Shopkeeper GS4

World Food Programme (WFP)

📍 Bohicon 🇧🇯CDI🗓️ 17 days ago

Job Description

Bohicon

CDI

Your safety comes first — read before you go. Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.

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Job overview

The position is based on Bohicon. Under the general supervision of Programme Associate and technical supervision From the Logistics Manager, the Storekeeper is in charge of the following tasks: I) Update to: Logistics Execution Support System (LESS) ● Master all transactions related to store management in the LESS System ● Edit as needed and print OBD/LDV (Outbound Delivery/Letters of car) to be signed by the parties and to dispatch copies during loadings and unloading of cargoes at the warehouse and in the system ● Receiving and Dispatching Copies of STO/LTIs (Order Loading or Transport) to carriers ● Obtain from carriers confirmation of receipt of STOs

Location

in accordance with the allocation plan

Other information

● Computer routing (dispatches) of food from the store to the beneficiary countries or advanced distribution points (PLA/EDP). ● Entering data in the LESS management system, theoretical management of shops taking care to distinguish good quality stocks, the damaged goods, losses and damages thus their numbers of Reference. ● STO and OBD/LDV archiving ● Encoding of all transactions in stores including processing of internal adjustments, repackaging,

Education / Qualifications

re-packaging, transfers/loans/borrowings, processing Possible, etc. ● Prepare and take part in monthly physical inventories in the PAM stores and post the results in LESS on a good date, ● Track monthly physical inventories in stores schools and other WFP partners to ensure that reconciliations are has been made ● Follow up on food receptions in LESS LAST MILE by the NGO Partner ● Track the proper use of CP Stock Management by the NGO Partner and provide any information related to the use of the system ● Execute any other specific tasks in LESS under its competence.

II) LOGISTICS

Provide the necessary contribution to establishment, implementation and management services and supply chain contracts at the shop.
Support complex business problems and provide solutions or recommendations related to all logistics operations concerning storage.
Monitor the performance of carriers and other suppliers in the chain and contribute to the development of evaluation reports for the performance and recommendations;
Manage the staff of service providers deployed to the WFP store in providing technical advice, guidance, guidance and training to ensure that operations are carried out in accordance with the procedures vigour
To participate in the training of NGOs, management/community committees on management principles of inventory and stores to ensure the preservation of quality of food in schools and other distribution centres.
Coordinate with the logistics assistant to periodically visit schools and/or distribution centers to advise and ensure good practices in preservation of the quality of stored foodstuffs.
Conduct research, collect data and perform analysis to produce complete reports (Reports on stock movements, inventory and orders, reports on outgoing follow-ups and key indicators of performance, transportation performance, etc.), provide advice and recommendations to improve operational efficiency.
Perform any other specific tasks that will be assigned to him.

III) STORE

Maintain in good condition all the equipment of the store and good management of NFI.
Supervise and coordinate the reception/shipping of food products and non-food items, to ensure that registration, accounting and Reports are available at all times.
Responsible for the accuracy of warehouse transaction records, including periodic inventory counts and the identification of discrepancies, to ensure immediate and accurate reports on product movements in accordance with requirements of the WFP.
Responsible for inventory management (physical verification of stocks, reports, etc.) to ensure that existing and ongoing management issues correct stocks are processed quickly and that the WFP standard procedures for handling and storage are strictly followed.
Contribute to the preparation and/or preparation of regular and ad hoc reports and Statistics on storage operations (e.g. weekly reports) on stocks and ageing), make recommendations and support a informed planning and decision-making.
Ensure the safeguarding of products by providing advice and taking initiatives for the implementation of preventive measures, to ensure that products are kept in good condition and that quality control measures are taken according to established procedures and insurance conditions.
Supervise third party warehouse staff, to ensure high standards performance.

Candidate profile

MINIMUM QUALIFICATIONS AND SKILLS REQUIRED

Be a Beninese national or have an up-to-date work permit;
Have completed high school. A degree (BAC) or diploma equivalent;

Experience

Have at least four (4) years of professional experience in the field Transportation/logistics, inventory and warehouse management, or a position

Responsibilities

with similar responsibilities.

Have experience working with the United Nations or an organization international development projects/programmes would be an asset
Be able to work under pressure in an international environment and Multicultural
Have a good command of French and good knowledge of English
Have a good command of common use software. Knowledge and Internet and Outlook messaging are required.

Required skills

Excellent communication ability; high level of integrity; good morality, transparency and rigor in management; ability to work team.

