Venezuela: Asistente de Reportes e Informes de Avance de Proyectos (Caracas)

La Cruz Roja Venezolana (CRV) es una organización humanitaria cuyo mandato es salvar vidas y mejorar las condiciones de las personas en situación de vulnerabilidad. Como parte del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja, brinda asistencia oportuna en emergencias, desastres y contextos de necesidad humanitaria.

Guiada por sus Principios Fundamentales—Humanidad, Imparcialidad, Neutralidad, Independencia, Voluntariado, Unidad y Universalidad—la CRV actúa como auxiliar de los poderes públicos en el ámbito humanitario, trabajando para reducir el sufrimiento humano sin distinción de raza, género, religión o ideología. Su labor abarca la atención médica de emergencia, el fortalecimiento de la resiliencia comunitaria, la capacitación en primeros auxilios, la respuesta a desastres y la promoción de la salud y el bienestar.

A través de una red de voluntarios altamente comprometidos, la CRV moviliza recursos de manera eficiente y eficaz para estar presente donde más se necesita, cuando más se necesita. Su labor se fundamenta en la solidaridad, el respeto a la dignidad humana y el compromiso con la protección de la vida en todas sus formas.

Si deseas formar parte del equipo y hacer la diferencia, te invitamos a sumarte.

¿Cómo puedes hacer la diferencia? Funciones clave / Responsabilidades

El/La Asistente de Reportes e Informes de Avance de Proyectos será responsable de apoyar la planificación, coordinación, elaboración, consolidación y seguimiento de los informes narrativos, reportes de avance y demás productos de información requeridos por los proyectos y operaciones de la Cruz Roja Venezolana, con especial énfasis en la respuesta institucional al terremoto.

Su trabajo comprenderá dos ámbitos complementarios:

El seguimiento al cumplimiento del calendario de reportes y demás compromisos de información establecidos en los acuerdos con donantes, socios y la Federación Internacional;

El apoyo a la recopilación, consolidación, revisión y control de calidad de la información técnica y programática necesaria para la elaboración de informes de avance, reportes narrativos y otros productos institucionales.

La persona contribuirá a asegurar que los reportes e informes sean elaborados con información oportuna, consistente y de calidad, facilitando la rendición de cuentas ante donantes, socios, autoridades y otros actores del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, así como apoyando la toma de decisiones y el seguimiento de la implementación de los proyectos.

Funciones y responsabilidades

1. Coordinación del proceso de reporte

Elaborar y mantener actualizado el calendario institucional de informes de avance, reportes narrativos y demás productos de información requeridos por los proyectos y operaciones, conforme a los cronogramas establecidos con donantes, la Federación Internacional y otros socios.

Dar seguimiento al proceso de cumplimiento de los plazos de reporte y alertar oportunamente a la supervisión y a los equipos responsables sobre riesgos de retraso o incumplimiento.

Apoyar la coordinación con las direcciones nacionales, sectores técnicos, programas, proyectos, filiales y demás áreas involucradas la recopilación oportuna de la información requerida para la elaboración de los distintos reportes.

Facilitar el proceso de revisión, validación y aprobación de los informes, asegurando la incorporación de las observaciones formuladas por las instancias correspondientes antes de su presentación final.

Mantener una matriz actualizada de seguimiento del estado de elaboración, revisión, aprobación y entrega de cada reporte.

2. Elaboración y consolidación de informes

Consolidar la información técnica, programática y operativa suministrada por las distintas áreas responsables.

Elaborar borradores de informes narrativos, informes de avance, reportes periódicos, fichas informativas, resúmenes ejecutivos y otros productos de información requeridos por los proyectos y operaciones.

Verificar la coherencia entre la información narrativa, los indicadores reportados, las actividades ejecutadas, los resultados alcanzados y los medios de verificación disponibles.

Dar seguimiento a la incorporación de comentarios y ajustes derivados de los procesos internos de revisión hasta obtener las versiones finales de los documentos.

Adaptar los contenidos de los informes a los formatos, lineamientos y requerimientos específicos establecidos por cada donante o socio.

3. Control de calidad y gestión documental

Revisar la calidad, consistencia, claridad y completitud de los informes antes de su presentación.

Verificar que los reportes cumplan con los estándares institucionales de redacción, presentación y calidad de la información.

Identificar vacíos, inconsistencias o información pendiente y coordinar con las áreas responsables su corrección o complementación.

Organizar y mantener actualizado el repositorio documental de los informes, versiones de trabajo y medios de verificación que respalden la información reportada.

Mantener un adecuado control de versiones de los documentos durante todo el proceso de elaboración y revisión.

