TA
Administrative and Financial Support Assistant
CDIil y a 4 jours
Job Description
Lusaka
CDI
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Finance and Administrative Support Assistant
À propos de Talent House Ltd : En tant que cabinet de recrutement et de conseil en ressources humaines de premier plan, nous servons d'intermédiaire essentiel entre les individus et les entreprises, favorisant l'alignement dans la poursuite d'objectifs communs. Nos services complets offrent des solutions innovantes, percutantes et adaptables conçues pour permettre aux candidats d'identifier des trajectoires de carrière épanouissantes tout en dotant les organisations de talents exceptionnels—prêts pour le recrutement, la croissance et la rétention à long terme.
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** Notre client recrute activement un(e) Assistant(e) Finance et Administration pour renforcer son équipe. Ce poste supervise l'efficacité des fonctions administratives, assure la précision de la documentation financière et contribue à la fourniture de services clients professionnels de qualité supérieure. Le/la candidat(e) idéal(e) fait preuve de compétences organisationnelles exceptionnelles, d'une attention méticuleuse aux détails et de la capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes dans le cadre d'opérations commerciales diversifiées, tout en respectant une stricte confidentialité et une conduite professionnelle.
Responsabilités clés :
Opérations administratives (support interne et client) : Ce rôle est responsable de la supervision et de l'optimisation des fonctions administratives pour assurer un support interne et externe sans faille. Les responsabilités clés incluent la gestion des flux de travail, la coordination des ressources et la facilitation d'une communication efficace entre les départements et les clients. Le/la candidat(e) idéal(e) possédera de solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique. La maîtrise des logiciels de bureau et d'excellentes compétences interpersonnelles sont essentielles pour réussir dans ce poste. Superviser les fonctions administratives quotidiennes et les flux de travail opérationnels pour Talent House afin d'assurer un fonctionnement efficace et sans heurts. Des systèmes de classement organisés, comprenant des formats physiques et numériques, doivent être constamment maintenus. Superviser l'organisation, la planification et la programmation des réunions, rendez-vous et événements internes, en assurant un alignement efficace avec les calendriers et les besoins opérationnels. Rédiger, composer et finaliser une gamme de documents commerciaux formels, y compris des accords juridiquement contraignants, des rapports exécutifs, des propositions stratégiques et des factures détaillées, conformément aux normes organisationnelles et aux exigences réglementaires. Nous fournissons une assistance à la documentation d'intégration aux employés de Talent House ainsi qu'au personnel client. Tenir des dossiers précis et à jour pour toute la documentation relative aux RH et à la conformité.
Gestion comptable et financière : Le rôle englobe la supervision des opérations financières, la garantie de la conformité aux normes réglementaires et la gestion stratégique des ressources fiscales pour soutenir les objectifs organisationnels. Les responsabilités clés incluent la tenue de registres financiers précis, la préparation de rapports détaillés et l'analyse des données financières pour éclairer la prise de décision. Le/la candidat(e) idéal(e) possédera de solides compétences analytiques, une maîtrise des logiciels comptables et une expertise en planification et analyse financières. Les exigences incluent un diplôme en comptabilité, finance ou un domaine connexe, ainsi que des certifications pertinentes (par exemple, CPA, CMA) et une expérience préalable dans un rôle similaire. Des registres financiers précis doivent être tenus, y compris le suivi des revenus, l'enregistrement des dépenses et le rapprochement des comptes. Rédiger et envoyer des factures aux clients rapidement et avec précision. Surveiller les comptes clients et relancer proactivement les factures impayées pour assurer un recouvrement en temps opportun. Traiter les paiements entrants et sortants tout en tenant des registres précis de toutes les transactions financières. Superviser le suivi et la documentation des dépenses professionnelles pour garantir la conformité aux normes comptables établies. Aider à la préparation de rapports financiers mensuels et compiler les comptes de gestion essentiels. Fournir un soutien dans les processus d'élaboration du budget et de suivi des flux de trésorerie. Faciliter la communication et la coordination avec les cabinets comptables externes et les auditeurs si nécessaire pour assurer des rapports financiers précis et la conformité.
