PROCUREMENT MANAGER

Procurement Manager – ZamGridCo (Lusaka, Zambie)

ZamGridCo a pour mission de moderniser et d'étendre le réseau national de distribution d'électricité de la Zambie dans le cadre du Programme de résilience du réseau. Créée à la suite d'une opération inédite de conversion de dette en développement entre le gouvernement zambien et la Banque africaine de développement, ZamGridCo est une société privée zambienne à responsabilité limitée par garantie, à but non lucratif. Son siège est à Lusaka. Entité indépendante et juridiquement distincte, elle a pour mandat de canaliser les économies issues de la conversion de la dette vers des investissements et des améliorations du réseau de distribution, conformément au Plan intégré des ressources, au Plan intégré de distribution et aux réformes énergétiques nationales de la Zambie.

Poste : Procurement Manager Département : Juridique Rattachement : Legal & Company Secretary Type de contrat : Temps plein, contrat à durée déterminée

Résumé du poste : Le/la Procurement Manager fait le lien entre la livraison opérationnelle et la conformité juridique. Ce poste privilégie l'intégrité, la transparence et le respect des règles d'approvisionnement des partenaires de développement et des règles nationales applicables. L'objectif de la mission est de soutenir l'employeur dans tous les aspects de l'approvisionnement, de la gestion des contrats et de l'administration de projets liés aux activités financées par des partenaires de développement externes et le gouvernement. Chaque décision d'achat est soumise à l'examen des bailleurs de fonds comme la BAD ou tout autre partenaire de développement, afin de garantir une utilisation appropriée des fonds.

I. Étendue du travail

Le/la Procurement Manager sera membre de l'équipe de mise en œuvre du projet et participera activement à toutes les activités d'approvisionnement et de gestion des contrats menées par le client pour les projets financés par des bailleurs externes et le gouvernement. Les responsabilités incluent, sans s'y limiter :

• Assister à la préparation ou à la mise à jour du manuel de mise en œuvre/procédures du projet, conformément au rapport d'évaluation du projet et à l'accord de prêt.
• Participer à toutes les activités d'approvisionnement et de gestion des contrats requises par le personnel ou les consultants du projet de l'employeur.
• Mettre à jour régulièrement le système de suivi des approvisionnements pour suivre l'avancement.
• Maintenir et réviser le plan annuel d'approvisionnement du projet.
• Gérer et mettre à jour périodiquement le registre des fournisseurs et consultants qualifiés sur la base des annonces de projet et des expressions d'intérêt.
• Préparer la documentation d'approvisionnement, y compris les dossiers d'appel d'offres, les termes de référence, les annonces, les demandes de propositions (RFP) et les spécifications techniques.
• Assurer la publication en temps voulu des avis d'approvisionnement et tenir les registres correspondants.
• Assurer la distribution correcte et en temps voulu des dossiers d'appel d'offres et des RFP aux soumissionnaires.
• Suivre et répondre aux demandes des soumissionnaires, en veillant à ce que toutes les questions soient traitées rapidement et avec précision.
• Organiser et documenter les réunions de pré-soumission.
• Veiller à ce que tous les soumissionnaires reçoivent en temps utile les procès-verbaux des réunions de pré-soumission, les clarifications et les avenants.
• Coordonner et documenter l'ouverture des offres et des propositions.
• Participer à l'évaluation des offres, des propositions et des expressions d'intérêt (EOI), et aider les comités d'évaluation à rédiger les rapports d'évaluation.
• Assurer le suivi de la soumission des rapports d'évaluation des offres aux bailleurs de fonds externes et tenir des registres détaillés.
• Assurer le suivi des lettres de non-objection des bailleurs de fonds externes.
• Assister à la rédaction des contrats et veiller à ce que toutes les exigences en matière d'approvisionnement et de contrat soient respectées avant la signature.
• Tenir des registres organisés des contrats signés et assurer leur distribution à toutes les parties concernées.
• Effectuer toute autre tâche pertinente assignée par l'équipe du projet ou l'employeur.1. Responsabilités principales

a. Conformité réglementaire et préparation aux audits : Veiller au strict respect des réglementations des partenaires de développement et des lois zambiennes applicables. Vous gérez la « piste documentaire » pour prouver une concurrence loyale et des dépenses auditables.

