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The position is based on Bohicon. Under the general supervision of Programme Associate and the technical supervision of the Logistics Manager, the Storekeeper is in charge of the following tasks: I) Update to: Logistics Execution Support System (LESS) Control all store management transactions in the LESS system Modify as needed and print the OBD/LDV (Outbound Delivery/Car Letters) to be signed by the parties and dispatch copies when loading and unloading cargoes at the store and in the system Receiving and dispatching copies of STO/LTIs (Loading or Transport Order) to carriers
Obtain from carriers confirmation of receipt of OTS in accordance with the allocation plan
Computerised delivery (dispatches) of food from the store to beneficiary countries or advanced distribution points (PLA/EDP). Enter data in the LESS management system, theoretical store management taking care to distinguish good quality stocks, damaged goods, losses and damage as well as their reference numbers. STO and OBD/LDV archiving
Encoding of all transactions in stores including processing of internal adjustments, repackaging, repackaging, transfers/loans/borrowings, possible transformations, etc. Prepare and take part in monthly physical inventories in WFP stores and post the results in LESS on good date, Track monthly physical inventories in school stores and other WFP partners and ensure reconciliations have been made Follow up on food receptions in LESS LAST MILE by the NGO partner Track the proper use of CP Stock Management by the NGO Partner and trace any information related to the use of the system Perform any other specific tasks in LESS under its jurisdiction.
II) LOGISTICS
Provide the necessary contribution to the establishment, implementation and management of supply chain services and contracts at the store level. Support complex operational issues and provide solutions or recommendations for all logistics operations related to warehousing. Monitor the performance of carriers and other suppliers in the supply chain and contribute to the development of performance evaluation reports and recommendations; Manage staff of service providers deployed to the WFP store with technical advice, coaching, guidance and training to ensure that operations are conducted in accordance with established procedures Participate in the training of NGOs, management/community committees on inventory and store management principles to ensure the preservation of food quality in schools and other distribution centers. Coordinate with the logistics assistant to periodically visit schools and/or distribution centers to advise and ensure good practices in preserving the quality of stored commodities. Conduct research, collect data and perform analyses to produce comprehensive reports (Reports on stock movements, inventory and orders, reports on outbound monitoring and key performance indicators, transport performance, etc.), provide advice and recommendations to improve operational efficiency. Perform any other specific tasks that will be assigned to him.
III) STORE
Maintain in good condition all the equipment of the store and the proper management of NFI. Supervise and coordinate the receipt/shipment of food and non-food products, to ensure that registration, accounting and reporting are available at all times. Responsible for the accuracy of warehouse transaction records, including periodic inventory counts and identification of discrepancies, to ensure immediate and accurate reports on product movements in accordance with WFP requirements. Responsible for inventory management (physical inventory verification, reports, etc.) to ensure that existing and ongoing problems regarding proper inventory management are addressed promptly and that WFP standard procedures for handling and storage are strictly followed. Contribute to the preparation and/or preparation of regular and ad hoc reports and statistics on storage operations (e.g., weekly inventory and aging reports), make recommendations and support informed planning and decision-making. Ensure the safeguarding of products by providing advice and taking initiatives for the implementation of preventive measures, to ensure that products are kept in good condition and that quality control measures are taken according to established procedures and assurance conditions. Supervise third-party warehouse staff, to ensure high performance standards.