Support client (différenciateur clé) : Notre organisation se distingue par un support client exceptionnel, offrant une expérience transparente et réactive qui nous démarque dans l'industrie. Ce rôle nécessite une concentration dédiée sur la réponse aux demandes des clients, la résolution rapide des problèmes et la garantie de niveaux élevés de satisfaction grâce à une communication proactive et des solutions sur mesure. Le/la candidat(e) idéal(e) possédera de solides compétences interpersonnelles, des capacités de résolution de problèmes et un état d'esprit centré sur le client pour maintenir notre réputation de service exceptionnel. Fournir une assistance administrative et comptable complète aux clients désignés, en veillant à ce que leurs besoins opérationnels et financiers soient satisfaits avec précision et efficacité. Faciliter la coordination des processus de paie des clients le cas échéant. Fournir un soutien dans l'établissement et la mise en œuvre de cadres financiers et administratifs fondamentaux pour les clients. Maintenir une communication rapide et soignée avec les clients en tout temps. Préserver la discrétion et la confidentialité pour un portefeuille diversifié de comptes clients.
Support RH et recrutement : Ce rôle se concentre sur la fourniture d'une assistance complète aux processus de ressources humaines et de recrutement, assurant une acquisition de talents et une gestion des employés sans faille. Le poste implique une collaboration avec les équipes RH pour rationaliser les procédures d'embauche, gérer les offres d'emploi et faciliter la recherche de candidats. Les responsabilités incluent la coordination des entretiens, la tenue des systèmes de suivi des candidats et la garantie de la conformité aux réglementations en matière d'embauche. De plus, le rôle soutient les activités d'intégration, la gestion des dossiers des employés et les tâches administratives liées aux RH pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Fournir une assistance dans la gestion de la logistique de recrutement, y compris l'organisation des entretiens, la coordination des horaires et la tenue de la documentation. Rédiger les offres d'emploi et les contrats pour les nouvelles recrues, en veillant à ce que tous les termes et conditions soient clairement définis et conformes aux lois du travail applicables. Tenir des dossiers précis et à jour pour les candidats et les employés afin d'assurer la conformité et de rationaliser les processus RH. Faciliter l'intégration transparente des nouvelles organisations clientes via le processus d'intégration. Faciliter la préparation, la tenue et l'exactitude de toute la documentation et des rapports RH, en garantissant la conformité aux politiques organisationnelles et aux normes réglementaires tout en soutenant des opérations RH efficaces.
Amélioration des systèmes et des processus : Améliorer l'efficacité opérationnelle grâce à l'évaluation et à l'optimisation des systèmes et flux de travail existants. Ce rôle implique l'identification des inefficacités, la proposition d'améliorations basées sur les données et la mise en œuvre de solutions structurées pour rationaliser les processus, réduire les gaspillages et augmenter la productivité globale. Les candidats doivent posséder de solides compétences analytiques, des capacités de résolution de problèmes et une expérience en cartographie des processus, refonte des flux de travail ou méthodologies d'amélioration continue. La maîtrise des outils pertinents (par exemple, Lean, Six Sigma ou logiciels de gestion des processus métier) est hautement souhaitable. Explorer les voies pour améliorer les opérations administratives et financières en identifiant les domaines d'amélioration. Nous sommes responsables de faciliter le déploiement de divers systèmes, y compris mais sans s'y limiter, les plateformes de ressources humaines, financières et de gestion documentaire, assurant une intégration transparente et une efficacité opérationnelle. Maintenir l'uniformité et l'adhésion aux normes établies dans tous les processus internes et ceux liés aux clients.
Livrables clés : Compiler et tenir des registres financiers précis et à jour pour assurer la conformité aux normes réglementaires et aux politiques organisationnelles. De plus, superviser l'intégrité et l'exactitude des données financières pour soutenir une prise de décision éclairée et des rapports financiers. La facturation et le recouvrement professionnels et rapides sont des responsabilités essentielles. Développer et maintenir des systèmes de documentation et de classement méticuleux pour garantir l'exactitude, l'accessibilité et la conformité aux normes organisationnelles. Fournir une assistance administrative complète à travers divers flux opérationnels. Faire preuve d'un dévouement exceptionnel à fournir un service client de qualité supérieure et à répondre rapidement aux demandes et requêtes.
Expérience souhaitée : Un diplôme ou une certification en comptabilité, finance, administration des affaires ou une discipline connexe est requis. Minimum 2 à 4 ans d'expérience dans un rôle administratif/comptable. Une expérience avec les petites et moyennes entreprises, les startups émergentes ou les cabinets opérant dans le secteur des services professionnels est hautement souhaitable. La capacité à gérer des relations avec un éventail diversifié de parties prenantes ou de clients est considérée comme bénéfique.
