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Recrutement au Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS)
CDI20 days ago
Job Description
Dakar
CDI
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The United Nations Development Programme (UNDP), a reference organization of the United Nations system on sustainable development, is recruiting for its office in Senegal a Associate in Project Administration and Support.
Job information
The position is attached to the UNDP Senegal office, under the title of Project Associate and Administrative Assistant, at the NPSA-6 classified level. The duty station is DakarIn Senegal. This is a regular position, based in the office. The scheduled start date is January 2027, for a period of 12 months with the possibility of renewal. The position number is 234409.
Description of the office and project
Present in more than 170 countries and territories, UNDP supports States in implementing integrated solutions to fight poverty, reduce inequalities, strengthen community resilience and promote democratic, inclusive and effective governance.
In Senegal, the cooperation cycle 2024-2028 UNDP is aligned with national development priorities and contributes to accelerating the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs). It aims in particular to strengthen democratic governance, the rule of law, access to justice, citizen participation, social cohesion, accountability of public institutions and prevention and management of conflict risks.
The UNDP Governance portfolio includes a set of strategic programmes and projects implemented in partnership with national institutions, local authorities, civil society organizations, the private sector and technical and financial partners. These interventions aim to strengthen democratic institutions, promote human rights, strengthen transparency and accountability mechanisms, foster inclusive participation in decision-making processes and support institutional reforms necessary for sustainable and equitable development.
Job overview
In a context marked by portfolio expansion, diversification of implementing partners and strengthened requirements for results-based management, financial monitoring and operational compliance, UNDP wishes to strengthen its Governance team through the recruitment of an Associate in Administration and Project Support. Under the supervision of Team Leader Governance, the incumbent will provide essential support for administrative and financial management of projects, budget monitoring, compliance of operations as well as coordination of reporting and implementation processes, thus contributing to the achievement of portfolio strategic outcomes.
Functions and expected results
Under the supervision of the Governance Portfolio Manager and in close collaboration with the Program, Operations and Implementation Partners teams, the Project Administration and Support Associate contributes to the effective, transparent and compliant management of Governance portfolio resources. He/she provides administrative, financial and operational support for project implementation, budget monitoring, reporting and compliance with UNDP rules and procedures.
Responsibilities
His duties and responsibilities are as follows.
Support for financial and budgetary management of projects : monitor the budget execution of projects in the Governance portfolio and ensure efficient use of resources; participate in the preparation, revision and updating of annual budgets and work plans (AWPs); monitor commitments, expenditures and budgetary availabilities; produce periodic financial analyses and report any discrepancies or risks to facilitate decision-making; contribute to the preparation of financial closures and budget review exercises.
Support for administrative and operational management : ensure the processing and follow-up of project requisitions, contracts, payments, advances and other administrative transactions; ensure compliance of administrative and financial records in accordance with UNDP rules, procedures and policies; support the logistical organization of workshops, missions, meetings and other portfolio activities; support training and knowledge sharing; ensure physical and electronic archiving of project administrative and financial documents.
Follow-up of implementation partners and compliance : continue the financial and administrative follow-up of implementing partners in accordance with UNDP management procedures; verify the completeness and compliance of financial reports and supporting documents produced by partners; contribute to the follow-up of recommendations from audits, micro-evaluations, quality controls and assurance exercises; participate in the identification and management of financial and operational risks of projects.
Reporting, financial monitoring and quality assurance : Prepare dashboards and periodic reports on the financial situation and implementation of projects; contribute to the production of planned reports to technical and financial partners, UNDP management and project governance mechanisms; ensure the quality, reliability and availability of administrative and financial data; support monitoring of performance indicators related to the financial and operational management of projects.
Support for portfolio planning and coordination : contribute to the planning of activities and follow-up on the implementation of work plans; support coordination between programme, operations, finance and implementing partners; participate in the preparation of project review meetings, steering committees and supervisory missions; monitor agreed actions and administrative and financial deadlines.
Knowledge management and capacity building : contribute to the capitalization of good practices and lessons learned in administrative and financial management of projects; participate in the development and updating of procedures, guides, tools and management models; continue advocacy and capacity-building activities of partners and team members on UNDP administrative and financial procedures; promote principles of transparency, accountability and results-based management in project implementation.
