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L’ONG humanitaire française Médecins Sans Frontières (MSF) recrute pour ces postes
CDD24 days ago
Job Description
Dakar
CDD
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Position: Supervisor Logistics & Administration – Based on Dakar F/H Doctors Without Borders,
MISSION
Main purpose: Carry out administrative tasks, supervise the daily activities of logistics and ensure the maintenance of MSF equipment, facilities and infrastructure in accordance with MSF protocols in order to keep the facilities in perfect condition and participate in the development of the mission.
Responsibilities
Monitor infrastructure maintenance activities, inventory management of non-medical products and equipment in accordance with MSF standards. Ensure the verification and monitoring of facilities under the supervision of the supervisor. Make daily visits to facilities, reporting anomalies or problems to the supervisor. Assess rehabilitation needs and monitor minor rehabilitation work according to the instructions given by the supervisor and reporting on progress. Check that safety standards are observed in the installations (presence of fire extinguishers, grounding of electrical installations). Monitor the use of vehicles, machinery and mechanical and electrical equipment. Plan with the supervisor the necessary maintenance activities and verifications of energy networks and their configurations, in accordance with MSF standards. Coordinate and lead the logistics team under his responsibility, and in particular; define the tasks of each person, ensure daily supervision, check the quality of work (timeliness, rigor, quality, etc.), establish the working schedules of the logistics teams of each department or facility, organize and manage the meetings of the team under his supervision, participate in the recruitment of staff for his team, participate in logistics meetings and report on its activities. Ensure the maintenance of the vehicle fleet; plan and supervise the preventive and curative maintenance of all project vehicles according to MSF standards. Train drivers to good driving habits and standard checks and ensure their follow-up. Manage and track orders; collect logistics orders from different departments or health facilities, establish orders and track them, according to procedures in place, provide technical support to the storekeeper, conduct local purchases according to MSF’s procurement procedures and ensure the conditions for receiving incoming cargo or materials as well as the organization and packaging of equipment prior to shipment. Develop per diem sheets for all arrivals, modify and update the necessary data to ensure their punctuality and accuracy.
Location
Track expired leases and inform the Project Coordinator in time to arrange a renewal or find another alternative. Assist the Project Coordinator with monthly budget forecasts and planning in order to be able to ensure the settlement of daily needs, advances on salaries, wages, per diem etc. Process invoices from suppliers for validation followed by payment and maintain strict control over all required documents, reporting any discrepancies to the Project Coordinator. Classify and prepare all accounting items required by the Project Coordinator. Ensure strict control over all expenses and reliability of statements and documentation.
Education / Qualifications
Ensure that all administrative information is accessible to all staff (planning, posting, meetings, memos, etc.) Send to the HR department, by the agreed date, all monthly payroll variables Manage, together with the project coordinator, arrivals and departures of staff from the country: visas, plane tickets and all necessary steps. Coordinate with projects, headquarters and Dakar staff movements and related administrative formalities (passport, visas, per diem)
Other information
Keep in touch with external partners to stay informed of policies and procedures regarding travel, entry formalities, work permits (immigration, UN, airlines ...). Take care of the preparation of telecommunications means and the allocation of accommodation house / apartment / room; ensure the correct execution of the maintenance of housing (furniture, household, food). Any other tasks delegated by the Project Coordinator
Candidate profile
Education: Degree in studies related to administration, logistics, business management or HR or equivalent desired
Experience
Experience: At least two (02) years of experience in similar positions required. Experience with MSF or other NGOs desired Language: French essential, preferred local language, English an asset
Status: CSD until 31 December 2026 with possibility of renewal. Remuneration: Level 6 of the MSF Senegal pay grid
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Expert Application Advice
Poste : Superviseur.se Logistique & Administration – Basé à Dakar F/H Médecins Sans Frontières,
MISSION
But principal : Accomplir les tâches administratives, superviser les activités quotidiennes de la logistique et assurer la maintenance des équipements, des installations et des infrastructures de MSF conformément aux protocoles de MSF en vue de conserver les installations en parfaite condition et de participer au développement de la mission.
