NRC recrute un(e) Chargé(e) des subventions et des partenariats

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Formation / Diplômes

Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation non gouvernementale internationale d'origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays à travers le monde. Il intervient en République démocratique du Congo depuis 2001. Ses programmes couvrent notamment l'Éducation, la Réponse rapide aux mouvements de populations (RRM), la Protection et la Médiation humanitaire, les Abris, l'Eau, l'Hygiène et l'Assainissement (WASH), ainsi que l'Information, le Conseil et l'Assistance juridique (ICLA) en faveur des populations déplacées. Le NRC recrute Chargé(e) des subventions et des partenariats, RD Congo, Goma, BN Le bureau pays de la RDC intervient actuellement dans deux provinces de l'est de la RDC, l'Ituri et le Nord-Kivu, et étend progressivement ses activités au Sud-Kivu. Dans le cadre de cette expansion, le CNRC recherche un(e) Area Operations Manager afin d'appuyer le développement et la mise en œuvre de ses activités dans la province du Sud-Kivu. Sous la supervision du/de la Grants Manager, le/la Grants & Partnership Officer contribue au bon fonctionnement et à l'efficacité du département Grants & Partnerships de NRC RDC en assurant le suivi des échéances, la mise à jour des outils, la gestion documentaire du PCM et du cycle de partenariat, ainsi que la consolidation et l'archivage des informations clés. Il/elle veille à la qualité, la fiabilité, la traçabilité et l'accessibilité des informations nécessaires au suivi des subventions et partenariats, en étroite collaboration avec les équipes Grants, Partnerships, Programme, Finance, MEAL, Risk & Compliance et les Area Offices.

Responsabilités

Rôle et responsabilités Le/la Grants&Partnership Officer soutient le fonctionnement du département Grants & Partnerships en assurant la disponibilité, la qualité et la mise à jour des informations et outils nécessaires à une gestion efficace des subventions et partenariats. Le titulaire devra : Responsabilités Génériques Contribuer à l'application des politiques, procédures, normes et outils du NRC relatifs aux subventions, aux partenariats et au Project Cycle Management. Assurer la mise à jour régulière et la qualité des outils de suivi du département Grants & Partnerships. Contribuer au suivi des principales échéances contractuelles et internes relatives aux Grants et aux partenariats. Assurer une gestion documentaire structurée, harmonisée et accessible des dossiers Grants & Partnerships.

Autres informations

Contribuer à la disponibilité et à la traçabilité de la documentation requise dans le cadre des audits, revues internes et autres exercices de conformité. Contribuer au suivi des indicateurs de performance Grants & Partnerships et à la production d'analyses permettant d'identifier les domaines d'amélioration. Favoriser la capitalisation et le partage des apprentissages issus de la gestion des projets et des partenariats. Responsabilités Spécifiques

• 1. Suivi des portefeuilles Grants & Partnerships et des échéances Assurer la mise à jour régulière du Grants Tracker et des outils de suivi des partenariats, en collaboration avec les membres du département. Suivre les principales échéances relatives aux Grants, notamment les rapports bailleurs, amendements, clôtures et autres livrables contractuels. Suivre, en collaboration avec le Coordonnateur des partenariats, les principales échéances relatives aux accords de partenariat, livrables des partenaires, évaluations et autres étapes du cycle de partenariat. Produire et diffuser mensuellement un calendrier consolidé des principales échéances Grants & Partnerships. Alerter en temps utile le Grants Manager et les membres concernés du département sur les échéances nécessitant une action ou présentant un risque de retard. Contribuer à la fiabilité et à la cohérence des informations renseignées dans les différents outils de suivi du département.
• 2. Suivi du PCM et du cycle de partenariat Développer, mettre à jour et administrer le PCM Tracker permettant de suivre la complétude des principales étapes du Project Cycle Management pour chaque projet. Collecteur et organisateur, avec les équipes concernées, la documentation permettant de démontrer la réalisation des différentes étapes et exigences du PCM. Soutenez le Partnership Coordination dans le suivi documentaire des différentes étapes du cycle de partenariat, notamment l'identification, l'évaluation, la contractualisation, la mise en œuvre, les revues et la clôture des partenariats. Contribuer à la mise à jour des outils de suivi permettant de visualiser le niveau de complétude des différentes étapes du cycle de partenariat. Centraliser et maintenir accessible la documentation de référence relative aux normes Grants, PCM et Partnerships de NRC. Identifier les documents, informations ou étapes manquantes dans les dossiers Grants & Partnerships et en assurer le suivi auprès des personnes responsables. Produire périodiquement une synthèse du niveau de complétude des dossiers et signaler les principaux écarts au Grants Manager et, pour les partenariats, au Partnership Representative.
• 3. Gestion documentaire et archivage Subventions et partenariats Structurer et maintenir les Grants Live et les espaces documentaires Partnerships conformément aux principes de gestion documentaire du département. Assurer un archivage harmonisé de la documentation Grants & Partnerships dans le Filing Tree et les autres espaces institutionnels applicables. Élaborer et maintenir des principes simples et harmonisés d'archivage pour l'ensemble du département. Assurer l'archivage systématique des accords de financement, contrats, amendements, correspondances contractuelles et autres documents Grants pertinents. Assurer, en collaboration avec le Coordonnateur des partenariats, l'archivage systématique des documents relatifs aux partenariats, notamment les évaluations, due diligence, accords de partenariat, amendements, plans d'action, rapports et documents de clôture. Coordonner avec les membres du département l'archivage régulier des documents pertinents de leurs dossiers respectifs. Assurer, lorsque requis, l'organisation et la conservation de la documentation physique du département. Veiller à ce que les dossiers Subventions & Partenariats soient complets, facilement identifiables, accessibles et traçables.
• 4. Conformité documentaire, audits et apprentissage Appuyer la préparation des audits, contrôles et revues en assurant la disponibilité et l'organisation de la documentation Grants & Partnerships requise. Collaborer avec les Grants coordinateurs, le Partnership coordinateurs et les autres fonctions concernées pour identifier et collecter les documents manquants. Maintenir une documentation structurée des principales observations et recommandations issues des audits et revues relatives aux Grants et aux partenariats.

Expérience

Capitaliser les enseignements pertinents issus des audits, revues de projets, revues de partenariats et expériences des projets précédents. Contribuer à la diffusion des leçons apprises et bonnes pratiques auprès du dé

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