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Présentation du poste

La position est basée à Bohicon. Sous la supervision générale du Programme Associate et la supervision technique du Responsable de la Logistique, le Magasinier est en charge des tâches ci-après : I) Mise à jour de: Logistics Execution Support System (LESS) ● Maîtriser toutes les transactions relatives à la gestion de magasin dans le système LESS ● Modifier au besoin et imprimer les OBD/LDV (Outbound Delivery/Lettres de voiture) à signer par les parties et dispatcher les copies lors des chargements et déchargements de cargaisons au magasin et dans le système ● Réceptionner et dispatcher les copies des STO/LTIs (Ordre de Chargement ou Transport) aux transporteurs ● Obtenir des transporteurs la confirmation de la réception des STO

Localisation

conformément au plan d’allocation

Autres informations

● Acheminement informatique (dispatches) des vivres du magasin vers les pays bénéficiaires ou les points de distribution avancés ( PLA/EDP). ● Saisir les données dans le système de gestion LESS, gestion théorique des magasins en prenant soin de distinguer les stocks de bonne qualité, les denrées endommagées, les pertes et avaries ainsi leurs numéros de référence. ● Archivage des STO et OBD/LDV ● Encodage de toutes les transactions dans les magasins y compris le traitement des ajustements internes, des reconditionnements, des

Formation / Diplômes

ré-emballages, des transferts/prêts/emprunts, des transformations éventuelles, etc. ● Préparer et prendre part aux inventaires physiques mensuels dans les magasins du PAM et poster les résultats dans LESS à bonne date, ● Faire le suivi des inventaires physiques mensuel dans les magasins des écoles et autres partenaires du PAM et s’assurer que les réconcilliations ont été faites ● Faire le suivi des réceptions des vivres dans LESS LAST MILE par l’ONG partenaire ● Faire le suivi de l’utilisation convenable du CP Stock Management par le l’ONG Partenaire et remonter toutes informations relatives à l’utilisation du système ● Exécuter toutes autres tâches spécifiques dans LESS relevant de sa compétence.

II) LOGISTIQUE

Fournir la contribution nécessaire à l'établissement, la mise en œuvre et la gestion des services et des contrats de la chaîne d'approvisionnement au niveau du magasin.
Soutenir les problèmes opérationnels complexes et fournir des solutions ou des recommandations liées à toutes les opérations de logistique concernant l’entreposage.
Surveiller les performances des transporteurs et autres fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement et contribuer à l’élaboration des rapports d'évaluation de la

performance et des recommandations;

Gérer le personnel des fournisseurs de services déployés au magasin du PAM en donnant des conseils techniques, de l'encadrement, de l'orientation et de la formation, afin de garantir que les opérations se déroulent suivant les procédures en vigueur
Partciper à la formation des ONGs, des comités de Gestion/communauté sur les principes de gestion des stocks et des magasins afin d’assurer la préservation de la qualité des vivres dans écoles et autres centres de distribution.
Coordonner avec l’assistant logistique pour visiter périodiquement des écoles et/ou les centres de distribution pour conseiller et s’assurer des bonnes pratiques en matière de préservation de la qualité des denrées stockées.
Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses pour produire des rapports complets (Rapports sur les mouvements de stock, inventaire et commandes, rapports sur les suivis sortants et les indicateurs clés de performance, performances de transport, etc.), fournir des conseils et des recommandations pour améliorer l'efficacité opérationnelle.
Exécuter toutes autres tâches spécifiques qui lui seront confiées.

III) MAGASIN

Maintenir en bon état de tous les équipements du magasin et de la bonne gestion des NFI.
Superviser et coordonner la réception / l'expédition des produits alimentaires et non alimentaires, afin de s'assurer que l'enregistrement, la comptabilité et les rapports sont disponibles en tout temps.
Responsable de l'exactitude des registres des transactions de l'entrepôt, y compris le dénombrement périodique des stocks et l'identification des écarts, afin d'assurer des rapports immédiats et précis sur les mouvements de produits conformément aux exigences du PAM.
Responsable de la gestion des stocks (vérification physique des stocks, rapports, etc.) pour s'assurer que les problèmes existants et en cours concernant la gestion correcte des stocks sont traités rapidement et que les procédures standard du PAM pour la manutention et le stockage sont strictement suivies.
Contribuer à la préparation et / ou préparer des rapports réguliers et ad hoc et des statistiques sur les opérations d'entreposage (par exemple, rapports hebdomadaires sur les stocks et le vieillissement), formuler des recommandations et soutenir une planification et une prise de décision éclairées.
Veiller à la sauvegarde des produits en fournissant des conseils et en prenant des initiatives pour la mise en œuvre de mesures préventives, pour garantir que les produits sont conservés en bon état et que des mesures de contrôle de la qualité sont prises selon les procédures établies et les conditions d'assurance.
Superviser le personnel d'entrepôt tiers, pour assurer des normes de haute performance.

Profil recherché

QUALIFICATIONS MINIMALES ET APTITUDES REQUISES

Être de nationalité Béninoise ou avoir un permis de travail à jour ;
Avoir terminé les études secondaires. Un diplôme du (BAC) ou un diplôme équivalent ;

Expérience

Avoir au moins quatre (4) années d’expériences professionnelles dans le domaine du transport /logistique, de la gestion des stocks et des entrepôts, ou à un poste

Responsabilités

avec des responsabilités similaires.

Avoir une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale de développement des projets/programmes serait un atout
Être apte à travailler sous pression dans un environnement international et multiculturel
Avoir une bonne maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais
Avoir une bonne maitrise des logiciels d’utilisation courante. La connaissance et l’utilisation d’Internet et de la messagerie Outlook sont requises.

Compétences requises

Une excellente capacité de communication ; haut niveau d’intégrité ; une bonne moralité, transparence et de la rigueur dans la gestion ; capacité à travailler en équipe.

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•Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
•Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
•Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
•Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
•Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
•A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.

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