Compétences et aptitudes : Solide maîtrise de Microsoft Excel (essentiel). Maîtrise des logiciels de comptabilité tels que Sage, QuickBooks, Xero ou systèmes comparables requis. Compétence accomplie dans la création et le formatage de documents avec Microsoft Word et Microsoft PowerPoint. Possède une compréhension fondamentale des opérations de paie et du respect des réglementations statutaires en Zambie. Fait preuve d'un haut niveau de méticulosité et de précision dans l'exécution des tâches. Vous devez démontrer des compétences organisationnelles exceptionnelles et la capacité à gérer efficacement son temps. Capacité avérée à gérer efficacement des priorités concurrentes tout en supervisant des portefeuilles clients diversifiés. Des compétences efficaces en communication écrite et verbale sont essentielles. Intégrité et confidentialité élevées. Un état d'esprit proactif et orienté solutions.
Rémunération : Le/la candidat(e) retenu(e) se verra offrir un salaire hautement compétitif, qui sera déterminé en fonction de son expérience et de ses qualifications pertinentes.
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About Talent House Ltd: As a premier recruitment and HR consulting firm, we serve as a vital intermediary between individuals and businesses, fostering alignment in pursuit of shared objectives. Our comprehensive services deliver innovative, impactful, and adaptable solutions designed to empower candidates in identifying fulfilling career trajectories while equipping organizations with exceptional talent—ready for recruitment, growth, and long-term retention. About the role: Our client is actively recruiting a Finance and Admin Assistant to bolster their team. This position oversees the efficiency of administrative functions, ensures the precision of financial documentation, and assists in the provision of superior, professional client services. The preferred candidate demonstrates exceptional organizational skills, meticulous attention to detail, and the ability to effectively manage competing priorities across diverse business operations, all while upholding strict confidentiality and professional conduct. Key Responsibilities: Administrative Operations (Internal & Client Support): This role is responsible for overseeing and optimizing administrative functions to ensure seamless internal and external support. Key responsibilities include managing workflows, coordinating resources, and facilitating efficient communication between departments and clients. The ideal candidate will possess strong organizational skills, attention to detail, and the ability to multitask in a fast-paced environment. Proficiency in office software and excellent interpersonal skills are essential for success in this position. Oversee the daily administrative functions and operational workflows for Talent House to ensure seamless and efficient functioning. Organized filing systems, encompassing both physical and digital formats, must be consistently maintained. Oversee the organization, planning, and scheduling of meetings, appointments, and internal events, ensuring efficient alignment with calendars and operational needs. Draft, compose, and finalize a range of formal business documents, including legally binding agreements, executive reports, strategic proposals, and detailed invoices, in accordance with organizational standards and regulatory requirements. Professional Rewrite: We provide onboarding documentation assistance to Talent House employees as well as client staff. Maintain accurate and up-to-date records for all HR and compliance-related documentation. Accounting & Financial Management The role encompasses overseeing financial operations, ensuring compliance with regulatory standards, and strategically managing fiscal resources to support organizational objectives. Key responsibilities include maintaining accurate financial records, preparing detailed reports, and analyzing financial data to inform decision-making. The ideal candidate will possess strong analytical skills, proficiency in accounting software, and expertise in financial planning and analysis. Requirements include a degree in accounting, finance, or a related field, along with relevant certifications (e.g., CPA, CMA) and prior experience in a similar role. Accurate financial records must be maintained, including income tracking, expense recording, and reconciliation of accounts. Draft and send invoices to clients promptly and accurately. Monitor accounts receivable and proactively pursue overdue invoices to ensure timely collection. Process incoming and outgoing payments while maintaining accurate records of all financial transactions. Oversee the monitoring and documentation of business expenses to ensure compliance with established accounting standards. Assist in the preparation of monthly financial reports and compile essential management accounts. Provide support in budget development and cash flow monitoring processes. Facilitate communication and coordination with external accounting firms and auditors as needed to ensure accurate financial reporting and compliance. Client Support (Key Differentiator) Our organization distinguishes itself through exceptional client support, providing a seamless and responsive experience that sets us apart in the industry. This role requires a dedicated focus on addressing client inquiries, resolving issues promptly, and ensuring high levels of satisfaction through proactive communication and tailored solutions. The ideal candidate will possess strong