Senior Registrar of Academic Services

Senior Registrar of Academic Services

Johnass International College of Health Sciences (JICHS) recrute un Senior Registrar of Academic Services pour son campus principal situé à Peru Municipality, le long de Musoke Close, près des routes Narva et Paul Musoke, dans le district de Bookie, à proximité du barrage Owen Falls sur le Nil.

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Le Senior Registrar of Academic Services (AR) relève du Director of Programs, Academics, and Student Affairs (DP ASA). Il supervise une équipe comprenant des Assistant Registrars spécialisés dans les admissions et l'administration, des agents des affaires étudiantes et des dossiers, des Academic Officers du Students Registry, ainsi que du personnel de soutien administratif. Ces collaborateurs gèrent les processus d'admission, tiennent à jour les dossiers académiques et fournissent un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement du Students Registry et des départements associés.

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L'Academic Registrar est responsable de l'intégrité et de l'efficacité des dossiers académiques, garantissant la conformité avec les politiques institutionnelles et les réglementations externes. Ce rôle gère le processus d'inscription, maintient des données précises sur les étudiants et coordonne avec les facultés et les équipes administratives pour soutenir les exigences d'inscription et de diplomation. De plus, l'Academic Registrar mène des initiatives visant à améliorer les services aux étudiants, à perfectionner les systèmes de tenue de dossiers et à fournir des conseils stratégiques à la haute direction sur les questions de gouvernance académique.

Le poste implique la gestion et la coordination des dossiers académiques, en veillant à leur exactitude, confidentialité et conformité. Il supervise les processus d'inscription, maintient les systèmes de données étudiants et facilite les rapports académiques. Il assure également le leadership en matière de planification académique, soutient les services aux facultés et aux étudiants, et garantit le respect des normes réglementaires.

Les responsabilités incluent :

• Superviser les processus d'admission et d'inscription pour garantir un traitement efficace et précis des candidatures.
• Superviser et exécuter les processus d'examens et d'évaluation, en veillant au respect des protocoles établis et des normes académiques.
• Assurer la maintenance et la vérification des dossiers académiques et des processus de certification, en garantissant l'exactitude et la conformité avec les normes institutionnelles et réglementaires.
• Mettre en œuvre les politiques académiques en intégrant les directives institutionnelles dans les opérations quotidiennes, en veillant à la conformité et à la cohérence entre les départements.
• Superviser et mettre en œuvre les systèmes de planification académique pour assurer une allocation efficace des cours, examens et autres événements institutionnels. Élaborer et maintenir des emplois du temps en fonction des politiques, de la disponibilité des facultés et des données d'inscription.
• Gérer la progression des étudiants, les appels et l'administration des cas académiques.
• Gérer les registres numériques et les systèmes d'information étudiants pour garantir un traitement précis et sécurisé des données.
• Diriger et encadrer les équipes, favoriser un environnement de travail productif et collaboratif, et assurer l'alignement avec les objectifs organisationnels.
• Effectuer toute tâche supplémentaire assignée par la direction.

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Le candidat idéal doit satisfaire à l'un des critères suivants :

• Un Master dans un domaine pertinent, tel que l'Administration et la Gestion des Ressources Humaines, le Suivi et Évaluation, la Planification et Gestion des Politiques, la Planification et Gestion, ou toute discipline connexe.
• Un diplôme en Éducation aux Professions de la Santé, incluant l'Éducation Médicale, les Soins Infirmiers, la Sage-Femme, la Médecine et/ou la Chirurgie, le Laboratoire Médical, ou d'autres domaines connexes.
• Un diplôme en Entrepreneuriat ou en développement des affaires, en innovation ou en création d'entreprise.
• Un diplôme en Gestion, en Administration Publique, en Politiques Publiques, ou dans un domaine connexe.
• Un diplôme en Administration des Affaires, en Ingénierie, en Technologie, ou dans une discipline technologique connexe.
• Un diplôme dans toute discipline offerte dans les programmes de JICHS, y compris les Arts, les Sciences Sociales, le Développement Communautaire, ou une discipline étroitement liée.
• Un diplôme de troisième cycle pertinent dans l'un des domaines spécifiés.

Les candidats doivent posséder un Bachelor's Degree avec mention (ou une moyenne cumulative équivalente) dans l'un des domaines susmentionnés. Pour les professions de santé, la conformité avec la section 3.0 (1) (iv) est obligatoire.

Les professionnels de la santé doivent détenir un Advanced Tutors Diploma ou un Post Graduate Diploma en Éducation Médicale s'ils ne possèdent pas de diplôme de base en Éducation Médicale. Ils doivent également être titulaires d'une licence d'exercice active et valide délivrée par le Uganda Nurses and Midwives Council (pour les infirmières et sages-femmes), le Uganda Allied Health Professionals Council (pour les professionnels paramédicaux), le Uganda Medical and Dental Practitioners Council (pour les médecins), ou la Pharmaceutical Society of Uganda (pour les pharmaciens et autres qualifications pharmaceutiques). Les titulaires d'un Advanced Diploma ou d'un Higher Diploma antérieur à 2002 sont éligibles. Un Advanced ou Higher Diploma en Soins Infirmiers, Sage-Femme, ou tout domaine paramédical, ou un diplôme médical reconnu, ou un minimum de Diplôme en Pharmacie d'une université ou institution accréditée est requis.

Une qualification en Éducation Médicale est essentielle : Advanced Tutors Diploma, Bachelor's Degree en Éducation Médicale, ou Post Graduate Diploma en Éducation Médicale.

Les qualifications suivantes seront considérées comme un avantage significatif : un doctorat dans une discipline pertinente, une formation en assurance qualité, une expertise en administration académique, et une expérience professionnelle substantielle dans le domaine.

Le candidat doit justifier d'au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans l'enseignement ou à des postes de supervision dans un établissement d'enseignement supérieur ou tertiaire, un projet ou programme, ou dans la formation académique, la recherche et l'encadrement d'étudiants, après l'obtention d'un bachelor's degree.

Une expérience démontrable dans les domaines suivants sera favorablement évaluée :

• Délivrer un enseignement complet aux étudiants, favorisant un environnement d'apprentissage engageant.
• Superviser le processus d'admission, assurer un traitement efficace des candidatures et une communication rapide avec les candidats.
• Préparer, administrer et gérer les examens avec précision et conformité.
• Maintenir et organiser les documents académiques, en garantissant leur exactitude et accessibilité.
• Superviser et maintenir les systèmes de gestion des informations étudiants (SIMS).
• Développer et superviser les plans d'enseignement, les programmes et les tâches d'administration éducative.
• Gérer les systèmes d'admission, d'inscription et de registration.
• Élaborer et superviser les emplois du temps académiques.
• Assurer l'intégrité des données, la documentation, la validation et le reporting.
• Exécuter les politiques académiques établies, en veillant à la conformité.
• Développer et améliorer les systèmes de registre, en automatisant les processus pour améliorer l'efficacité.
• Gérer la coordination opérationnelle avec précision et efficacité.
• Faire preuve de compétences comportementales et de leadership : prise de décision, motivation d'équipe, résolution de conflits.

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