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Receptionist
Jobberman Third Party, Admin & Office, Full Time, Entry Level.
Formation / Diplômes
Confidentiel. Diplôme minimum requis.
Responsabilités
Ce réceptionniste de niveau débutant est chargé d'accueillir les visiteurs, de répondre à leurs questions, de faire respecter la sécurité avec courtoisie et de réserver un accueil chaleureux à toute personne accédant aux installations. Il ou elle effectuera également des tâches telles que répondre et transférer les appels téléphoniques, trier et classer les dossiers, et exécuter d'autres tâches administratives nécessitant des connaissances de base des systèmes ou des procédures.
Expérience
Niveau débutant. 2 ans d'expérience. Langue requise : anglais. Heures de travail : temps plein, de 8h à 17h.
Localisation
Région d'Accra et Tema, Ghana.
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Responsabilités clés :
Maintient une relation personnelle avec Jésus-Christ. Est un témoin constant de Jésus-Christ, maintient une attitude courtoise et semblable à celle du Christ dans ses relations avec les personnes à l'intérieur et à l'extérieur de Compassion, et soutient fidèlement le ministère de Compassion par la prière.
Agit comme défenseur des enfants. Comprend et fait avancer le mandat du Christ de protéger les enfants. Sensibilise aux besoins des enfants et prend des mesures actives pour aider à protéger contre la négligence, les abus et l'exploitation des enfants. Favorise la dignité, le respect, le traitement positif et le potentiel des enfants en toutes circonstances. Encourage l'implication des autres pour aider les enfants dans le besoin. Signale et soutient de manière appropriée les réponses aux incidents de préjudice causés aux enfants s'ils se produisent.
Accueille les visiteurs en les saluant, les accueillant, les orientant et les annonçant de manière appropriée.
Répond, filtre et transfère les appels téléphoniques entrants tout en fournissant des informations de base si nécessaire.
Maintient la sécurité en suivant les procédures et en contrôlant l'accès. Surveille le registre et délivre des badges visiteurs.
Reçoit et trie le courrier, les livraisons et les coursiers quotidiens.
Peut effectuer d'autres tâches administratives légères si les
le permettent. Aide à la planification des réunions, des rendez-vous et des voyages.
Gestion de la réception.
Fournir un soutien administratif au Directeur National si nécessaire.
Rédiger et modifier des rapports si nécessaire.
Fournir un soutien au département de soutien aux entreprises et au personnel.
S'assurer que tous les visiteurs reçoivent des badges visiteurs avant d'entrer dans le bureau.
S'assurer que les portes d'entrée du bureau principal sont toujours verrouillées.
Donner accès de manière appropriée aux visiteurs filtrés au bureau principal.
Recevoir et trier le courrier quotidien, les colis et autres livraisons faites à la réception.
S'assurer que les zones des imprimantes et des photocopieurs sont rangées.
Signaler toutes les pannes au technicien des installations pour une attention immédiate.
Gestion de la base de données d'entreprise.
Gérer la base de données des fournisseurs de l'entreprise.
Mettre à jour mensuellement la base de données des fournisseurs avec les approbations du SBS et du SMBS.
Préparer un calendrier des tarifs d'entreprise pour tous les hôtels – voyages locaux.
Consolider le calendrier des tarifs d'entreprise pour tous les autres fournisseurs utilisés par Compassion.
Agir comme liaison entre Compassion et Telecel pour traiter les échanges de cartes SIM pour les FCP et le personnel du bureau national.
Arrangements de voyage.
Gérer les réservations pour tous les voyages locaux, c'est-à-dire l'hébergement, les repas si nécessaire.
Préparer un calendrier pour tous les fournisseurs / paiements impayés à accumuler et à soumettre à l'assistant administratif principal pour compilation.
Mise en place du thé.
S'assurer que la mise en place du thé pour les réunions est faite à temps.
Les salles de conférence sont nettoyées pour les réunions sans rendez-vous.
Gérer les salles de conférence.
Critères de niveau
Niveau S1.
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Développe des compétences pour effectuer des activités de base dans son propre travail.
Comprend comment les tâches assignées s'intègrent avec celles des autres dans l'équipe.
N'a pas de responsabilités de supervision.
Utilise des procédures existantes pour résoudre des problèmes simples ; a une opportunité limitée d'exercer un jugement.
Impacte la précision de son propre travail ; reçoit une supervision étroite ; les tâches sont clairement définies, et les méthodes et tâches sont décrites en détail.
Utilise des compétences en communication et la courtoisie commune.
Qualifications
A une relation personnelle avec Jésus-Christ.
Culture
Responsable de soutenir, de respecter et de s'engager dans les « comportements culturels » fondamentaux de Compassion dans toutes les communications et relations internes et externes.
Éducation
Diplôme d'études secondaires.
Diplôme en administration des affaires, technologie ou discipline connexe.
Expérience professionnelle
2 ans d'expérience sont requis.
Licences et certifications
Une éducation, une formation et/ou une certification équivalentes peuvent être substituées à l'expérience et à l'éducation indiquées ci-dessus.
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Environnement de travail : bureau – environnement de bureau standard.
Exigences physiques : position assise, debout et/ou marche jusqu'à 8 heures par jour.
Exigences de déplacement : aucun déplacement requis pour ce poste.
Lieu : le candidat doit être dans et autour de la zone de Haatso, Madina, East Legon.
Salaire : attractif.
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Contexte du poste COMIFAC recherche un(e) Réceptionniste pour assurer l accueil des visiteurs et gérer les communications téléphoniques. Vous serez le premier point de contact de l entreprise, garantissant un accueil courtois et professionnel. Missions Accueillir et orienter les visiteurs de manière polie et profession
COMIFAC recrute un(e) Réceptionniste pour son bureau. En tant que premier point de contact pour les visiteurs, vous serez chargé(e) de les accueillir avec courtoisie et professionnalisme. Missions principales : Répondre et orienter les appels téléphoniques Distribuer le courrier entrant et sortant Assurer l accueil des