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PROCUREMENT OFFICER
Jhpiego, une organisation internationale de santé à but non lucratif affiliée à l'Université Johns Hopkins, recrute un Procurement Officer. Depuis 40 ans et dans plus de 155 pays, Jhpiego fournit un soutien technique aux ministères de la Santé dans divers domaines, notamment le traitement et la prévention du cancer du col de l'utérus, la santé communautaire, le VIH et le sida, la santé maternelle et néonatale, le développement des capacités du personnel de santé, la planification familiale, le paludisme et l'IPC/WASH.
Résumé du poste
Sous la supervision du Procurement Manager, le/la Procurement Officer soutiendra la mise en œuvre de systèmes d'approvisionnement efficaces, transparents et conformes aux politiques organisationnelles et aux réglementations des donateurs (par exemple, Département d'État, CDC, Fonds mondial). Le rôle assure l'acquisition en temps opportun de biens et de services tout en maintenant le meilleur rapport qualité-prix, la responsabilité et la préparation aux audits. Cela inclut l'approvisionnement, la réalisation de la Base de sélection des fournisseurs (BVS), l'émission de bons de commande (PO)/contrats, et la mise en œuvre des processus et procédures d'approvisionnement conformément au Manuel d'approvisionnement de Jhpiego. Le/la Procurement Officer coordonnera également étroitement avec l'équipe financière pour garantir que les factures sont valides et payées rapidement.
Responsabilités clés
Planification et mise en œuvre des achats
Soutenir l'exécution des plans d'achat annuels alignés sur les besoins du programme. Coordonner avec les équipes de programme et d'opérations pour garantir l'achat en temps opportun de biens et de services. Suivre les demandes d'achat et assurer une documentation et des approbations appropriées.
Processus d'approvisionnement
Préparer et émettre des demandes de devis (RFQ), des appels d'offres (ITB) et des demandes de propositions (RFP). Mener des évaluations des offres en collaboration avec les comités d'évaluation. Assurer la conformité des processus d'approvisionnement avec les réglementations organisationnelles et des donateurs. Maintenir des pistes d'audit appropriées pour toutes les transactions d'approvisionnement. Mettre en œuvre les politiques/procédures d'approvisionnement telles que décrites dans le Manuel d'approvisionnement de Jhpiego. Surveiller les PO ouverts et conseiller sur leur statut.
Gestion des fournisseurs
Maintenir une base de données préqualifiée de fournisseurs fiables. Assurer une concurrence loyale et la transparence dans la sélection des fournisseurs. Surveiller les performances des fournisseurs et résoudre tout problème lié à la livraison, à la qualité ou au service.
Contrats et bons de commande
Préparer les bons de commande, les contrats et les accords de service conformément aux exigences politiques. Assurer le suivi de l'exécution des contrats et garantir la conformité avec les termes et conditions.
Coordination des stocks et des actifs
Travailler en étroite collaboration avec les équipes logistiques pour suivre les livraisons et les niveaux de stock. Assurer une documentation appropriée des marchandises reçues et des processus de remise.
Conformité et documentation
Assurer le respect des politiques d'approvisionnement internes et des directives des donateurs. Maintenir des dossiers d'approvisionnement organisés (physiques et électroniques). Préparer des rapports pour les audits internes et externes.
Gestion des risques
Identifier les risques d'approvisionnement et proposer des mesures d'atténuation. Assurer des pratiques d'approvisionnement éthiques et éviter les conflits d'intérêts.
Qualifications requises
Formation / Diplômes
Licence en approvisionnement, gestion de la chaîne d'approvisionnement, administration des affaires ou domaine connexe. Une certification professionnelle (par exemple, CIPS) est un atout supplémentaire.
Expérience
Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en approvisionnement, de préférence dans une ONG ou un projet financé par des donateurs. Une expérience avec les réglementations d'approvisionnement de l'USAID/Département d'État et d'autres donateurs est hautement souhaitable.
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Solide connaissance des procédures d'approvisionnement et de la gestion des contrats. Excellentes compétences organisationnelles et de documentation. Haut niveau d'intégrité et de responsabilité. Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word). Compétences efficaces en communication et en négociation. Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
Compétences de base (style Jhpiego)
Axé sur les résultats et centré sur le client. Diligence rigoureuse. Conduite éthique et transparence. Collaboration en équipe et communication. Résolution de problèmes et prise de décision.
Supervision
Le/la Procurement Officer travaille sous la supervision du Procurement Manager et du Directeur des Finances et des Opérations et collabore étroitement avec les équipes de programme, de finance et de logistique.
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Job Description
INTERNAL/EXTERNAL
VACANCY ANNOUNCEMENT
PROCUREMENT OFFICER
Jhpiego is an international, non-profit health organization affiliated with Johns Hopkins University. For 40 years and in over 155 countries, Jhpiego Corporation has been providing technical support to the Ministries of Health in partner countries across the globe for the past 40 years in a variety of technical areas including cervical cancer treatment and prevention, community health, HIV and AIDS, maternal and newborn health, health workforce capacity development (both pre-service and in-service), family planning, malaria, and IPC/WASH. Position Summary The Procurement Officer, under the supervision of Procurement Manager will support the implementation of efficient, transparent, and compliant procurement systems in line with organizational policies and donor regulations (e.g., Department of state, CDC, Global Fund). The role ensures timely acquisition of goods and services while maintaining best value for money, accountability, and audit readiness. This includes sourcing, completing Basis for Vendor Selection (BVS), raising Purchase Orders (POs)/contracts, and ensuring implementation of Procurement processes and procedures according to the Jhpiego Procurement Manual. The procurement officer will also coordinate closely with the finance team to provide support in ensuring invoices are valid and paid promptly on time. Key Responsibilities Procurement Planning and Implementation Support the execution of annual procurement plans aligned with program needs. Coordinate with program and operations teams to ensure timely procurement of goods and services. Track procurement requests and ensure proper documentation and approvals. Procurement Processes Prepare and issue Requests for Quotations (RFQs), Invitations to Bid (ITBs), and Requests for Proposals (RFPs). Conduct bid evaluations in collaboration with evaluation committees. Ensure procurement processes comply with organizational and donor regulations. Maintain proper audit trails for all procurement transactions. Implement the procurement policies/procedures as outlined in Jhpiego Procurement Manual. Monitor open POs and advice on their status. Vendor Management Maintain a prequalified database of reliable vendors/suppliers. Ensure fair competition and transparency in vendor selection. Monitor supplier performance and address any issues related to delivery, quality, or service. Contracting and Purchase Orders
Prepare purchase orders, contracts, and service agreements in line with policy requirements. Follow up on contract execution and ensure compliance with terms and conditions. Inventory & Asset Coordination Work closely with logistics teams to track deliveries and stock levels. Ensure proper documentation of received goods and handover processes. Compliance and Documentation Ensure adherence to internal procurement policies and donor guidelines Maintain organized procurement files (both physical and electronic). Prepare reports for internal and external audits. Risk Management Identify procurement risks and propose mitigation measures. Ensure ethical procurement practices and avoid conflicts of interest. Required Qualifications
Bachelor’s degree in Procurement, Supply Chain Management, Business Administration, or related field. Professional certification (e.g., CIPS) is an added advantage.
Minimum of 3–5 years’ experience in procurement, preferably in an NGO or donor-funded project. Experience with USAID/Department of state and other donor procurement regulations is highly desirable.
Strong knowledge of procurement procedures and contract management. Excellent organizational and documentation skills. High level of integrity and accountability. Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word). Effective communication and negotiation skills. Ability to work under pressure and meet deadlines. Core Competencies (Jhpiego-style) The Procurement Officer works under the supervision of the Procurement Manager and Finance & Operations Director and collaborates closely with program, finance, and logistics teams. How to Apply: Qualified persons are required to send their Curriculum Vitae (CV) and application letters to this email Bettina.Sesay@jhpiego.org State in the subject area the position you are applying for in the subject area; if it is not clearly stated, your application will not be considered. The deadline for the submission of applications is July 25 , 2026 . Please note that due to the sheer volume of applications often received, only shortlisted candidates will receive responses and applications are screened on a rolling basis . Jhpiego is an Affirmative Action/Equal Opportunity Employer Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).
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Procurement Officer A M Executive Cleaning Services Supply Chain Procurement 1 week ago Easy apply Kampala Full Time Hospitality Hotel USh 1,500,000 2,000,000 Negotiable Share link Share on WhatsApp Share on LinkedIn Share on Facebook Share on Twitter Job summary To procure quality goods and services at competitive pri
Procurement Officer Localisation : Gabon Libreville Date de publication : 10 janvier 2022 Date de clôture : 31 janvier 2022, 22h59 Unité organisationnelle : CSLP Type de poste : Personnel professionnel Niveau : P 3 Durée : 1 an, avec possibilité de prolongation Numéro de poste : 2008768 Code CCOG : 1A09 Missions princi
Procurement Officer Our mission We’re making Africa the first cashless continent. In 2017, over half the population in Sub Saharan Africa had no bank account. That’s for good reason—the fees are too high, the closest branch can be miles away, and nobody takes cards. Without access to financial institutions, people are
📍 Localisation Procurement Officer FAO Procurement Officer Job Posting: 10/Jan/2022 Closure Date: 31/Jan/2022, 10:59:00 PM Organizational Unit: CSLP Job Type: Staff position Type of Requisition: Professional Grade Level: P 3 Primary Location: Gabon Libreville Duration: Fixed term: 1 year with possibility of extension