Candidate profile
The incumbent of the post shall perform other relevant functions of his/her functional profile, as deemed necessary for the proper functioning of the Office and the Organization.
Institutional provision : the Project Administration and Support Associate will work under the direct supervision of the UNDP Senegal Governance Portfolio Manager. He/she will provide administrative, financial and operational support to the implementation of portfolio projects, ensuring compliance with operations, budget monitoring, quality reporting and application of UNDP procedures, in order to contribute to the achievement of the programmatic results of the Governance portfolio.
Skills
Achieve results, level 1: plan and supervise your own work, pay attention to details, provide quality work on time. Think innovatively, level 1: be open to creative ideas and known risks, be pragmatic in solving problems, make improvements. Continuous learning, level 1: be open-minded and curious, share knowledge, learn from mistakes, ask for feedback. Adapt with agility, level 1: adapt to change, constructively manage ambiguity and uncertainty, be flexible. Act with determination, level 1: show enthusiasm and motivation, be able to remain calm in the face of adversity, be confident. Commitment and partnership, level 1: show compassion and understanding towards others, build positive relationships. Fostering diversity and inclusion, level 1: appreciating and respecting differences, being aware of unconscious biases, combating discrimination.
Cross-cutting and technical skills
Organization management, project management: be able to plan, organize, prioritize and control resources, procedures and protocols in order to achieve specific objectives; be able to manage the implementation of strategies, programs and projects with a focus on improving performance and achieving demonstrable results; know and understand theories, concepts, methodologies, financial instruments and tools; draw relevant conclusions and present them in a clear, coherent and meaningful manner to facilitate decision-making, performance monitoring and effective management of resources.
Results-based management, project management, procurement, finance, reporting and financial analysis.
Business management, risk management: the ability to identify and organize actions to proactively mitigate and manage risks.
Business management, customer satisfaction and customer management: ability to react quickly and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver fast, quality results and/or solutions in order to meet and understand real customer needs; contribute to the development of customer service strategy; seek ways to bring added value beyond immediate customer demands;
Minimum qualifications of the successful candidate on the NPSA exam
Minimum academic education: a required high school diploma, or a university degree (Bachelor’s Degree) in economics, social sciences, sustainable development or an equivalent field, which will be duly considered but is not required.
Experience
At least 6 years (with a high school diploma) or 3 years (with the bachelor's degree) of relevant progressive experience in supporting administrative and financial project management and/or coordination is required. Experience in other areas of project management, such as financial planning and administrative and financial project management, is also expected. Proven ability to monitor partnership agreements and compliance of expenditures in accordance with donor and UNDP procedures is required, as well as a good command of project reporting, planning and monitoring tools. The position requires a proven ability to analyze financial statements and project financial reports, as well as experience using computers and office software packages (MS Word, Excel, SharePoint, Teams, etc.) and an advanced knowledge of web management systems such as ERP. Work experience in a development or multilateral context is desirable, and prior experience within the United Nations system or UNDP is desired. Proficiency in French and the national language (Wolof) is required.
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Expert Application Advice
L’organisation de référence du système des Nations Unies en matière de développement, PNUD recrute pour son bureau au Sénégal, un Associé(e) en Administration et Support aux Projets.