Responsabilités
Faire le suivi des activités de maintenance des infrastructures, de la gestion des stocks de produits non médicaux et de l’équipement, conformément aux normes de MSF. Assurer la vérification et le suivi des installations sous la supervision du supérieur hiérarchique. Effectuer des visites quotidiennes des installations, en signalant les anomalies ou problèmes au supérieur hiérarchique. Évaluer les besoins de remise en état et faire le suivi des travaux mineurs de remise en état suivant les instructions données par le supérieur hiérarchique et en lui rendant compte de l’avancement. Vérifier que les normes de sécurité sont observées dans les installations (présence des extincteurs, mise à la terre des installations électriques). Faire le suivi de l’utilisation des véhicules, des machines et des appareils mécaniques et électriques. Planifier avec le supérieur hiérarchique les activités de maintenance et les vérifications nécessaires des réseaux d’énergie et de leurs configurations, conformément aux normes de MSF. Coordonner et diriger l’équipe de logistique placée sous sa responsabilité, et en particulier; définir les tâches de chaque personne, assurer la supervision au quotidien, vérifier la qualité du travail (ponctualité, rigueur, qualité, etc.), établir les horaires de travail des équipes de logistique de chaque département ou installation, organiser et diriger les réunions de l’équipe placée sous sa supervision, participer au recrutement du personnel pour son équipe,participer aux réunions de logistique et rendre compte de ses activités. Assurer la maintenance de la flotte de véhicules; planifier et superviser la maintenance préventive et curative de tous les véhicules du projet selon les normes de MSF. Former les chauffeurs à de bonnes habitudes de conduite et aux vérifications standards et assurer leur suivi. Gérer les commandes et en faire le suivi ; recueillir les commandes relatives à la logistique en provenance des différents départements ou installations de santé, établir les commandes et en faire le suivi, selon les procédures en place, offrir le soutien technique au magasinier, effectuer des achats locaux selon les procédures d’approvisionnement de MSF et assurer les conditions de réception du fret ou des matériels qui arrivent ainsi que l’organisation et le conditionnement du matériel avant son expédition. Elaborer les fiches de per diem pour tous les arrivants, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer leur ponctualité et leur exactitude.
Localisation
Faire le suivi des contrats de location arrivant à expiration et informer le Coordinateur du projet à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative. Assister le Coordinateur du projet avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin de pouvoir assurer le règlement des besoins quotidiens, avances sur salaires, salaires, per diem etc. Traiter les factures des fournisseurs en vue de leur validation suivie de paiement et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Coordinateur du projet. Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le Coordinateur projet. Assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
Formation / Diplômes
Faire en sorte que toutes les informations administratives soient accessibles à tout le personnel (plannings, affichage, réunions, notes de service, etc.) Transmettre au service RH ,à date convenue, tous les variables de la paie mensuelle Gérer, de concert avec le coordinateur projet, les arrivées et les départs du personnel du pays : visas, billets d’avion et ensemble des démarches nécessaires. Coordonner avec les projets, les sièges et Dakar les mouvements du personnel et les formali-tés administratives y afférentes (passeport, visas, per diem)
Autres informations
Garder le contact avec les partenaires extérieurs pour rester informé/e des politiques et procédures concernant les déplacements, formalités d’entrée, permis de travail (immigration, UN, compagnies aériennes …). Prendre en charge la préparation des moyens de télécommunication et l’attribution des hébergements maison/appartement/chambre ; veiller à la correcte exécution de l’entretien des logements (mobilier, ménage, nourriture). Toute autre tâche déléguée par le Coordinateur du projet
Profil recherché
Éducation : Diplôme en études liées à l’administration, à la logistique, à la gestion des affaires ou RH ou équivalent souhaité
Expérience
Expérience : Au moins deux (02) ans d’expérience dans des postes similaires indispensable. Expérience avec MSF ou d’autres ONG souhaitée Langue : Français indispensable, langue locale préférée, anglais un atout
Compétences requises
Gestion du stress Adhésion aux principes de MSF Souplesse de comportement Résultats et sens de la qualité Travail d’équipe et coopération Conditions d’emploi Statut : CDD jusqu’au 31 décembre 2026 avec possibilité de renouvellement. Rémunération : Niveau 6 de la grille de rémunération de MSF Sénégal Pour postuler : toute personne qui désire postuler peut remettre son dossier de candidature (CV et lettre de motivation) jusqu’au 16 octobre à 12h00 (heure de Dakar) au lien suivant : A MSF, nous valorisons la diversité et cherchons à avoir un environnement de travail inclusif et accessible. Nous encourageons toutes les personnes qui possèdent les qualifications requises à postuler, indépendamment de leur origine ethnique, nationale ou culturelle, de leur âge, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leurs convictions, de leur handicap ou d’autres aspects de leur identité.
- 16 octobre 2026
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.