interpersonal skills, problem-solving abilities, and a customer-centric mindset to uphold our reputation for outstanding service. Deliver comprehensive administrative and accounting assistance to designated clients, ensuring their operational and financial needs are met with precision and efficiency. Facilitate the coordination of client payroll processes where relevant. Provide support in the establishment and implementation of foundational financial and administrative frameworks for clients. Maintain prompt and polished communication with clients at all times. Preserve discretion and confidentiality for a diverse portfolio of client accounts. HR & Recruitment Support role focuses on providing comprehensive assistance to Human Resources and recruitment processes, ensuring seamless talent acquisition and employee management. The position entails collaborating with HR teams to streamline hiring procedures, manage job postings, and facilitate candidate sourcing. Responsibilities include coordinating interviews, maintaining applicant tracking systems, and ensuring compliance with hiring regulations. Additionally, the role supports onboarding activities, employee records management, and HR-related administrative tasks to enhance operational efficiency. Provide assistance in managing recruitment logistics, including organizing interviews, coordinating schedules, and maintaining documentation. Draft employment offers and agreements for new hires, ensuring all terms and conditions are clearly outlined and compliant with relevant employment laws. Maintain accurate and up-to-date records for both candidates and employees to ensure compliance and streamline HR processes. Facilitate the seamless integration of new client organizations through the onboarding process. Facilitate the preparation, maintenance, and accuracy of all HR documentation and reports, ensuring compliance with organizational policies and regulatory standards while supporting efficient HR operations. Here’s a professional version of your paragraph: “5. Systems & Process Improvement – Enhancing operational efficiency through the evaluation and optimization of existing systems and workflows. This role involves identifying inefficiencies, proposing data-driven improvements, and implementing structured solutions to streamline processes, reduce waste, and elevate overall productivity. Candidates should possess strong analytical skills, problem-solving abilities, and experience in process mapping, workflow redesign, or continuous improvement methodologies. Proficiency in relevant tools (e.g., Lean, Six Sigma, or business process management software) is highly desirable.” Explore avenues to enhance administrative and financial operations by identifying areas for improvement. We are responsible for facilitating the deployment of various systems, including but not limited to Human Resources, financial, and document management platforms, ensuring seamless integration and operational efficiency. Maintain uniformity and adherence to established standards across all internal and client-facing processes. Key Deliverables Compile and maintain precise, current financial records to ensure compliance with regulatory standards and organizational policies. Additionally, oversee the integrity and accuracy of financial data to support informed decision-making and financial reporting. Professional and prompt invoicing and collections are essential responsibilities. Develop and maintain meticulous documentation and filing systems to ensure accuracy, accessibility, and compliance with organizational standards. Provide comprehensive administrative assistance across various operational streams. Demonstrates exceptional dedication to delivering outstanding client service and responding promptly to inquiries and requests. Desired Experience Revised: A diploma or degree in Accounting, Finance, Business Administration, or a related discipline is required. Minimum 2–4 years’ experience in an admin/accounting role Experience with For small and medium-sized enterprises, emerging startups, or firms operating within the professional services sector is highly desirable Proficiency in managing relationships with a diverse range of stakeholders or clients is considered beneficial. Skills and Competencies: Strong proficiency in Microsoft Excel (essential) Proficient in utilizing accounting software platforms such as Sage, QuickBooks, Xero, or comparable systems is required. Accomplished proficiency in creating and formatting documents using Microsoft Word and Microsoft PowerPoint. Possesses a fundamental grasp of payroll operations and adherence to statutory regulations in Zambia. Demonstrates a high level of meticulousness and precision in executing tasks. Here’s the paragraph: You must demonstrate exceptional organizational skills and the ability to manage time effectively. Proven capability to effectively handle competing priorities while overseeing diverse client portfolios. Effective written and verbal communication skills are essential. High integrity and confidentiality Proactive and solutions-oriented mindset Compensation: The successful candidate will be offered a highly competitive salary, which will be determined based on their relevant experience and qualifications. To Apply: Please forward your curriculum vitae to us for consideration. careers@talenthousepeople.com Before July 24, 2026, all applications must be submitted. Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).
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