Assistant, Warehouse, Democratic Republic of Congo

Responsabilités

RÉSUMÉ DU POSTE L'assistant(e) d'entrepôt aide le/la superviseur(se) à comptabiliser les marchandises stockées dans l'entrepôt, à les gérer correctement dans de bonnes conditions de stockage et à documenter et rapporter toutes les transactions de l'entrepôt de manière transparente et conformément au manuel d'entrepôt d'International Medical Corps, conformément aux exigences des donateurs et aux lois locales, le cas échéant. Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables. PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS L'assistant(e) d'entrepôt assiste le/la superviseur(se) dans les tâches suivantes : Mise en œuvre des procédures d'entrepôt d'IMC conformément au manuel d'entrepôt d'IMC Assurer des conditions de stockage appropriées pour toutes les marchandises, y compris le contrôle de la température et de l'humidité et l'isolement des marchandises dangereuses ou impropres à l'utilisation finale (c'est-à-dire endommagées ou périmées) Contrôler la durée de conservation des produits stockés Signaler toute perte ou détérioration de marchandises, traiter les ajustements de stock et alerter les propriétaires de stock en cas de divergences devant faire l'objet d'une enquête. Tenir à jour des registres de stock précis, par article et par projet Entretien des équipements de manutention concernés et disponibilité des matériaux d'emballage, des produits de nettoyage et des équipements et fournitures de protection Superviser la main-d'œuvre occasionnelle travaillant dans l'entrepôt, ainsi que les visiteurs Réception des marchandises, comptage physique (préparation du bon de réception des marchandises (GRN)) et traitement du contrôle des quantités avec le personnel affecté à la gestion Veiller à ce que les stocks soient correctement empilés et organisés et optimiser l'utilisation de l'espace intérieur/extérieur de l'entrepôt Contrôle de la qualité des opérations de kitting/dé-kitting/reconditionnement/reconstitutions Préparer la sortie des marchandises, conformément aux ordres de sortie de marchandises (GIO) approuvés Veiller à ce que les articles de l'entrepôt et les expéditions sortantes soient correctement emballés, réduisant ainsi le risque de dommages lors de la manutention et du transport Superviser le chargement des marchandises et documenter la remise de cargaison au transporteur/récipiendaire Assurer le nettoyage et la désinfection de l'entrepôt et veiller à le maintenir au sec, bien organisé et exempt de parasites/rongeurs, etc. Conformité, audit et contrôles connexes Responsable de la conformité des activités d'entrepôt réalisées ou supervisées avec les politiques et procédures d'IMC, les règles des donateurs et lois et réglementations locales applicables Contribuer à la soumission ou à la mise à disposition en temps utile des rapports obligatoires à l'équipe de gestion nationale, conformément aux politiques et procédures d'IMC Mise en œuvre des mesures correctives identifiées à la suite d'un audit ou d'un examen de conformité Prévention de la fraude S'engage à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude, conformément aux politiques et procédures d'IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales Système d'information et de gestion logistique (SIGL) Utiliser les solutions logicielles de manière cohérente et précise Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives. QUALIFICATIONS MINIMALES Généralement, un diplôme en logistique, en chaîne logistique ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée, le cas échéant Généralement, 6 mois d'expérience en entrepôt et/ou dans la logistique Bonnes compétences relationnelles et d'équipe Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d'IMC Connaissance de base de MS Office, y compris MS Word, Excel et Outlook Capacité à bien s'intégrer et travailler au sein d'une équipe multiethnique et multiculturelle Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées Qualifications ou cours de formation pertinents Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral JOB SUMMARY The Assistant, Warehouse is assisting supervisor in accounting for goods stored in the warehouse, their proper management under good storage conditions and for documenting and reporting all warehouse transactions in a transparent manner and in accordance and compliance with International Medical Corps Warehouse Manual, donor requirements and local laws, as applicable. To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation. MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES Assistant, Warehouse is assisting supervisor in Implementation of IMC warehouse procedures as per IMC Warehouse Manual Ensuring appropriate storage condition for all commodities, including temperature and humidity control, and isolation of dangerous goods and goods not fit for end use (i.e., damaged/expired goods) Monitoring stored items shelf life Reporting of any losses or damage of commodities, processing stock adjustments and alerting stock owners to discrepancies that should be investigated Maintaining accurate stock records by item and project Maintenance of relevant handling equipment and availability of packing materials, cleaning materials, and protective equipment and supplies Supervising casual labor working in the warehouse, as well as visitors Reception of goods physical count (preparation of GRN) and Quantity Control processing with management assigned staff Ensuring that the proper stacking and organizing of stocks and optimizing the use of warehouse indoor/outdoor space Quality control over kitting/de-kitting/reconditioning/reconstituting operations Preparing release of goods in line with approved Goods Issue Orders (GIOs) Ensuring that the items in the warehouse and outgoing dispatches are appropriately packed and thus reducing the risk of damage during handling and transportation. Overseeing loading of commodities and documenting cargo handover to transporter/recipient Ensuring warehouse cleaning, disinfecting, and making sure it is kept dry, well-organized and pest/rodents free, etc. Compliance, Audit and related controls Responsible for compliance of performed or supervised warehouse activities in line with IMC policies and procedures and applicable donor rules s and local laws and regulation. Assists in timely submission or availability of mandatory reports to the country management team, in line with IMC policies and procedures. Implementing of correctives measures identified as result audit or compliance review Fraud prevention Committed to fraud prevention, detection, reporting and fraud risk reduction as per IMC policies and procedures, donor rules and local laws and regulations Logistics Management & Information System (LMIS) Use software solutions in a consistent and accurate manner Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive. MINIMUM QUALIFICATIONS Typically, a degree in Logistics, Supply Chain, or related area. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate Typically, 6 months experience in Warehouse and/or Logistics Good interpersonal and team skills Commitment to and understanding of IMC's aims, values and principles Basic knowledge of MS Office including MS Word, Excel, and Outlook Ability to integrate and work well within multi-ethnic and multicultural team Ability to work in harsh conditions, often in remote areas Relevant qualifications or training courses Fluency in written and spoken English

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