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En consultation avec le Directeur Général, le rôle est responsable, sans s'y limiter, des éléments suivants :
Soutien administratif : Gérer le calendrier du Directeur Général, y compris les réunions, les rendez-vous et la logistique des voyages. Rédiger, éditer et relire la correspondance exécutive, les rapports, les présentations et les documents connexes. Soutenir les activités de recrutement pour le personnel administratif junior (par exemple, les embauches temporaires) et assister dans les renouvellements de contrats et la compilation de données. Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques bien organisés pour faciliter la récupération des documents.
Communication : Filtrer et acheminer les appels téléphoniques, les e-mails et la correspondance entrants vers les départements appropriés. Communiquer professionnellement avec les départements internes, les parties prenantes et les partenaires externes au nom du Directeur Général. Aider à la mise en forme et à l'édition des documents du Conseil et assurer un soutien de secrétariat en temps opportun pour les réunions. Préparer et distribuer des procès-verbaux précis et suivre les actions de suivi.
Gestion de bureau : Surveiller et maintenir les fournitures et l'équipement de bureau pour le bureau exécutif. S'assurer que le personnel administratif dispose des ressources nécessaires (papeterie, équipement, etc.). Coordonner la logistique pour les réunions exécutives, les événements et les conférences. Superviser les évaluations de performance trimestrielles pour le personnel administratif. S'assurer que les dépenses en fournitures et en besoins de bureau restent dans le budget approuvé.
Confidentialité et discrétion : Manipuler et stocker les documents confidentiels en toute sécurité. Maintenir une stricte confidentialité dans toutes les interactions avec les cadres et les informations sensibles de l'entreprise.
Rapports et coordination : Préparer des rapports, des présentations, des notes d'information et du matériel connexe. Suivre les actions et s'assurer que les suivis sont effectués en temps opportun. Aider à compiler des données pour les budgets, les prévisions et les rapports périodiques. Effectuer toutes autres tâches assignées par le superviseur.
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🎯 Responsabilités Job : req38037 Organization: World Bank Sector: Administration/Office Support Grade: GC Term Duration: 3 years 0 months Recruitment Type: Local Recruitment Location: Lusaka,Zambia Required Language(s): English Preferred Language(s): English Closing Date: 8/27/2026 (MM/DD/YYYY) at 11:59pm UTC Descript
🛠️ Compétences requises We are seeking a sharp, proactive, and highly organized Executive Assistant (EA) to serve as the strategic right hand to our Executive Director. This is not a passive, gatekeeping role; it is an active partnership. You will be the primary point of contact for internal and external stakeholders,
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