Stagiaire chargé(e) de communication

Stagiaire Chargé(e) de Communication

Nous recrutons un(e) stagiaire chargé(e) de communication pour notre bureau pays à Cotonou. Sous la supervision du Responsable pays et en étroite collaboration avec l’Assistante du Responsable-Pays, vous effectuerez les missions suivantes :

Missions principales :

Flux de travail : Réception et enregistrement des documents entrants (lettres, notes verbales, factures, etc.). Réservation de chambres d’hôtel pour les missions et mise à jour des listes correspondantes. Rédaction de projets de comptes rendus des réunions du personnel (enregistrement vocal). Mise à jour trimestrielle de la liste des fournitures et articles manquants pour lancer de nouveaux achats. Exécution de tâches administratives diverses (photocopies, courriels). Appui aux autres Assistantes en cas de besoin ou d’absence.

Communication et liaison : Accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques avec tact et discrétion, orientation vers le personnel concerné. Filtrage des appels/visiteurs, prise de rendez-vous pour les experts. Fourniture d’informations de base aux Experts et à l’Assistante Principale du Responsable Pays pour les rendez-vous. Appui à l’Assistante du Responsable pays pour les informations de base au Responsable pays (en cas d’absence).

Tenue de registres et documentation : Gestion du classement des dossiers (papier et électronique). Tenue d’un calendrier mensuel d’activités (missions, visites, rendez-vous). Obtention de notes d’information et documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers. Mise à jour des listes d’adresses des partenaires et fournisseurs.

Profil recherché :

• Être titulaire d’au moins un BTS, DUT ou diplôme équivalent en gestion des affaires, commerce, administration ou discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat, administration ou gestion de bureau est un atout.
• Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat dans des bureaux similaires (organisations internationales, banques de développement ou institutions similaires). Une expérience du secteur privé est un atout.
• Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et procédures.
• Bonnes compétences en coordination, méthodique et auto-organisé.
• Engagement à offrir un service client excellent.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles.
• Capacité à réagir rapidement aux demandes immédiates.
• Flexibilité, attitude positive face au changement, approche constructive et créative de résolution de problèmes.
• Compétence dans l’utilisation d’équipements standard (ordinateur, scanner, photocopieur).
• Capacité à communiquer efficacement, résoudre des problèmes, être axé sur le service client, esprit d’équipe et efficacité opérationnelle.
• Approches innovatrices et créatives pour apporter une valeur ajoutée aux clients et à l’organisation.
• Aptitude à communiquer efficacement (écrit et oral) en français, avec une connaissance pratique de l’anglais de préférence.
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP ou autre système intégré de gestion des documents).Conditions particulières : Ce poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi afférentes au statut international. Le/la titulaire sera recruté au plan local, en tant que personnel sous contrat de courte durée (personnel local).

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