Finance & administration manager

Finance & Administration Manager – SSHJM Inclusive Development Programme Zambia

Les Sœurs des Sacrés-Cœurs de Jésus et Marie (SSHJM) est une congrégation internationale de sœurs travaillant dans plusieurs pays, dont l'Ouganda. Le programme de développement missionnaire de SSHJM Ouganda englobe le travail de deux organisations communautaires : Children in Need (CHIN) à Mukono, dans le centre de l'Ouganda, et Women and Children First Organisation (WACFO) dans le district d'Amuru, au nord de l'Ouganda. Children in Need (CHIN), situé en périphérie urbaine de Mukono, est une organisation communautaire mettant en œuvre un programme de développement multisectoriel axé sur la santé inclusive, l'éducation inclusive, les moyens de subsistance résilients face au climat, ainsi que la justice et les droits humains, le tout en soutien aux enfants et jeunes handicapés, à leurs parents, aux jeunes sans emploi et aux femmes vulnérables.

Les Sœurs recherchent une personne dévouée et expérimentée pour diriger le département des finances de SSHJM CHIN et faire progresser la mission de l'organisation.

Intitulé du poste : Finance & Administration Manager

Lieu d'affectation : Mukono, centre de l'Ouganda

Type de poste : Temps plein

Supérieur hiérarchique : Le titulaire du poste relèvera directement du Coordinateur de projet.

Résumé du poste : Le/la responsable des finances et de l'administration jouera un rôle essentiel dans la gestion des opérations financières et administratives de l'organisation. Ce poste garantira des pratiques financières efficaces, la conformité aux normes légales et réglementaires, et une gestion efficace des ressources pour soutenir les buts et objectifs de SSHJM CHIN.

Responsabilités principales :

1. Gestion financière :

• Superviser et gérer tous les aspects financiers du programme Children in Need (CHIN) afin d'atteindre les objectifs organisationnels.

• Suivre les performances financières, analyser les tendances et fournir des informations pour soutenir une prise de décision éclairée.

• Assurer le suivi quotidien de la trésorerie pour garantir clarté, transparence et responsabilité.

• Veiller au respect intégral de la politique financière du programme Children in Need (CHIN) et du manuel comptable des Sœurs des Sacrés-Cœurs de Jésus et Marie, en contrôlant soigneusement toutes les procédures de contrôle.

• Fournir des conseils financiers et un soutien à l'équipe de direction pour renforcer la gestion globale du projet.

• Tenir des livres de comptes précis et à jour pour le programme Children in Need (CHIN).

2. Budgétisation et prévisions :

• Collaborer avec la direction pour élaborer et gérer les budgets, en veillant à leur alignement sur les objectifs organisationnels et les plans stratégiques.

• Appliquer la modélisation financière pour soutenir le développement des affaires, en s'appuyant sur une compréhension claire de l'identité et de la vision de CHIN.

• Aider le personnel départemental à préparer les budgets et suivre les dépenses pour garantir le respect des allocations approuvées.

• Travailler avec l'équipe de direction pour préparer les budgets des activités et des propositions de projets.

• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe IGA pour élaborer des projections détaillées pour les activités génératrices de revenus et préparer des rapports mensuels complets qui suivent les progrès et les résultats.

• Fournir des conseils stratégiques au responsable IGA concernant la faisabilité et l'efficacité des activités génératrices de revenus proposées, en veillant à ce qu'elles contribuent à l'autosuffisance à long terme du projet.

3. Rapports financiers :

• Préparer des rapports financiers précis et opportuns, y compris le grand livre général, la paie, les budgets, les dépenses, les comptes de résultat, les bilans et les états des flux de trésorerie.

• Veiller à ce que toutes les échéances de reporting financier soient constamment respectées.

• Tenir les livres de comptes prêts pour les audits.

• Gérer et mettre à jour le registre des actifs, en surveillant tous les mouvements d'inventaire.

• Produire des rapports financiers mensuels et annuels selon les besoins.

• Assurer la conformité avec les réglementations financières et rendre compte de la performance de la flotte à l'équipe de direction de CHIN.

4. Gestion des risques :

• Identifier et atténuer les risques financiers, en veillant à la conformité avec toutes les réglementations pertinentes.

• Se tenir informé des changements légaux et réglementaires susceptibles d'affecter l'intégrité financière de CHIN.

• Alerter rapidement la direction de toute préoccupation ou irrégularité financière.

5. Leadership d'équipe :

• Diriger et gérer l'équipe financière, en fournissant des orientations et un soutien clairs.

• Favoriser un environnement de travail collaboratif, responsable et professionnel.

• Encourager l'apprentissage continu et le renforcement des capacités au sein de l'équipe.

Qualifications et expérience :

• Une qualification comptable professionnelle telle que CPA(U), ACCA ou équivalent est requise.

• Une expérience dans la gestion de projets financés par des donateurs/clients et les exigences en matière de rapports financiers est hautement souhaitable.

• Une solide compréhension des systèmes financiers, de la budgétisation, de la conformité, de la fiscalité et des processus d'audit.

• Expérience du logiciel comptable QuickBooks.

• Excellentes compétences analytiques et numériques.

• Maîtrise de MS Excel, Word et PowerPoint.

• Minimum de 5 ans d'expérience en gestion financière.

• Solides compétences en gestion du temps, éthique et capacité à traiter des données confidentielles.

Protection de l'enfance :

Notre priorité absolue est la sécurité et le bien-être des personnes avec lesquelles nous travaillons. Nous nous engageons à créer un environnement qui prévient les abus et l'exploitation et nous avons mis en place une série de politiques, notamment en matière de protection, de code de conduite et de mécanismes pour soulever et répondre aux préoccupations. Tout nouveau membre du personnel doit adhérer à ces normes.

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