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Nekses Investments Limited, à travers son site FUGAZI II situé à Kumusanvu, recherche un(e) réceptionniste professionnel(le) et assistant(e) administratif(ve) pour renforcer son équipe. Ce poste clé consiste à assurer une première impression professionnelle en gérant les opérations de la réception, notamment l'accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques et l'orientation des appels vers les membres du personnel appropriés. Vous serez également chargé(e) de tâches administratives telles que la tenue des registres de visiteurs, le traitement du courrier et la coordination des réservations de salles de réunion.
Des compétences en communication verbale et écrite sont essentielles, ainsi qu'une maîtrise des logiciels bureautiques et la capacité à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique. Vos compétences organisationnelles et votre souci du détail seront déterminants pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
En tant que principal représentant de l'entreprise, vous accueillerez les visiteurs et répondrez aux appels entrants avec une attitude chaleureuse et courtoise, garantissant une impression positive pour tous ceux qui interagissent avec l'organisation. Vous gérerez le standard téléphonique multi-lignes, orienterez les appels vers les bonnes extensions ou prendrez des messages pour une transmission rapide via le système de messagerie interne. Vous accueillerez les visiteurs professionnellement, déterminerez la nature de leur visite et les dirigerez vers le personnel ou le département approprié. Vous veillerez à ce que la zone de réception reste toujours propre, bien organisée et accueillante. Vous tiendrez à jour les registres des visiteurs, distribuerez les badges et veillerez au respect des protocoles de sécurité établis. Vous fournirez des informations précises et rapides aux employés, clients, partenaires externes et parties prenantes concernées, et répondrez aux demandes, plaintes et requêtes de manière professionnelle et pleine de tact. Vous gérerez le courrier entrant et sortant, les livraisons et les colis en les recevant, les triant et les distribuant aux destinataires appropriés en temps utile, ainsi que les expéditions sortantes pour enlèvement. Vous aiderez à la gestion de la documentation, à l'organisation des fichiers et à l'exécution de tâches de secrétariat telles que la photocopie et la numérisation. Vous coordonnerez les réservations de salles de réunion et fournirez l'assistance nécessaire pour les réunions internes.
Vous apporterez un soutien aux équipes RH et administratives en facilitant les initiatives de bien-être du personnel, en planifiant les rendez-vous et en gérant la documentation. Vous serez responsable de la tenue de registres précis et à jour de tous les visiteurs, fournisseurs et prestataires de services. Vous tiendrez des registres méticuleux des appels téléphoniques entrants et sortants, des messages et des opérations de la réception afin de garantir une documentation complète et un suivi efficace du travail. Vous maintiendrez une apparence soignée et professionnelle conforme aux normes de service client de l'entreprise. Vous respecterez une stricte confidentialité et ferez preuve de discernement lors du traitement d'informations sensibles.
Le poste peut nécessiter des déplacements fréquents vers divers endroits hors du bureau. Des communications régulières avec des représentants gouvernementaux sont prévues. Des périodes de travail prolongées peuvent être nécessaires pour remplir efficacement les responsabilités. Des gardes occasionnelles peuvent être requises. Le poste exige une endurance physique et une concentration mentale soutenues pour répondre aux exigences du rôle. Les candidats doivent posséder une capacité d'engagement cognitif élevé et la capacité de maintenir des performances optimales sous pression. Ils doivent faire preuve de résilience et de sang-froid dans des conditions stressantes et des environnements à haute pression. Le candidat doit démontrer une bonne santé mentale et une capacité à gérer ces exigences.
Une utilisation régulière de l'ordinateur est nécessaire, car la plupart des tâches impliquent de travailler sur des écrans. Le rôle exige une attention soutenue, nécessitant un environnement sensoriel stable pour des performances optimales. Qualifications, compétences et expérience : Un diplôme de licence minimum dans un domaine pertinent, tel que l'informatique, l'ingénierie ou les technologies de l'information, est requis. Les candidats doivent posséder au moins trois ans d'expérience professionnelle dans un rôle similaire, avec une expérience avérée en gestion de projet et en leadership d'équipe. Une maîtrise des logiciels et outils standard de l'industrie, ainsi que de solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, est essentielle. D'excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles sont nécessaires pour collaborer efficacement avec les parties prenantes à tous les niveaux. La connaissance des tendances actuelles et des meilleures pratiques dans le domaine est hautement souhaitable. De plus, une certification dans une discipline pertinente peut être préférée. Un diplôme en administration des affaires, en études de secrétariat ou en gestion de la réception, ou un domaine équivalent, est requis. Un minimum de deux ans d'expérience professionnelle dans un poste en
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