Street Child : Logistics and Procurement Officer

Responsabilités

DESCRIPTION DE POSTE Poste Logistics and Procurement Officer Localisation Kinshasa, avec appui à l’ensemble des projets Street Child en RDC Durée du Contrat Une année renouvelable sur base de performance et disponibilité des financements Supervision Gestionnaires des Finances et Operations . A PROPOS DE STREET CHILD Street Child est une organisation non-gouvernementale, basée au Royaume-Uni, avec une présence soutenue et à haut impact dans vingt-cinq pays. Nous visons à assurer que chaque enfant puisse aller à l’école, y acquérir une éducation de qualité, et sans risque pour la sécurité personnelle. Depuis plus d'une décennie, Street Child travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde en Afrique et en Asie pour garantir que chaque enfant a son droit à une éducation reconnue. Depuis 2008, nous avons aidé plus de 902 999 enfants dans plus de 25 pays fragiles, touchés par des conflits ou des crises dont la plupart en Afrique subsaharienne. Nos secteurs clés d’expertise incluent l’éducation et la protection des enfants, les enfants en situation d’urgence, l’autonomisation des familles et le leadership dans la localisation. Autant que nous appuyons les gouvernements à offrir à travers une éducation gratuite et de qualité, un avenir certain à tous les enfants inclus et d’ailleurs en priorité les plus vulnérables dont ceux de la rue et ceux dans la rue, nous aidons aussi les communautés à s’approprier ces objectifs pour un impact véritablement durable. Street Child est présent en République Démocratique du Congo depuis plus de 10 ans, initialement à travers Children in Crisis dans le Sud-Kivu. Il a fusionné avec Children in Crisis en 2018 et a amorcé son établissement et expansion à partir de 2021 dans d’autres provinces de la RDC (Kinshasa, Kasai, Maindombe, Kwango, Ituri, etc…) d’abord à travers ses partenaires nationaux et actuellement par une opérationnalité directe ou en cogestion. Avec son bureau régional pour l’Afrique centrale et les Grands Lacs établi à Kinshasa, Street Child a ses bureaux opérationnels à Goma, Bukavu, Mbakana, Masiambio et Tshikapa. Il se déploie aussi graduellement en Ituri et dans d’autres provinces. RESUME DU POSTE Sous la supervision du/de la Head of Finance & Operations, le/la Logisticien(ne) & Chargé (e) des Approvisionnements est responsable de la bonne gestion de la chaîne logistique de Street Child en RDC : achats, gestion du parc automobile (charroi), gestion des stocks et des assets, suivi des consommations (carburant, fournitures de bureau), ainsi que de la mise en œuvre et du respect des politiques et procédures logistiques et d’achats de Street Child. Basé(e) à Kinshasa, il/elle apporte un appui transversal à tous les bureaux et projets de Street Child en RDC, en étroite collaboration avec les équipes programme, finance et administration, afin de garantir un appui logistique efficace, une utilisation optimale des ressources et une conformité stricte aux exigences des bailleurs et à la législation nationale. RESPONSABILITES PRINCIPALES 1. Approvisionnements / Achats (environ 40 %) Élaborer, mettre à jour et suivre les plans d’achats pour l’ensemble des projets en coordination avec les responsables de programmes et la finance. Lancer les demandes de devis, appels d’offres et consultations conformément aux budgets, aux procédures internes de Street Child RDC et aux exigences des bailleurs. Analyser les offres (qualité, prix, délais, conditions de livraison), préparer les grilles d’évaluation et les documents de sélection des fournisseurs. Négocier les conditions d’achat (prix, délais, modalités de paiement, garanties) et veiller à une relation ouverte, éthique et transparente avec les fournisseurs. Rédiger, suivre et archiver les contrats fournisseurs / prestataires, et contrôler la conformité de la prestation par rapport aux termes contractuels. Réaliser des analyses de coûts et maintenir une veille régulière sur les prix du marché et la disponibilité des biens et services. Identifier, qualifier et mettre à jour une base de données de fournisseurs fiables, en tenant compte de la qualité, des délais et de la conformité. Préparer les bons de commande, s’assurer de la complétude de la documentation d’achat (BC, contrats, factures, preuves de livraison, etc.) et faciliter le traitement des paiements avec l’équipe finance. Gérer les approvisionnements en fournitures et équipements de bureau (stocks minimaux, inventaires). S’assurer que pour tous les biens distribués aux bénéficiaires : v  les bons de livraison, fiches de distribution et listes de bénéficiaires sont dûment remplis et signés ; v  les dossiers sont classés et archivés de manière à pouvoir être facilement partagés en cas de demande interne ou d’audit. 2. Logistique, flotte, stocks et assets (environ 60 %) a) Logistique générale & support aux opérations Organiser et coordonner les déplacements terrain (planning des véhicules, itinéraires, autorisations de mission, etc.) pour les équipes de Street Child en RDC. Appuyer l’organisation logistique des réunions, ateliers, formations, visites de bailleurs et autres activités de terrain (réservation de salles, restauration, hébergement, transports, matériel). Assurer le suivi des plannings d’activités, des calendriers opérationnels et des tâches logistiques liées à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme. Veiller à la bonne tenue et à l’archivage de toute la documentation logistique (demandes d’achats, bons de commande, bons de livraison, fiches de stock, contrats, rapports, etc.). Veiller au respect des politiques et procédures logistiques internes et des exigences des bailleurs dans toutes les opérations (achats, flotte, distribution, etc.). Maintenir en toute circonstance un haut niveau de confidentialité, de neutralité et de professionnalisme dans la gestion des informations organisationnelles. b) Gestion du parc automobile (charroi) et des carburants Tenir à jour un suivi global de la flotte (véhicules, motos, générateurs) : disponibilité, affectation, kilométrage, entretiens préventifs et correctifs. Organiser et suivre le programme d’entretien et de réparation des véhicules, en lien avec des garages agréés, et conserver les dossiers techniques et factures. Assurer un contrôle rigoureux des consommations de carburant (carnets de bord, fiches de consommation, relevés kilométriques / horaires, bons de carburant). Analyser les tendances de consommation pour identifier d’éventuelles anomalies, pertes ou gaspillages, et proposer des mesures d’optimisation et de réduction des coûts. Suivre les mouvements et l’utilisation des véhicules sur le terrain (planning, feuilles de route, suivi GPS le cas échéant) pour garantir une utilisation sûre, rationnelle et conforme aux politiques internes. Sensibiliser et former les chauffeurs et utilisateurs aux règles de sécurité routière, au code de conduite de Street Child, et aux procédures d’utilisation des véhicules. Préparer des rapports périodiques (mensuels / trimestriels) sur les activités de la flotte : taux d’utilisation, coûts de maintenance, accidents, consommation de carburant. c) Gestion des stocks, des entrepôts et des assets S’assurer que la gestion des magasins et entrepôts (réception, stockage, distribution) respecte les standards de Street Child (sécurité, organisation, propreté, accessibilité). Mettre en place et tenir à jour les fiches de stock (bin cards / stock cards) pour tous les articles, et veiller à ce que les inventaires physiques correspondent aux enregistrements. Organiser des inventaires physiques réguliers (mensuels, trimestriels, annuels) et documenter les écarts éventuels, avec propositions d’actions correctives. Tenir à jour le registre des immobilisations (assets register) pour tous les bureaux et projets de Street Child en RDC. Indiquer pour chaque asset le bailleur de financement, le lieu d’affectation, l’utilisateur, l’état, la valeur et la date d’acquisition. Produire des mises à jour trimestrielles du registre des immobilisations à l’intention du/de la Head of Finance & Operations, incluant les nouvelles acquisitions, les déclassements et les transferts. Veiller à l’étiquetage correct de tous les assets (numéro d’inventaire, code projet, bailleur le cas échéant). Appuyer la mise en œuvre des procédures de mise au rebut / cession d’actifs, dans le respect des règles des bailleurs et de la réglementation locale.

