Manager, Finance LN_FR, Democratic Republic of Congo

Manager, Finance LN_FR, Democratic Republic of Congo Organization: International Medical Corps (IMC) Country: Democratic Republic of Congo Kinshasa Office: International Medical Corps Kinshasa, Democratic Republic of Congo

RÉSUMÉ DU POSTE

Responsable de s'assurer que la gestion financière et la comptabilité sont conformes aux politiques et procédures des donateurs, du développement et de la supervision des questions de conformité.

Responsabilités

Les tâches et responsabilités ci-dessous ont pour but de décrire la nature générale et le niveau de travail effectué par les personnes affectées à ce poste.

Présentation du poste

Le niveau de travail effectué peut varier en fonction de la complexité du portefeuille national, du nombre de facteurs déterminants et de leurs interdépendances. Au nombre des facteurs susceptibles d'influencer la complexité figurent la taille du programme national (valeur en USD et nombre de projets), la diversité des donateurs, l'interdépendance et les relations entre les projets, le nombre de sites sur le terrain, les parties prenantes, les ressources, le contexte national, etc. Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Comptabilité et gestion financière Collabore étroitement aux opérations comptables quotidiennes et aux fonctions de gestion financière dans les bureaux extérieurs, en veillant à ce qu'elles soient exécutées conformément aux politiques et procédures internes ; Organiser et développer les activités nationales dans les domaines de la finance, de la comptabilité, de la planification, du contrôle interne et de l'audit, de la facturation, du contrôle des crédits et de la collecte des liquidités,

Formation / Diplômes

Fournir à la direction du pays les informations financières appropriées conformément aux procédures comptables et aux règlements des donateurs Assurer les flux de trésorerie dans le pays et veiller à satisfaire les besoins de liquidités. Communiquer les paiements échelonnés en souffrance au donateur, le cas échéant. Examiner et comptabiliser les opérations d'approvisionnement afin de garantir l'adéquation des pièces justificatives, l'exactitude des montants et le contrôle des paiements ; Proposer des formats pour les rapports financiers afin d'aider les utilisateurs des états financiers à mieux comprendre le contenu des rapports à des fins de prise de décision et de planification stratégique ; Assurer la tenue de registres précis des transactions financières du bureau national (bureaux principaux et de terrain) afin de contrôler la situation financière de toutes les activités du projet ; Aider à la gestion du service financier du pays afin de répondre aux exigences en matière de rapports financiers de la direction du pays et du siège ; cette fonction consiste notamment à veiller à ce que tous les rapports financiers soient soumis au plus tard dans les délais fixés et contiennent des informations pertinentes pour tous les utilisateurs des rapports financiers ; Diriger la préparation de l'ensemble des rapports financiers à des fins externes dans le respect des exigences comptables, légales et contractuelles ; Gérer le système comptable en veillant à ce que l'ensemble des données comptables soient mises à jour, rapprochées et entièrement justifiées ; veiller à l'exactitude et à la mise à jour de la clé de répartition conformément aux pratiques d'IMC. Superviser les comptes créditeurs et débiteurs, en veillant à ce que les analyses mensuelles soient disponibles, rapprochées et tenues à jour, et à ce que les ajustements nécessaires soient traités en temps opportun. Superviser la formation du personnel financier et fournir un soutien technique au programme national et à la logistique ; Assister et/ou préparer les budgets ;

