Associé (e) de la Cheffe des Programmes, NDjamena, Chad

Associé(e) de la Cheffe des Programmes

Lieu : N'Djamena, Tchad

Organisation : IOM - International Organization for Migration

Contexte du poste : Sous la supervision générale du Chef de Mission au Tchad et la supervision directe de la Cheffe de Programme, et en étroite coordination avec les responsables de programme et le responsable de la gestion des ressources, le/la titulaire du poste assistera la Cheffe de Programme dans tous les aspects de ses fonctions afin d'assurer un soutien efficace aux opérations.

Missions principales :

• Organiser les réunions et les rendez-vous de la Cheffe de Programme avec des interlocuteurs de haut niveau, les tables rondes, d'autres événements, et gérer son agenda.
• Préparer des rapports, des points de discussion, des briefings et des informations de base sur une base régulière à la demande de la Cheffe de Programme.
• Assurer la liaison et organiser des réunions/activités coordonnées avec les agences des Nations Unies.
• Documenter et tenir des registres de la correspondance relative aux programmes, de l'état d'avancement et d'autres documents techniques pertinents, ainsi que tous documents de routine similaires des projets.
• Assister au suivi du budget et à la mise à jour des informations relatives au budget.
• Soutenir la coordination administrative pour la mise en œuvre des projets, ce qui implique une liaison avec diverses unités organisationnelles ou parties externes pour initier des demandes, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et assurer le suivi des actions administratives.
• Participer à des réunions et à des conférences ; contribuer à la coordination des activités avec les autorités locales, les partenaires, les agences des Nations Unies, les organisations intergouvernementales et non gouvernementales, les donateurs et autres parties prenantes concernées par la Cheffe des Programmes.
• En coordination avec les unités chargées des programmes, compiler le matériel d'information et d'autres documents, rédiger des documents de mission et des rapports à la demande du Siège et/ou d'autres unités de l'OIM, et rédiger des documents et des rapports selon les besoins.
• Recevoir et examiner toutes les communications entrantes destinées à la Cheffe de Programme, en les traitant directement le cas échéant.
• Rédiger des rapports et des procès-verbaux de réunions, ainsi que de la correspondance, des rapports et des documents de routine relatifs aux questions opérationnelles et administratives de l'OIM.
• Assurer le suivi approprié des demandes et actions externes et internes adressées par la Cheffe de Programme à d'autres personnes ou par d'autres personnes à la Cheffe de Programme, de manière à y répondre et à les mener à bien dans les délais impartis.
• Faire preuve de discrétion dans la fourniture d'une assistance administrative à la Cheffe de Programme et gérer des informations confidentielles avec tact et discrétion.
• Selon les instructions de la Cheffe de Programme, préparer les réunions nationales et internationales, les conférences et les visites au Tchad de l'OIM, y compris l'organisation de l'ordre du jour avec les interlocuteurs externes, la coordination des arrangements de voyage, ainsi que l'itinéraire des visiteurs de l'OIM.
• Organiser le système de classement, assurer l'enregistrement et la mise à jour de toute la correspondance pertinente, ainsi que tenir à jour la liste de diffusion et la base de données des

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