Intersectional Procurement Advisor

Poste : Intersectional Procurement Advisor

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale et indépendante qui porte assistance aux populations touchées par les conflits armés, les épidémies, l'exclusion des soins de santé et les catastrophes naturelles. MSF intervient uniquement en fonction des besoins, sans considération de race, de religion, de genre ou d'appartenance politique.

MSF International est l'entité juridique qui lie les 24 sections, 28 associations et autres bureaux de MSF. Enregistrée en Suisse, elle assure la coordination, l'information et le soutien au mouvement MSF, et met en œuvre des projets et initiatives internationaux à la demande.

L'achat de produits et de services est une activité essentielle aux opérations de MSF et représente environ la moitié de ses dépenses. C'est pourquoi MSF a entrepris ces dernières années des efforts importants pour renforcer et réorganiser sa fonction achats, aboutissant à la création de la Global Procurement Unit (GPU). L'objectif principal de la GPU est de rationaliser les activités d'achat et d'accroître la conformité, l'efficacité et la gestion des risques.

Située au sein du bureau de MSF International, la Global Procurement Unit a pour rôle de piloter les stratégies d'achat mondiales, de coordonner les efforts d'achat au sein de l'organisation et de soutenir le développement de la fonction achats dans toutes les entités MSF afin de contribuer efficacement à la mission sociale de MSF.

Place dans l'organisation

Au sein de la Global Procurement Unit, l'Intersectional field procurement advisor rapporte au Head of Global Field Procurement.

Le titulaire travaille en étroite collaboration avec les équipes achats terrain, les coordinateurs supply et/ou logistique, les chefs de mission et autres coordinateurs de mission, les référents supply et logistique, les membres de cellules et les autres membres de l'équipe GPU. Il interagit également avec les autres parties prenantes du mouvement MSF.

L'objectif global de ce poste est de soutenir les activités d'achat sur le terrain, de promouvoir l'usage des meilleures pratiques en matière d'achat et de veiller à ce qu'elles soient pertinentes, efficaces et répondent aux besoins globaux de MSF.

Responsabilités principales

Front office support for mutualized and non-mutualized procurement in country programs (from distance) : apporter un soutien stratégique et technique aux programmes pays via les IPM ou les équipes supply des OC, aux niveaux régional et mission ; développer la sensibilisation aux achats dans les OC à travers les parties prenantes impliquées dans les achats terrain ; participer activement aux discussions intersectionnelles de mutualisation des achats terrain et veiller à la bonne mise en place de sa gouvernance au niveau des programmes pays.

On hand support for mutualized and non-mutualized procurement in country programs (based on demand) : en coordination avec les conseillers achats des OC, fournir un soutien opérationnel pratique sur demande (évaluation des besoins, évaluation du marché, sourcing, négociation, suivi de la performance des fournisseurs, outils et formations) ; agir comme manager fonctionnel des Intersectional Procurement Managers (IPM) terrain ; apporter l'expertise technique et pratique lors du processus de recrutement et de sélection des IPM ; préparer l'arrivée des nouveaux IPM en assurant le briefing des différentes parties prenantes au niveau des cellules et des missions.

Coordinate the onboarding of IPMs: briefings, induction and on the job training : soutenir l'IPM dans l'élaboration et l'exécution de sa feuille de route en le guidant et en l'aidant à lever les obstacles lorsque nécessaire ; agir comme Technical Manager des IPM, servir de lien entre l'IPM et les équipes GPU, faciliter leur travail et accompagner l'IPM pour assurer une bonne exécution du contrat, y compris les questions RH, les aspects techniques et l'intégration dans l'équipe.

Develop a regional market intelligence within the IPA's area of responsibility : consolider les priorités par catégorie dans chaque programme pays afin d'identifier les catégories régionales stratégiques ; développer et entretenir des relations avec les fournisseurs régionaux stratégiques pour les catégories identifiées selon les besoins opérationnels de MSF ; améliorer et développer la veille marché pays et régionale en produisant de la documentation et des lignes directrices, et en promouvant les initiatives d'achat pertinentes ; cartographier les accords économiques et les opportunités régionales potentielles.

Contribute to the strengthening of processes and tools to support procurement activities at field level : identifier les lacunes des processus, outils et lignes directrices actuels, assurer la liaison et construire avec l'équipe mondiale des processus et outils achats autour des besoins spécifiques du terrain ; accompagner les IPM et les équipes supply aux niveaux régional et mission dans l'utilisation des processus et outils mondiaux et, si nécessaire, proposer et réaliser les adaptations nécessaires auprès de l'équipe mondiale des processus et outils achats ; favoriser l'utilisation du Supplier Portal et de l'outil e-Sourcing sur le terrain en coordination avec l'équipe mondiale des processus et outils achats.

Participate in the development and the strengthening of the field procurement community : assurer la liaison entre les IPM, les équipes supply aux niveaux régional et mission, et les ressources disponibles au sein de la GPU (experts catégories, équipe outils et processus, apprentissage et développement, achats durables, conseiller juridique, etc.) ; donner des mises à jour régulières à la communauté achats sur l'avancement de la feuille de route achats dans les missions soutenues et suivies par la GPU ; encourager l'apprentissage entre pairs et l'échange de bonnes pratiques et d'expériences entre les IPM, les équipes supply et les autres groupes de travail ; promouvoir les initiatives de renforcement des capacités en proposant des formations sur mesure, des ateliers et d'autres opportunités de développement professionnel pour les équipes supply sur le terrain.

Connaissances pratiques et techniques : licence en commerce et/ou supply chain, idéalement avec une spécialisation en achats ou en gestion de projet, ou une combinaison d'études pertinentes et d'expérience professionnelle ; plus de 6 ans d'expérience en achats directs ou indirects incluant l'analyse de données, le sourcing, la négociation complexe et la contractualisation ; au moins 3 ans d'expérience terrain dans des fonctions achats/supply chain avec MSF ou une autre ONG, exigé ; expérience en gestion d'équipe, exigée.

Planification et organisation : excellentes compétences en planification stratégique et en analyse ; solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Communication et influence : faire preuve d'initiative indépendante et d'une volonté de changement, d'amélioration et d'innovation ; excellentes compétences de communication, d'affirmation de soi, de négociation et d'influence ; capacité à travailler dans un environnement interculturel et transversal ; esprit d'équipe avec une forte orientation client.

Exigences pratiques : maîtrise d'Excel exigée ; maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Localisation et conditions

Lieu : Dakar, avec 50 % du temps en déplacements sur les lieux d'intervention. Contrat : contrat à durée déterminée à 100 %. Durée : 1 an, renouvelable. . Date de démarrage : dès que possible. Rémunération et avantages : la pratique de MSF est d'offrir le package de rémunération et d'avantages conforme à l'entité MSF qui propose le contrat.

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