PROFIL RECHERCHE

– QUALIFICATIONS ET COMPETENCES Formation Diplôme universitaire (minimum Bac+3) en logistique, gestion, administration, gestion de projets, ou tout autre domaine pertinent. Connaissances et compétences techniques Bonne maîtrise des principes et bonnes pratiques en logistique, gestion de flotte, gestion des stocks, approvisionnements et administration. Connaissance du fonctionnement des ONG / ONGI et des exigences de conformité des bailleurs (procédures d’achats, règles d’assets, audit, etc.). Excellente maîtrise du français (écrit et oral) ; capacité à communiquer en anglais fortement souhaitée. Maîtrise des outils informatiques, en particulier Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et gestion électronique de documents (archivage numérique, partage de fichiers). Capacité à travailler de manière autonome, à prioriser, à respecter les délais et à prendre des initiatives dans le respect des procédures. Expérience Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions liées à la logistique, aux approvisionnements, à l’administration ou aux ressources humaines, de préférence dans le secteur humanitaire ou du développement. Expérience avérée au sein d’une ONG nationale ou internationale. Expérience en coordination logistique multi-sites et appui à des équipes terrain est un atout important. Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément et à transformer rapidement l’information en actions concrètes, sans retarder la mise en œuvre des activités programme. Compétences comportementales Intégrité, sens élevé de la confidentialité, professionnalisme et éthique irréprochable. Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités. Esprit d’équipe, sens de la collaboration et de la communication avec des interlocuteurs variés (programmes, finance, partenaires, fournisseurs). Aptitude à la résolution de problèmes, à la prise de décision et à la proposition de solutions pratiques. Attitude respectueuse, courtoise et sensible aux diversités culturelles et de genre. Flexibilité et capacité à travailler dans un environnement changeant, sous pression et avec des délais serrés. Engagement en matière de sauvegarde Street Child est fermement engagé en faveur de la sauvegarde et de la protection des enfants, des jeunes et des communautés que nous servons. Nous appliquons une tolérance zéro envers toute forme d’abus, d’exploitation ou de harcèlement. Toutes les offres d’emploi sont conditionnées à : La réception de références professionnelles satisfaisantes et de vérifications d’antécédents appropriées ; La participation à l’Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (schéma inter-agence de divulgation des inconduites) ; Des entretiens portant spécifiquement sur les questions de sauvegarde et de protection. Street Child valorise la diversité au sein de ses équipes et est fière d’être un employeur garantissant l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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