Administrative Assistant

Administrative Assistant

Forbes Marshall

Type de contrat : Temps plein

Qualification : BA/BSc/HND

Expérience : 4 - 8 ans

Lieu : Non précisé

Le membre fera partie de l'équipe Forbes Marshall Kenya et jouera un rôle clé dans le soutien des activités administratives, financières et opérationnelles au niveau de la succursale. Le poste offre une exposition au travail avec des membres en Inde et d'autres entités internationales, contribuant à des opérations de succursale fluides et efficaces.

Responsabilités

Jouer un rôle actif dans le bon fonctionnement quotidien du bureau Kenya en gérant les tâches administratives de routine et en soutenant les activités générales du bureau de manière organisée et professionnelle.

Contribuer aux activités de comptabilité et de finance via l'enregistrement des factures, la documentation et les rapprochements de base, tout en soutenant les rapports statutaires et internes avec les conseils du siège social.

Participer aux activités liées aux commandes telles que la saisie des commandes, la documentation, la facturation et le suivi des matériaux pour aider à garantir une livraison rapide aux clients.

Tenir des dossiers et une documentation précis, et contribuer aux processus internes liés à la conformité, au reporting et aux exigences d'audit.

Soutenir les activités liées aux fournisseurs et aux clients, y compris le partage de factures, les enregistrements de paiement et les suivis dans le cadre des opérations régulières du bureau.

Fournir un soutien administratif quotidien pour le traitement de la paie, les dossiers des membres, la documentation d'assurance et les notes de frais du personnel.

Gérer les arrangements de voyage, les réservations d'hébergement, les tâches liées aux opérations bancaires et apporter un soutien pour les événements clients et les expositions si nécessaire.

Collaborer avec les membres en Inde et dans d'autres bureaux internationaux, acquérant une exposition aux méthodes de travail régionales et mondiales au sein de Forbes Marshall.

Qualifications

Un diplôme de licence en comptabilité, finance, commerce, administration des affaires ou gestion. Les candidats ayant une forte orientation comptable ou financière seront bien adaptés à ce poste.

4 à 8 ans d'expérience pertinente dans des rôles impliquant la comptabilité, le soutien financier, l'administration de bureau ou les opérations au niveau de succursale dans un environnement d'entreprise structuré.

Exposition pratique au traitement des factures, à la documentation, à la tenue de dossiers et aux rapprochements de base, avec un souci de précision et de suivi en temps opportun.

Familiarité avec l'administration de bureau et les activités quotidiennes de succursale, y compris la gestion de la documentation et le soutien des processus internes.

Aisance à travailler avec des chiffres, des rapports et des données financières, soutenue par une approche méthodique et soucieuse du détail.

Solides compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer les responsabilités de routine, de respecter les délais et de maintenir une cohérence dans l'exécution.

Compétences en communication claires et professionnelles, permettant une interaction efficace avec les membres internes, les fournisseurs et les partenaires de service.

Ouverture à travailler avec des membres en Inde et dans d'autres bureaux internationaux, et aisance à suivre des processus organisationnels standardisés.

Un style de travail fiable et consciencieux, avec une volonté de prendre en charge les activités assignées.

Un intérêt sincère pour l'apprentissage et le développement d'une exposition plus large à la finance, à l'administration et aux opérations de succursale au sein de Forbes Marshall.

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