Autres informations

Présenter et faciliter l'examen des dépenses budgétaires réelles avec les détenteurs de budget et d'autres membres du personnel de gestion du pays. Le cas échéant, formuler des recommandations pour des réalignements budgétaires ; Superviser et analyser la préparation des budgets opérationnels pour chaque site et consolider le budget principal du bureau national. Mettre à jour le budget principal chaque trimestre et communiquer avec l'équipe de gestion du pays afin d'assurer la couverture des coûts globaux du bureau national Veiller au respect des réglementations et procédures internes et des donateurs ; appliquer les politiques, les systèmes et les procédures des finances et fonctions de support et en diriger ou en assurer l'élaboration, la documentation et la mise en œuvre ; Le cas échéant, travailler en étroite collaboration avec les RH pour le recrutement et la sélection de personnel financier qualifié, recommander des promotions, des mesures disciplinaires et des licenciements pour le personnel financier, en concertation avec les superviseur(se)s ; Maintenir une ligne de communication ouverte avec l'ensemble du personnel de terrain et de l'entreprise, le cas échéant Entretenir des échanges fréquents avec le/la directeur(trice) administratif(ve) et financier(ère)/directeur(trice) financier(ère) afin de s'assurer que les activités et objectifs financiers sont communiqués ; Travailler avec le personnel chargé des programmes et de la logistique pour veiller à ce que la coordination des programmes soit conforme aux objectifs fixés dans le budget ; Assister aux réunions de coordination pertinentes pour les activités du pays ; Assurer l'interface avec le gouvernement national et les agences concernées afin de garantir la conformité avec les différentes réglementations gouvernementales, le cas échéant. Faciliter et coordonner divers examens et audits internes et externes. Il s'agit notamment de l'audit statutaire annuel, de l'audit spécifique des projets des donateurs, de l'audit annuel de l'organisation, etc. Veiller à ce que les documents demandés par les auditeurs soient complets et fournis en temps opportun Coordonner la préparation et examiner la réponse de la direction du bureau national aux conclusions de l'audit Le cas échéant, lancer une demande de services d'audit en temps opportun pour s'assurer que l'audit est effectué dans les délais prévus. Mettre en œuvre et/ou coordonner la mise en œuvre des recommandations provenant de divers audits Tenir à jour le suivi des audits, y compris les demandes/réponses d'audit. Représentation Assurer la liaison avec les donateurs sur les questions liées au programme afin de garantir la responsabilité financière et programmatique à l'égard des donateurs ; Participer aux réunions des donateurs et communiquer les informations pertinentes au/à la directeur(trice) administratif(ve) et financier(ère) et au/à la directeur(trice) pays ; Participer aux activités visant à assurer une visibilité maximale de l'agence au sein de la communauté des ONG ; Participer à la production de rapports et veiller à la ponctualité et à l'exactitude des informations fournies, ainsi qu'à la confidentialité des informations sensibles ; Contribuer à la création d'une image positive et à la crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du code de conduite, de l'éthique, des valeurs et du point de vue de l'organisation à l'égard des acteurs internes et externes. Formation / Renforcement des capacités Former le personnel national à accroître ses responsabilités afin de renforcer les capacités et d'assurer la durabilité des programmes Défendre et planifier le développement professionnel du personnel national Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

Profil recherché

En règle générale, un diplôme universitaire de 4 ans en comptabilité ou en administration des affaires. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant ;

Expérience

En règle générale, plus de 7 ans d'expérience progressive pertinente dans le domaine financier, dont au moins 5 ans d'expérience dans la gestion administrative et financière de programmes à l'étranger ; La capacité à travailler dans un environnement de sécurité hautement volatile et complexe est requise ; Une expérience approfondie des systèmes comptables informatisés, une expérience des systèmes ERP est un atout Expérience en matière de rapports aux donateurs, de préférence USAID, OFDA, donateurs de l'ONU, ECHO et autres donateurs privés ; Doit être capable de s'acquitter de ses responsabilités de manière autonome avec un minimum d'assistance technique au sein de l'organisation ; Connaissance des différents règlements financiers des donateurs ; Expérience de la gestion des procédures et politiques d'approvisionnement et de logistique ; Des qualités de leadership avérées sont requises ; une expérience de travail auprès d'une grande équipe nationale est requise Solides compétences en matière de négociation, de relations interpersonnelles et d'organisation ; Est capable de travailler efficacement dans un environnement de travail peu structuré, de fixer des priorités appropriées et de gérer efficacement de nombreuses exigences simultanées Capacité à lire, écrire, analyser et interpréter des textes techniques et non techniques en langue anglaise Capacité à présenter efficacement des informations et à répondre de manière appropriée aux questions des cadres supérieurs sur le terrain et au siège, des homologues, du gouvernement, des communautés locales, des chefs rebelles et d'autres acteurs régionaux concernés La maîtrise de l'anglais, écrit et parlé, est requise. Des capacités supplémentaires de lecture, d'écriture et d'interprétation, techniques et non techniques, dans une autre langue peuvent être exigées en fonction de l'emplacement du poste et de la langue officielle du pays, comme le français et l'arabe

JOB SUMMARY

Responsible for ensuring that financial management and accounting comply with donors' policies and procedures, development, and oversight of compliance issues. The tasks and responsibilities below are intended to describe the general nature and level of work being performed by persons assigned to this position. The level of work performed may vary depending on the complexity of the country portfolio, as to the number of influencing factors and their interdependencies. Some of the factors affecting complexity may be size of country program (USD value and number of projects), variety of donors, interdependence and interrelations of projects, number of field sites, stakeholders, resources, country context, etc. To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES

