Programme Management Assistant, Abidjan, Cote d'Ivoire

Programme Management Assistant

Organisation : UNEP - Programme des Nations Unies pour l'environnement

Lieu : Abidjan, Côte d'Ivoire

Contexte organisationnel

Le Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE) est la principale autorité environnementale mondiale qui définit l'agenda environnemental mondial, promeut la mise en œuvre cohérente de la dimension environnementale du développement durable au sein du système des Nations Unies et sert de défenseur faisant autorité pour l'environnement mondial. La Division des écosystèmes du PNUE travaille avec des partenaires internationaux et nationaux, fournissant une assistance technique et des services consultatifs pour la mise en œuvre des politiques environnementales, et renforçant la capacité de gestion environnementale des pays en développement et des pays en transition. Ce poste est situé dans l'Unité de la biodiversité et de la dégradation des terres du FEM (GEF BD/LD Unit), au sein de la Branche biodiversité et terres de la Division des écosystèmes, au bureau d'Abidjan, Côte d'Ivoire. Sous la supervision directe du Gestionnaire de tâches pour la région de l'Afrique de l'Ouest et sous la direction générale du Chef de l'Unité BD/LD du FEM, le titulaire du poste assumera les fonctions suivantes :

Responsabilités

Fournit une assistance pour soutenir les activités/processus de planification et de mise en œuvre du programme de travail.

Recherche, compile, analyse, résume et présente des informations/données de base sur des programmes/projets spécifiques et des sujets connexes.

Assiste à la coordination de la planification et de la préparation des programmes/projets.

Assiste à la préparation et à l'analyse des propositions de budget de programme/projet ; fournit une assistance dans l'interprétation des directives budgétaires.

Assiste au suivi et à l'évaluation des programmes/projets ; catégorise, met à jour, suit et analyse les données relatives aux programmes/projets, par exemple les registres comptables, les extrants, les ressources utilisées, les écarts/révisions, etc. ; effectue des examens périodiques de l'état d'avancement, identifie les problèmes et initie les actions de suivi nécessaires ; prépare des estimations budgétaires révisées ; fait rapport sur les révisions budgétaires, les dépenses et les engagements, vérifie la disponibilité des fonds ; assure l'approbation nécessaire et la saisie dans le système budgétaire informatisé ; initie les autorisations financières pour les dépenses.

Collabore avec les gestionnaires de programmes/projets sur les rapports de performance ; fournit une assistance sur les exigences de rapport, les directives, les règles et procédures et assure l'exhaustivité et l'exactitude des données soumises.

Rédige des résumés de programmes/projets, coordonne le processus de révision et d'approbation.

Sert de point focal pour la coordination, le suivi et l'expédition des activités de mise en œuvre des programmes/projets, impliquant une liaison approfondie avec diverses unités organisationnelles pour initier des demandes, préparer des termes de référence standard par rapport aux objectifs du programme/projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre les actions administratives et résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre du projet.

Prépare, tient à jour et met à jour les fichiers (électroniques et papier) et les bases de données internes ; conçoit et génère une variété de rapports périodiques et ad hoc, de tableaux statistiques, de contenu graphique et d'autres documents/notes de référence.

Rédige la correspondance et les communications liées à tous les aspects de l'administration des programmes/projets.

Fournit un soutien administratif général à l'équipe.

Assiste à la collecte et à l'analyse de données ainsi qu'à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d'informations, la réponse aux demandes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.

Assiste à la visualisation et à la mise à jour des documents d'information tels que les pages Web ou les brochures.

Effectue d'autres tâches connexes qui pourraient être assignées.

Compétences

Professionnalisme : Connaissance des politiques, processus et procédures en général, et en particulier ceux liés à l'administration, la mise en œuvre et l'évaluation de programmes/projets, la coopération technique, la programmation et la budgétisation. Compréhension des fonctions et de l'organisation de l'unité de travail et de la structure organisationnelle et des rôles respectifs des unités connexes. Capacité à identifier et résoudre une gamme de problèmes et à bien travailler avec les chiffres, à entreprendre des recherches de base et à recueillir des informations à partir de sources standard. Capacité à effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données pour soutenir la prise de décision. Capacité démontrée à faire preuve de bon jugement dans le cadre des missions confiées. Fierté du travail et des réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et prévoit des imprévus lors de la planification ; suit et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.

Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue du client ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les fait correspondre à des solutions appropriées ; suit les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour rester informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l'avancement ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.

Formation

Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis.

Qualification spécifique à l'emploi

Une formation technique supplémentaire en administration, comptabilité, finance ou autre domaine pertinent est requise.

Expérience

Un minimum de sept (7) années d'expérience à responsabilités progressives dans le domaine du soutien programmatique, administratif et/ou technique ou dans d'autres domaines connexes est requis. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit à cinq (5) ans pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience dans le suivi et l'évaluation de programmes/projets est requise. Une expérience avec un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) est souhaitable. Une expérience avec une organisation internationale est souhaitable. Une (1) année ou plus d'expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Langues

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, l'anglais et le français sont requis. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimum requis pour chaque compétence dans ces langues, selon le Cadre linguistique des Nations Unies (veuillez consulter le site web de l'ONU pour plus de détails) :

Langue : Anglais - Lecture : Niveau II, Écriture : Niveau II, Écoute : Niveau II, Parler : Niveau II

Langue : Français - Lecture : Niveau II, Écriture : Niveau II, Écoute : Niveau II, Parler : Niveau II

Évaluation

L'évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d'évaluation qui pourrait être suivi d'un entretien basé sur les compétences.

Avis spécial

La nomination à ce poste est pour une période initiale d'un (1) an et peut être sujette à extension. Le candidat externe sélectionné pour ce poste se verra accorder un engagement à durée déterminée limité (« FTA-limited ») conformément à la section 2.2 (b) de l'instruction administrative ST/AI/2013/1 sur l'administration des engagements à durée déterminée. Le renouvellement de l'engagement est subordonné à la poursuite du mandat et à la disponibilité des fonds. Si ce poste est supprimé, le titulaire sera séparé du service. Les membres du personnel du Secrétariat des Nations Unies qui répondent à la définition de « candidat interne » au sens de la règle 4.10 du personnel et qui sont sélectionnés pour ce poste seront réaffectés ou mutés au poste, sans lien avec leur poste d'origine. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats à des postes dans la catégorie des services généraux et catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d'affectation où le poste est situé. Les membres du personnel soumis au recrutement local n'ont pas droit aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Lorsque vous remplissez le formulaire de profil du candidat, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTE l'expérience professionnelle et les coordonnées sont complets et à jour. Ces informations sont la base sur laquelle le responsable du recrutement évaluera votre admissibilité et votre adéquation au poste et vous

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