Formation / Diplômes
Bureau/Unité/Projet PNUD SÉNÉGAL Titre du Poste Associé(e) en Administration et Support aux Projets Titre du poste Associé(e) de projet et administratif(ve) Niveau classifié NPSA-6
Localisation
Lieu d’affectation (ville et pays) Dakar, Sénégal Type (régulier ou court terme) Régulier Au bureau ou à domicile Bureau Date de début prévue Janvier 2027 Durée prévue
- 12 mois avec possibilité de renouvellement Numéro de position 234409
- Description du bureau/de l’unité/du projet Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l’organisation de référence du système des Nations Unies en matière de développement durable. Présent dans plus de 170 pays et territoires, il accompagne les États dans la mise en œuvre de solutions intégrées pour lutter contre la pauvreté, réduire les inégalités, renforcer la résilience des communautés et promouvoir une gouvernance démocratique, inclusive et efficace. Au Sénégal, le cycle de coopération 2024-2028 du PNUD est aligné sur les priorités nationales de développement et contribue à l’accélération de l’atteinte des Objectifs de développement durable (ODD). Il vise notamment à renforcer la gouvernance démocratique, l’État de droit, l’accès à la justice, la participation citoyenne, la cohésion sociale, la redevabilité des institutions publiques ainsi que la prévention et la gestion des risques de conflits. Le portefeuille Gouvernance du PNUD regroupe un ensemble de programmes et projets stratégiques mis en œuvre en partenariat avec les institutions nationales, les collectivités territoriales, les organisations de la société civile, le secteur privé et les partenaires techniques et financiers. Ces interventions visent à consolider les institutions démocratiques, à promouvoir les droits humains, à renforcer les mécanismes de transparence et de redevabilité, à favoriser la participation inclusive aux processus décisionnels et à soutenir les réformes institutionnelles nécessaires à un développement durable et équitable.
Présentation du poste
Dans un contexte marqué par l’expansion du portefeuille, la diversification des partenaires de mise en œuvre et le renforcement des exigences en matière de gestion axées sur les résultats, de suivi financier et de conformité opérationnelle, le PNUD souhaite renforcer son équipe Gouvernance à travers le recrutement d’un(e) Associé(e) en Administration et Support aux Projets. Sous la supervision du Team Leader Gouvernance, le/la titulaire du poste apportera un appui essentiel à la gestion administrative et financière des projets, au suivi budgétaire, à la conformité des opérations ainsi qu’à la coordination des processus de reporting et de mise en œuvre, contribuant ainsi à l’atteinte des résultats stratégiques du portefeuille.
- Fonctions / Résultats attendus Sous la supervision du Responsable du portefeuille Gouvernance et en étroite collaboration avec les équipes Programme, Opérations et les partenaires de mise en œuvre, l’Associé(e) en Administration et Support aux Projets contribue à la gestion efficace, transparente et conforme des ressources du portefeuille Gouvernance. Il/elle assure un appui administratif, financier et opérationnel à la mise en œuvre des projets, au suivi budgétaire, au reporting ainsi qu’au respect des règles et procédures du PNUD.
Responsabilités
Ses fonctions et responsabilités sont les suivantes : un. Appui à la gestion financière et budgétaire des projets Assurer le suivi de l’exécution budgétaire des projets du portefeuille Gouvernance et veiller à l’utilisation efficace des ressources. Participer à la préparation, à la révision et à la mise à jour des budgets et plans de travail annuels (PTA). Effectuer le suivi des engagements, des dépenses et des disponibilités budgétaires. Produire des analyses financières périodiques et signaler les écarts ou risques éventuels afin de faciliter la prise de décision. Contribuer à la préparation des clôtures financières et des exercices de révision budgétaire. b. Appui à la gestion administrative et opérationnelle
Autres informations
Assurer le traitement et le suivi des réquisitions, contrats, paiements, avances et autres transactions administratives liées aux projets. Veiller à la conformité des dossiers administratifs et financiers conformément aux règles, procédures et politiques du PNUD.
Missions principales
Appuyer l’organisation logistique des ateliers, missions, réunions et autres activités du portefeuille. Appuyer les formations et le partage des connaissances Assurer l’archivage physique et électronique des documents administratifs et financiers des projets. c. Suivi des partenaires de mise en œuvre et conformité Continuer le suivi financier et administratif des partenaires de mise en œuvre conformément aux modalités de gestion du PNUD. Vérifier la complétude et la conformité des rapports financiers et pièces justificatives produits par les partenaires. Contribuer au suivi des recommandations issues des audits, micro évaluations, contrôles de qualité et exercices d’assurance. Participer à l’identification et à la gestion des risques financiers et opérationnels des projets. d. Reporting, suivi financier et assurance qualité Préparateur des tableaux de bord et rapports périodiques sur la situation financière et l’exécution des projets. Contribuer à la production des rapports prévus aux partenaires techniques et financiers, à la gestion du PNUD et aux mécanismes de gouvernance des projets. Assurer la qualité, la fiabilité et la disponibilité des données administratives et financières. Soutenir le suivi des indicateurs de performance liés à la gestion financière et opérationnelle des projets. e. Appui à la planification et à la coordination du portefeuille Contribuer à la planification des activités et au suivi de la mise en œuvre des plans de travail. Appuyer la coordination entre les équipes programme, opérations, finances et les partenaires de mise en œuvre. Participer à la préparation des réunions de revue des projets, des comités de pilotage et des missions de supervision. Assurer le suivi des actions convenues et des échéances administratives et financières. f. Gestion des connaissances et renforcement des capacités Contribuer à la capitalisation des bonnes pratiques et des leçons apprises en matière de gestion administrative et financière des projets. Participer à l’élaboration et à la mise à jour de procédures, guides, outils et modèles de gestion. Poursuivre les activités de sensibilisation et de renforcement des capacités des partenaires et membres de l’équipe sur les procédures administratives et financières du PNUD. Promouvoir les principes de transparence, de redevabilité et de gestion axés sur les résultats dans la mise en œuvre des projets.