Accounting and Finance Management Works closely on day-to-day accounting operations and financial management functions in field offices ensuring these are performed in accordance with internal policy and procedures; Organize and develop country activities in finance, accounting, planning, internal control and audit, billing, credit control and cash collection, Provide country management with the appropriate financial information in accordance with accounting procedures and donor regulations Provide cash flow in the country and ensure that cash needs are fulfilled. Communicate outstanding installments with the donor, as applicable. Review and account for procurement transactions to ensure adequate supporting documentation, accuracy of amounts and control over payments; Suggest formats for financial reporting to aid financial statement users to better understand the contents of the reports for decision-making and strategic planning purposes; Ensure the maintenance of accurate records of financial transactions of the country office (main and field offices) to monitor financial status of all project activities; Assist with the management of the country finance department to meet the financial reporting requirements of in-country management and Headquarters; This function includes ensuring that all financial reports are submitted on or before the deadlines set and contain relevant information for all the users of the financial reports; Direct the preparation of all financial reports for external purposes in respect to accounting, legal and contractual requirements;

Localisation

Maintain the system of accounts ensuring all accounting data are updated, reconciled, and fully supported; Ensure the accuracy and updates of Key of Allocation according IMC practices. Oversee accounts payable and receivable, ensuring that monthly analyses are available, reconciled and kept up-to-date, and that any necessary adjustments are addressed in a timely manner. Oversee training of finance staff and provide technical support to country program and logistics; Assist and or prepare budgets; Present & facilitate review of actual budget expenditures with Budget Holders and other country management staff. As required, provide recommendations for budget realignments as required; Oversee and analyze the preparation of operational budgets for each location and consolidate country office master budget. Update the master budget on a quarterly basis and communicate with country management team to ensure country office overall cost coverage Ensure compliance with internal and donor regulations and procedures; enforce finance and supporting function policies, systems, and procedures, and direct or perform their development, documentation, and implementation; As applicable, work closely with HR in the recruitment and selection of qualified finance staff, recommend promotions, disciplinary action, and termination of finance staff in consultation with supervisors; Maintain open line of communications with all field and corporate staff, as applicable Maintain frequent communication with Finance Administrative Director/Finance Director to ensure finance activities and objectives are communicated; Work with program and logistics staff to ensure the coordination of programs are within budgeted targets; Attend coordination meetings which are relevant to country activities; Interface with national government and relevant agencies to ensure compliance with varying government regulations when necessary. Facilitate and coordinate various internal and external reviews and audits. This includes, but is not limited to annual statutory audit, donor projects specific audit, annual organization audit, etc. Ensure that documents requested by the auditors are complete and provided timely Coordinate preparation and review country office management response to audit findings As applicable, initiate request for audit services in a timely manner to ensure audit is being done within scheduled time frame. Implement and/or coordinate implementation of the audit recommendations from various audits Maintain audit tracker including audit queries/responses. Representation Serve as a liaison with donors on matters related to the program to ensure financial and programmatic accountability to donors; Participate in donor meetings and communicate relevant information to Finance Administrative Director and Country Director; Assist in activities to ensure maximum visibility of the agency amongst the NGO community; Participate in the production of reports and ensure the timeliness and accuracy of information provided, as well ensuring confidentiality of sensitive information; Contribute to the creation of a positive image and overall credibility of the organization, notably through the application of the organization's Code of Conduct, ethics, values, and stand-point regarding internal and external actors. Training / Capacity Building Train national staff to increase their responsibilities to build capacity and ensure sustainability of programs Advocate and plan for professional development for national staff Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.

MINIMUM QUALIFICATIONS

Typically, a 4-year University degree in Accounting or Business Administration. Equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate; Typically, 7+ years of relevant progressive experience in the finance field, including minimum 5 years' experience, in the administrative and financial management of overseas programs; Be able to work in highly volatile and complex security environment is required; Extensive experience in working with computerized accounting systems, experience with ERP systems is a plus Experience with Donor reporting preferable USAID, OFDA, UN Donors, ECHO and other private Donors; Must be able to carry out responsibilities independently with minimal technical support from within the organization; Knowledge of varied donor financial regulations; Experience in managing procurement and logistical procedures and policies; Proven leadership qualities required; experience in working with a large national staff team

Compétences requises

Strong negotiation, interpersonal and organization skills; Can function effectively in a loosely structured work environment and to set appropriate priorities and deal effective\y with numerous simultaneous requirements Ability to read, write, analyze, and interpret, technical and non-technical in the English language Ability to effectively present information and respond appropriately to questions from senior managers in the field and HQ, counterparts, government, local communities and rebel leaders and other related regional players Fluency in English, written and oral is required. Additional ability to read, write and interpret, technical and non-technical in another language may be required according to post position and official country language, such as French and Arabic Click the button below to visit the original announcement on the recruiting organization's website. More Information and Application Details UNjobs Association of Geneva Not an official document of the United Nations Privacy Policy Cookie Policy

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