b. Alignement des achats : Aligner les activités d'approvisionnement sur les accords de financement actifs, en veillant à ce que les achats soient dans les limites du budget, des coûts admissibles et de la période de rapport correcte.

c. Gestion des risques : Superviser le suivi des sous-bénéficiaires et gérer les appels d'offres concurrentiels pour les contrats à haute valeur (travaux/services).

d. Gestion de bout en bout du processus : Diriger le cycle de la demande à la négociation du contrat, y compris l'émission des RFP, l'évaluation des offres et la gestion de la logistique pour la livraison du programme.

e. Formation des parties prenantes : Encadrer le personnel du programme sur les politiques d'approvisionnement afin de prévenir les dépenses non conformes sur le terrain.

2. Attentes du rôle

a. Conformité (40 %) : Maintenir le manuel d'approvisionnement et veiller à ce que chaque action respecte les seuils et approbations applicables, qu'ils soient ceux du bailleur, les règles nationales d'approvisionnement de la Zambie lorsqu'elles s'appliquent, ou les limites du manuel lui-même, appliqués selon la source de financement de chaque contrat.

b. Opérations (40 %) : Diriger les sollicitations à haute valeur ; gérer le comité d'évaluation des fournisseurs ; approuver les bons de commande.

c. Rapports (20 %) : Préparer des fichiers prêts pour l'audit ; rendre compte des indicateurs clés de performance (KPI) à la direction ; gérer le registre des immobilisations.

II. Obligations de rapport

Le/la Procurement Manager relèvera directement du coordinateur du projet et collaborera avec les autres entités impliquées dans la mise en œuvre du projet. Il/elle soutiendra la préparation de :

• Rapports d'avancement trimestriels et annuels, comprenant : a. un résumé des activités d'approvisionnement menées au cours de la période de rapport ; b. une liste des services de soutien à l'approvisionnement fournis ; c. une évaluation des étapes clés et des défis rencontrés ; d. tout rapport supplémentaire demandé par le coordinateur du projet.
• Les registres comptables sont corrigés en temps utile après chaque audit.
• Archivage et conformité de tous les documents liés à l'approvisionnement.
• Réaliser des études de marché et préparer des rapports annuels pour évaluer la disponibilité et la capacité des fournisseurs locaux à fournir les biens, travaux ou services requis par le projet.III. Qualifications

Le/la Procurement Manager doit satisfaire aux qualifications minimales suivantes :

• Un diplôme de licence en ingénierie, économie, administration des affaires, administration publique, droit ou un domaine connexe d'une université reconnue.
• Un diplôme de maîtrise ou une certification pertinente en approvisionnement sera un avantage.
• Un minimum de huit (8) ans d'expérience professionnelle générale.
• Une expérience en administration des contrats et en approvisionnement public, y compris une connaissance démontrée des contrats FIDIC, sera un avantage.
• Au moins cinq (5) ans d'expérience en approvisionnement pour des projets financés par la Banque africaine de développement ou d'autres banques multilatérales de développement (BMD), agences multilatérales ou bilatérales de développement, ou d'autres organisations de financement internationales.IV. Compétences et aptitudes

Pour cette mission particulière, l'anglais est requis. Capacité à être flexible, ouvert d'esprit, intègre, orienté client et orienté résultats pour atteindre les objectifs du projet. Compétences efficaces en conseil et en consultation permettant au client de renforcer sa confiance et ses compétences pour traiter les problèmes d'approvisionnement. Une expérience internationale sera un plus. De bonnes compétences en réseautage et un bon jugement sont requis pour travailler en équipe et établir des relations professionnelles avec les spécialistes de l'approvisionnement travaillant sur d'autres projets. Maîtrise des logiciels MS Office standard (Word, Excel, PowerPoint), de préférence combinée à une connaissance et une expérience des systèmes ERP ou d'e-procurement (tels que SAP, Oracle ou équivalent).

[Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally]