Secretária Executiva da Directora Geral

Une entreprise anonyme du Groupe A, active dans le secteur des produits pétroliers, recrute une Secrétaire Exécutive de la Directrice Générale pour son site de Beira, au Mozambique.

Mission de la fonction : Apporter un soutien exécutif, administratif et stratégique à la Directrice Générale, en assurant la gestion efficace des activités de la Direction, le suivi des décisions stratégiques, la coordination entre les départements et l'organisation des processus administratifs de l'entreprise, contribuant ainsi à l'amélioration de la productivité, du contrôle et de l'atteinte des objectifs organisationnels.

Fonctions :

Gestion de l'agenda, des voyages et soutien exécutif : Organiser et gérer l'agenda de la Directrice Générale ; coordonner les réunions, engagements et événements d'entreprise ; préparer la documentation et les supports ; assurer le suivi des engagements, délais et activités prioritaires de la Direction ; assurer la logistique des voyages nationaux et internationaux ; filtrer et orienter les appels et le courrier ; rédiger et réviser les lettres, procès-verbaux et rapports ; servir de lien entre la Directrice Générale et les départements, clients, fournisseurs et entités externes, en garantissant la confidentialité des informations stratégiques.

Gestion administrative et documentaire : Maintenir l'organisation des archives physiques et numériques ; contrôler les contrats, licences et certifications ; surveiller les dates de validité et les obligations administratives, en assurant un accès facile à l'information institutionnelle.

Soutien à la gestion stratégique et coordination inter-départementale : Consolider les informations des différents départements pour soutenir la prise de décision ; élaborer des rapports et tableaux de bord de gestion ; suivre les délibérations et décisions prises lors des réunions de gestion ; accompagner l'exécution des projets et des décisions de la Directrice Générale ; surveiller les indicateurs de performance, en signalant les écarts ou retards ; faciliter la communication et la coordination entre les différentes zones de l'organisation.

Exigences :

Niveau d'études : Formation supérieure ou technique en Administration, Gestion, Secrétariat Exécutif ou domaines connexes.

Expérience professionnelle : 3 ans dans des fonctions d'assistance exécutive ou de secrétariat de direction.

Autres exigences : Grande capacité d'organisation et de planification ; excellente communication orale et écrite ; maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ; haut niveau d'organisation, de planification et de gestion des priorités ; capacité à travailler sous pression et à gérer des informations confidentielles ; maîtrise du portugais ; la connaissance de l'anglais sera un atout.

Compétences comportementales : Intégrité et confidentialité ; proactivité et initiative ; organisation et souci du détail ; capacité relationnelle ; orientation résultats ; flexibilité et adaptabilité ; gestion efficace du temps et des priorités ; capacité à travailler avec des informations confidentielles et stratégiques ; proactivité, discrétion et sens élevé des responsabilités ; capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Confidentialité et conformité : Maintenir un secret absolu sur les informations stratégiques, financières, commerciales et de ressources humaines. Assurer le respect des politiques internes et des procédures de l'entreprise. Agir avec professionnalisme, discrétion et éthique dans toutes les activités.

Note : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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