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L'Administrative Officer coordonnera la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et performants pour le bureau de la Syrie, en soutien à la mission de Catholic Relief Services (CRS) qui est de servir les personnes pauvres et vulnérables. L'Administrative Officer contribuera à garantir une gestion responsable des ressources et une approche de service de haute qualité intégrée dans les systèmes, politiques et procédures administratives. Le poste est ouvert au personnel national et sera basé à Damas.
Missions et responsabilités clés
Coordonner et rendre compte des activités et des ressources nécessaires pour assurer une prestation de services rentable et de qualité à partir des fonctions de soutien administratif.
Veiller à ce que les systèmes, processus et politiques administratifs soient conformes aux normes de l'agence et aux réglementations des donateurs et de la législation locale.
Collaborer avec les parties prenantes externes concernées (responsables gouvernementaux, propriétaires, prestataires de services, etc.) sur les questions administratives assignées et contribuer à ce que les autorisations et documents requis soient à jour.
Coordonner l'utilisation efficace des actifs du CP et des installations louées. Contribuer à garantir un approvisionnement entièrement conforme des matériels de bureau et des systèmes de gestion des actifs.
Aider à identifier les problèmes de sécurité et assurer un environnement de travail sûr et sain.
Coordonner la fourniture de services de voyage et de logistique au personnel et aux visiteurs.
Coordonner les activités de planification d'événements, y compris les visites de délégations, les formations et les ateliers.
Faciliter le traitement et le paiement des factures des fournisseurs en temps opportun.
Suivre les demandes de maintenance et veiller à ce que les problèmes de maintenance du programme pays et de la maison d'hôtes soient traités en temps opportun.
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Diplôme d'études secondaires requis. Un diplôme de licence en administration des affaires ou dans un domaine pertinent est préféré.
Expérience
Minimum de 3 à 5 ans d'expérience professionnelle dans des fonctions de soutien administratif, avec des responsabilités croissantes.
Qualifications préférées
Une expérience avec une ONG locale ou internationale (ONG/INGO) est un plus.
Formation / Diplômes
Une formation supplémentaire peut compenser une partie de l'expérience.
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Expérience et compétences avancées dans les logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et les systèmes de gestion de l'information.
Forte capacité d'organisation et de planification.
Excellentes compétences en communication, en réseautage, en négociation et en relations interpersonnelles.
Connaissances, compétences et aptitudes
Bonnes compétences en planification, organisation et gestion du temps.
Forte orientation service client avec de très bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité.
Proactif, ingénieux, axé sur les solutions et les résultats.
Langues requises : Le candidat doit parler couramment l'arabe et avoir une bonne connaissance de l'anglais.
Déplacements : Doit être disposé et capable de voyager jusqu'à 20 %.
Responsabilités de supervision : Non
Compétences de l'agence (pour tout le personnel de CRS) :
Responsabilité personnelle – Assume constamment la responsabilité de ses propres actions.
Agit avec intégrité – Modèle constamment des valeurs alignées sur les principes directeurs et la mission de CRS. Est considéré comme honnête.
Établit et maintient la confiance – Fait preuve de cohérence entre les paroles et les actions.
Autres informations
Collabore avec les autres – Travaille efficacement dans des équipes interculturelles et diverses.
Ouvert à l'apprentissage – Recherche des expériences qui peuvent changer sa perspective ou offrir une opportunité d'apprendre de nouvelles choses.
Compétences en leadership de l'agence :
Mener le changement – Cherche constamment des moyens d'améliorer l'agence à travers une culture d'agilité, d'ouverture et d'innovation.
Développe et reconnaît les autres – Renforce la capacité du personnel à atteindre son plein potentiel et à améliorer les performances de l'équipe et de l'agence.
Mentalité stratégique – Comprend son rôle dans la traduction, la communication et la mise en œuvre de la stratégie de l'agence et des priorités de l'équipe.
CRS s'engage à protéger les participants au programme, les membres de la communauté, le personnel et les bénévoles contre toutes formes d'exploitation et d'abus. Le candidat retenu est tenu de signer et de respecter le Code de conduite de CRS.
Les procédures de recrutement de CRS reflètent notre engagement à protéger les droits et la dignité de toutes les personnes - en particulier les enfants et les adultes vulnérables - pour qu'ils vivent à l'abri des abus et des préjudices.
Responsabilités
Avertissement : Cette description de poste n'est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
CRS est un employeur offrant l'égalité des chances.
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