Profil recherché
Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation. 4. Disposition institutionnelle : L’Associé(e) en Administration et Support aux Projets travaillera sous la supervision directe du Responsable du portefeuille Gouvernance du PNUD Sénégal. Il/elle apportera un appui administratif, financier et opérationnel à la mise en œuvre des projets du portefeuille, en veillant à la conformité des opérations, au suivi budgétaire, à la qualité du reporting et à l’application des procédures du PNUD, afin de contribuer à l’atteinte des résultats programmatiques du portefeuille Gouvernance.
- Compétences Obtenir des résultats : NIVEAU 1 : Planifier et superviser son propre travail, prêt attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis. Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, pragmatique dans la résolution des problèmes, apporter des améliorations. Apprendre en permanence : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires S’adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gérer de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, fait preuve de flexibilité. Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve d’enthousiasme et de motivation, capable de rester calme face à l’adversité, confiant. Engagement et partenariat : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établissant des relations positives. Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, lutter contre la discrimination Compétences transversales et techniques Domaine thématique Définition Gestion de l’organisation Gestion de projet Être en mesure de planifier, d’organiser, de hiérarchiser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs précis. Être en mesure de gérer la mise en œuvre de stratégies, de programmes et de projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et l’obtention de résultats démontrables. Connaître et comprendre les théories, les concepts, les méthodologies, les instruments et les outils pertinents. Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques. Connaissance de l’évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d’autres transactions financières afin de déterminer leur performance et leur adéquation. Capacité à extraire, analyser et évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière claire, cohérente et significative afin de faciliter la prise de décision, le suivi de la performance et la gestion efficace des ressources. Gestion ciblée sur les résultats Gestion de projet Approvisionnement Finance Rapports et analyses financières Gestion d’entreprise Gestion du risque Capacité à identifier et à organiser des actions visant à atténuer et à gérer les risques de manière proactive. Gestion d’entreprise Satisfaction Client/Gestion de la clientèle Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée en faisant preuve d’un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à livrer des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Recherchez des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futures des clients.
- Qualifications minimales du candidat retenu à l’examen NPSA Éducation académique minimale Un diplôme d’études secondaires requis ou Un diplôme universitaire (Licence) en sciences économiques, sociales, développement durable ou dans un domaine équivalent sera dument pris en considération, mais n’est pas requis.
Expérience
Min. d’années d’expérience professionnelle pertinente Au moins 6 ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec la licence) d’expérience progressive pertinente dans le soutien à la gestion administrative et financière de projet et/ou de la coordination est requise Expérience dans d’autres domaines de la gestion de projets, tels que la planification financière, la gestion administrative et financière de projets. Capacité prouvée à assurer le suivi des accords de partenariat et la conformité des dépenses conformément aux procédures des bailleurs et du PNUD. Bonne maîtrise des outils de reporting, de planification et de suivi des projets. Capacité prouvée à analyser les états financiers et les rapports financiers de projets Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, SharePoint, teams, etc.) et connaissance avancée des systèmes de gestion Web tels que les ERP. Expérience de travail dans un contexte de développement/multilatéral est souhaitable. Expérience antérieure au sein du système ou du PNUD souhaitée. La maîtrise du français et de la langue nationale (Wolof) est requise Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.