MINIMUM QUALIFICATIONS AND SKILLS REQUIRED
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La position est basée à Bohicon. Sous la supervision générale du Programme Associate et la supervision technique du Responsable de la Logistique, le Magasinier est en charge des tâches ci-après : I) Mise à jour de: Logistics Execution Support System (LESS) Maîtriser toutes les transactions relatives à la gestion de magasin dans le système LESS Modifier au besoin et imprimer les OBD/LDV (Outbound Delivery/Lettres de voiture) à signer par les parties et dispatcher les copies lors des chargements et déchargements de cargaisons au magasin et dans le système Réceptionner et dispatcher les copies des STO/LTIs (Ordre de Chargement ou Transport) aux transporteurs
Obtenir des transporteurs la confirmation de la réception des STO conformément au plan d’allocation
Acheminement informatique (dispatches) des vivres du magasin vers les pays bénéficiaires ou les points de distribution avancés ( PLA/EDP). Saisir les données dans le système de gestion LESS, gestion théorique des magasins en prenant soin de distinguer les stocks de bonne qualité, les denrées endommagées, les pertes et avaries ainsi leurs numéros de référence. Archivage des STO et OBD/LDV
Encodage de toutes les transactions dans les magasins y compris le traitement des ajustements internes, des reconditionnements, des ré-emballages, des transferts/prêts/emprunts, des transformations éventuelles, etc. Préparer et prendre part aux inventaires physiques mensuels dans les magasins du PAM et poster les résultats dans LESS à bonne date, Faire le suivi des inventaires physiques mensuel dans les magasins des écoles et autres partenaires du PAM et s’assurer que les réconcilliations ont été faites Faire le suivi des réceptions des vivres dans LESS LAST MILE par l’ONG partenaire Faire le suivi de l’utilisation convenable du CP Stock Management par le l’ONG Partenaire et remonter toutes informations relatives à l’utilisation du système Exécuter toutes autres tâches spécifiques dans LESS relevant de sa compétence.
II) LOGISTIQUE
Fournir la contribution nécessaire à l'établissement, la mise en œuvre et la gestion des services et des contrats de la chaîne d'approvisionnement au niveau du magasin. Soutenir les problèmes opérationnels complexes et fournir des solutions ou des recommandations liées à toutes les opérations de logistique concernant l’entreposage. Surveiller les performances des transporteurs et autres fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement et contribuer à l’élaboration des rapports d'évaluation de la performance et des recommandations; Gérer le personnel des fournisseurs de services déployés au magasin du PAM en donnant des conseils techniques, de l'encadrement, de l'orientation et de la formation, afin de garantir que les opérations se déroulent suivant les procédures en vigueur Partciper à la formation des ONGs, des comités de Gestion/communauté sur les principes de gestion des stocks et des magasins afin d’assurer la préservation de la qualité des vivres dans écoles et autres centres de distribution. Coordonner avec l’assistant logistique pour visiter périodiquement des écoles et/ou les centres de distribution pour conseiller et s’assurer des bonnes pratiques en matière de préservation de la qualité des denrées stockées. Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses pour produire des rapports complets (Rapports sur les mouvements de stock, inventaire et commandes, rapports sur les suivis sortants et les indicateurs clés de performance, performances de transport, etc.), fournir des conseils et des recommandations pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Exécuter toutes autres tâches spécifiques qui lui seront confiées.
III) MAGASIN
Maintenir en bon état de tous les équipements du magasin et de la bonne gestion des NFI. Superviser et coordonner la réception / l'expédition des produits alimentaires et non alimentaires, afin de s'assurer que l'enregistrement, la comptabilité et les rapports sont disponibles en tout temps. Responsable de l'exactitude des registres des transactions de l'entrepôt, y compris le dénombrement périodique des stocks et l'identification des écarts, afin d'assurer des rapports immédiats et précis sur les mouvements de produits conformément aux exigences du PAM. Responsable de la gestion des stocks (vérification physique des stocks, rapports, etc.) pour s'assurer que les problèmes existants et en cours concernant la gestion correcte des stocks sont traités rapidement et que les procédures standard du PAM pour la manutention et le stockage sont strictement suivies. Contribuer à la préparation et / ou préparer des rapports réguliers et ad hoc et des statistiques sur les opérations d'entreposage (par exemple, rapports hebdomadaires sur les stocks et le vieillissement), formuler des recommandations et soutenir une planification et une prise de décision éclairées. Veiller à la sauvegarde des produits en fournissant des conseils et en prenant des initiatives pour la mise en œuvre de mesures préventives, pour garantir que les produits sont conservés en bon état et que des mesures de contrôle de la qualité sont prises selon les procédures établies et les conditions d'assurance. Superviser le personnel d'entrepôt tiers, pour assurer des normes de haute performance.
QUALIFICATIONS MINIMALES ET APTITUDES REQUISES
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🏢 Présentation du poste La position est basée à Bohicon. Sous la supervision générale du Programme Associate et la supervision technique du Responsable de la Logistique, le Magasinier est en charge des tâches ci après : I) Mise à jour de: Logistics Execution Support System (LESS) ● Maîtriser toutes les transactions re
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