentarité et de la valeur ajoutée ; fournir un soutien aux partenaires dans la mise en œuvre des projets et assurer une mise en œuvre qualitative et en temps voulu des projets par les partenaires, conformément aux exigences d'Acted et des bailleurs.

3.2. Coordination interne et collaboration

Les coordinateurs de zone travailleront en collaboration avec les chefs de département internes, les coordinateurs de projet et la coordination au niveau du siège pour atteindre les résultats de la mission. Ils font partie intégrante des réunions FLATS et SMT.

3.2.1. Coordination interne et gestion du personnel : Faciliter la communication interministérielle et le partage d'informations pour un environnement de travail positif ; assurer la mise en œuvre du mécanisme de coordination d'Acted au niveau de la zone ; veiller à ce que tout le personnel de la zone comprenne et soit en mesure d'exécuter ses rôles et responsabilités liés aux opérations de la zone et fasse le lien avec les chefs de département au siège pour discuter des initiatives d'amélioration ; promouvoir l'esprit d'équipe, la productivité et le bien-être du personnel ; encadrer et soutenir l'équipe pour renforcer les capacités, améliorer l'efficacité et les performances, et suivre la gestion de carrière ; gérer les conflits interpersonnels entre le personnel au niveau de la zone.

3.2.2. Gestion financière : Bien que les budgets soient généralement détenus au niveau du siège, le coordinateur de zone doit être en mesure de conseiller sur les budgets de projet au niveau de la zone pour aider les coordinateurs de projet à éviter les dépenses insuffisantes ou excessives ; collaborer avec les équipes financières et les coordinateurs de projet pour assurer des prévisions budgétaires précises et une gestion efficace des flux de trésorerie ; diriger la préparation et la maintenance du BFU de la zone ; aider à la soumission des rapports TITANIC financiers de la zone, en temps voulu et précis, comme demandé.

3.2.3. Gestion logistique et informatique : Assurer des achats en temps voulu et le respect des règles d'origine et de nationalité au niveau de la zone ; assurer une gestion de la qualité de l'approvisionnement au niveau de la zone ; assurer une gestion appropriée des actifs au niveau de la zone et appliquer la politique d'investissement en actifs ; assurer une gestion appropriée des stocks au niveau de la zone ; assurer des systèmes informatiques appropriés, des sauvegardes de données et une protection contre les logiciels malveillants au niveau de la zone ; assurer des moyens de communication suffisants et fiables au niveau de la zone ; assurer un espace de bureau et de logement approprié selon la taille de l'équipe et la disponibilité du budget ; aider à la soumission des rapports TITANIC logistiques de la zone, en temps voulu et précis.

3.2.4. Gestion administrative et RH : Assurer un recrutement transparent et en temps voulu du personnel national et contribuer au recrutement du personnel international sur demande du siège ; conseiller de manière proactive les chefs de département et la coordination pays sur les structures de dotation adaptées aux besoins de la zone et aux paramètres de financement ; assurer des évaluations de performance régulières et une gestion de carrière pour le personnel au niveau de la zone ; aider à la soumission des rapports TITANIC RH de la zone, en temps voulu et précis, comme demandé ; assurer la soumission en temps voulu et complète des formulaires de sortie.

3.2.5. Gestion de la transparence/conformité : Minimiser le risque de fraude et de corruption en veillant au respect des procédures FLATS d'Acted ; veiller à ce que le personnel soit informé de la politique de transparence et de signalement d'Acted ; veiller à ce que les départements et les équipes prennent les mesures appropriées pour la documentation des départements et des projets, et la téléchargent sur Archive 2.0.

3.2.6. Gestion de la sécurité : Analyser le contexte sécuritaire au niveau de la zone et, en étroite collaboration avec le responsable de la sécurité pays, contribuer à définir, analyser et évaluer les risques ; s'engager avec les parties prenantes clés au niveau de la zone pour assurer l'accès et le soutien aux interventions ; traiter les risques de sécurité et de sûreté en mettant en œuvre les procédures opérationnelles standard définies pour la zone ; veiller à ce que les bureaux et les maisons soient conformes aux normes de sécurité, de santé et de sûreté recommandées ; veiller à ce que tout le personnel de la zone respecte les procédures de sécurité ; veiller à ce que les incidents de sécurité au niveau de la zone soient signalés rapidement au siège.

3.3. Plaidoyer

Le coordinateur de zone doit agir à la fois comme collecteur d'informations pour traitement et utilisation dans les propositions/stratégie pays d'Acted, et comme défenseur de la zone dans les groupes et réunions collectives d'ONG pour discuter et formaliser les problèmes, et soulever les pertinences pour que la coordination pays les suive auprès des organes de l'État si nécessaire.

3.3.1. Plaidoyer : Contribuer à la rédaction de documents de réflexion, de notes de plaidoyer, de communiqués de presse sur les questions humanitaires et de développement pertinentes dans la zone d'opération.

3.3.2. Promotion du réseau Acted : Se tenir au courant et contribuer aux initiatives et tendances mondiales d'Acted, en particulier Impact (REACH), les initiatives du siège (3Zero) et le réseau humanitaire Acted.

IV. Indicateurs clés de performance

Nombre de postes (élus) dans les clusters, groupes de travail, mécanismes de coordination basés dans la zone ; connaissance des partenaires stratégiques et des parties prenantes clés dans la zone, y compris l'analyse, le réseautage, la cartographie des parties prenantes et les relations administratives (gouvernementales) ; nombre de partenariats localisés dans la zone et améliorations cataloguées par le coordinateur de zone et/ou l'équipe des partenariats ; nombre de projets dans la zone et pourcentage de changement par rapport à l'année précédente ; taux de rétention du personnel international et national ; tenue régulière et en temps voulu des réunions de coordination interne et soumission des rapports au directeur adjoint/directeur ; contributions proactives aux rapports des bailleurs et aux notes de concept pour le niveau du siège ; pourcentage de dépenses non éligibles engagées au niveau de la zone et pourcentage de changement par rapport à l'année précédente ; pourcentage de projets dans la zone avec des cibles/indicateurs contractuels atteints ; nombre de plaintes reçues des bénéficiaires et pourcentage de changement par rapport à l'année précédente ; dossiers FLAT complets et envoyés au bureau du siège en temps voulu.

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