4. Apoyo a la gestión de información para el reporte

Preparar tablas, gráficos, cuadros, mapas, infografías y otros insumos que faciliten la presentación y comprensión de la información incluida en los informes.

Apoyar la consolidación y organización de datos provenientes de distintas fuentes institucionales para facilitar la elaboración de reportes.

Contribuir a la estandarización de plantillas, formatos y herramientas utilizadas para la preparación de informes de proyectos y operaciones.

Apoyar el fortalecimiento de los flujos internos de recopilación y validación de información para mejorar la oportunidad y calidad de los reportes.

5. Apoyo a la rendición de cuentas y al cumplimiento de compromisos con donantes

Apoyar la elaboración de los informes requeridos por los donantes que financian los proyectos y operaciones de la Cruz Roja Venezolana, con especial énfasis en la respuesta institucional al terremoto.

Dar seguimiento al cumplimiento de los compromisos de reporte establecidos en los acuerdos de financiación y mantener informada a la supervisión sobre el estado de cada uno de ellos.

Preparar insumos documentales para reuniones de seguimiento, revisiones programáticas, auditorías, visitas de donantes y otros procesos de rendición de cuentas.

Contribuir al fortalecimiento de los procesos institucionales de reporte mediante la identificación de oportunidades de mejora y la documentación de buenas prácticas relacionadas con la gestión de informes.

6. Protección de la información

Garantizar que la información utilizada en los procesos de elaboración de informes sea tratada conforme a las políticas institucionales de confidencialidad, protección de datos personales y gestión responsable de la información.

Promover la aplicación del principio de No Hacer Daño en el manejo y difusión de información relacionada con personas, comunidades y operaciones humanitarias.

Resultados esperados del cargo

Calendario institucional de reportes e informes de avance actualizado y monitoreado, asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos con donantes, la Federación Internacional y otros socios.

Informes narrativos, reportes de avance y demás productos de información elaborados, revisados y entregados oportunamente, conforme a los estándares institucionales y los requisitos de cada donante.

Procesos de recopilación, revisión y validación de información coordinados eficazmente entre las diferentes áreas, proyectos y sectores técnicos.

Repositorio documental de informes, versiones y medios de verificación organizado y actualizado.

Productos de información (tablas, gráficos, resúmenes ejecutivos e insumos técnicos) preparados para apoyar la elaboración de informes y la comunicación con donantes y otros socios.

Riesgos de retraso, vacíos de información o incumplimientos en los compromisos de reporte identificados y comunicados oportunamente a la supervisión para su gestión.

Reporte

El/La Asistente de Reportes e Informes de Avance de Proyectos reportará a la coordinación de Planificación, Monitoreo, Evaluación y Reporte (PMER).

Lugar de trabajo

El cargo se desarrollará bajo una modalidad de trabajo híbrida, combinando actividades presenciales y teletrabajo, de acuerdo con las necesidades operativas, las directrices institucionales y las instrucciones de la supervisión inmediata.

Requisitos para calificar

Para calificar para esta posición, las personas postulantes deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Título universitario en ciencias sociales, administración, relaciones internacionales, comunicación social, estadística, gestión de proyectos o áreas afines.

Experiencia mínima de tres años en la elaboración de informes, gestión de información, seguimiento de proyectos o reporte de programas humanitarios, de desarrollo o de cooperación internacional.

Experiencia en la preparación de informes narrativos, reportes de avance y otros productos de información dirigidos a donantes, socios o instancias institucionales.

Experiencia en la consolidación, validación y organización de información proveniente de diferentes áreas, proyectos y equipos de terreno.

Conocimiento de gestión basada en resultados y capacidad para interpretar indicadores, metas y avances de proyectos para su adecuada presentación en informes.

Capacidad para analizar información cuantitativa y cualitativa, verificando su consistencia, integridad y calidad antes de su incorporación en los reportes.

Manejo avanzado de Microsoft Excel, Microsoft Word y PowerPoint.

Excelente capacidad de redacción técnica, síntesis y organización de documentos institucionales.

Capacidad para planificar y organizar el trabajo, gestionar múltiples prioridades y cumplir plazos estrictos, especialmente en contextos de emergencia.

Excelentes habilidades de comunicación, coordinación y trabajo en equipo.

Capacidad para manejar información confidencial y datos personales de conformidad con las políticas institucionales de protección de datos y el principio de No Hacer Daño.

Compromiso con los Principios Fundamentales del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja.

Se valorará

Experiencia en la elaboración de informes para la Federación Internacional, agencias, organismos de cooperación o donantes institucionales.

Conocimiento de los procesos de gestión de proyectos financiados por donantes y de los requisitos de reporte asociados.

Experiencia en operaciones de respuesta a emergencias o desastres.

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