SSA - Assistant Travel & Protocol -GS.5 (MVE-Bunia)

Contexte et justification

Raison d’être du poste : Le poste a pour but de fournir des services spécialisés en matière de Travel et Protocol au Programme d’interventions sanitaires d’urgence (WCO), en faisant office de point focal du personnel et d’assurer le plus haut niveau d’intégrité conformément à la réglementation, aux règles et procédures de l’OMS relatives à la responsabilité. Le titulaire sera déployé au service des interventions d’urgence en cas de besoin.

Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiats : Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.

Description des tâches

L'Assistant Travel & Protocole rend compte au Chargé des Opérations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :

I. Travel

1. Organisation des voyages et des réunions : initier et gérer les plans de réunion dans le GSM ; initier et gérer les requêtes de voyages pour les réunions et missions officielles ; gérer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les réunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.

2. Assurer la conformité et le respect des politiques liées au voyage ; assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions.

3. Initier et faire le suivi des requêtes de voyages officielles dans le système.

4. Gérer les demandes de réservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission à Goma. À cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise à jour des informations sur les hôtels et sites d'hébergement répondant aux critères de sécurité des Nations Unies à Goma.

5. Veiller à informer le staff de toutes les modifications apportées aux SOP dans le cadre des voyages.

6. Assister l'ensemble du personnel dans la mise à jour et la soumission des plans de voyage dans le système et dans la soumission des claims dans les délais.

7. Assister dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d'informations en cas de besoin.

8. Faire le suivi avec les collègues de l'Unité Travel Procurement des autres pays, du bureau régional et du Siège pour les formalités liées aux déplacements des staffs et du personnel du Ministère en mission dans le cadre des activités financées ou suivies par le Bureau de l'OMS à Goma.

9. Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations liées aux voyages.

10. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

II. Protocole

Initier et faire le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultants en mission à Goma. Initier et faire le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel auprès de l'UNDSS. Assurer la facilitation pour les voyages officiels de Monsieur le Représentant et de tout autre personnalité en visite à Goma. Assurer le suivi des relations entre le Bureau de l'OMS à Goma et le Ministère des Affaires Étrangères pour toutes les procédures liées aux activités du bureau et nécessitant leur intervention. Produire une situation hebdomadaire des visas et arrivées et départs du bureau et assurer la coordination avec la logistique pour le transport et l'hébergement des staffs et/ou consultants en mission à Goma. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

Qualifications requises

Éducation : Essentielle : Diplôme d'études secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion. Désirable : Bac 2 en Administration et en gestion.

Expérience : Essentielle : Au moins 5 années d'expérience dans une institution publique ou privée reconnue. Désirable : Expérience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des voyages au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.

Compétences : Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il/elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.

Compétences OMS : Travail en équipe, Respect et promotion des différences individuelles et culturelles, Communication, Respect et promotion des différences individuelles et culturelles, Assurer l'utilisation efficace des ressources.

Langues : Essentielle : Une excellente connaissance du Français et une bonne connaissance de l’anglais sera un atout.

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